In dit artikel lees je hoe je uitnodigingen voor sollicitatiegesprekken naar kandidaten verzendt.

Nadat je een sollicitatiegesprek hebt gepland, moet je de kandidaat uitnodigen voor het gesprek. Zo kun je belangrijke informatie over het sollicitatiegesprek met de kandidaat delen. Wanneer je een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek verzendt:

• Maakt Personio automatisch een gebeurtenis aan in de kalender van de kandidaat. De inhoud van de e-mail wordt weergegeven in de gebeurtenis.
• Verschijnt het antwoord van de kandidaat in het tabblad Sollicitatiegesprek van het profiel van de kandidaat. Dit kan afhangen van de instellingen van de e-mailprovider van de kandidaat. Het antwoord wordt weergegeven als Geaccepteerd of Geweigerd.

Je hebt twee opties voor het verzenden van de uitnodiging voor het sollicitatiegesprek. Deze lichten we hieronder toe.

Voordat je begint

Ontdek eerst hoe je e-mailcommunicatie met kandidaten kunt instellen. Als je een integratie instelt, kun je vanuit Personio e-mails verzenden via het e-mailadres dat je bedrijf gebruikt voor werving & selectie. Dit geldt ook voor uitnodigingen voor sollicitatiegesprekken. Je kunt ook de standaard e-mailservice van Personio gebruiken, waarvoor je niets speciaals hoeft te doen.

Je kunt sollicitatiegesprekken plannen via Personio met of zonder de geïntegreerde kalender. Met de geïntegreerde kalender kun je een geschikt tijdstip vinden voor alle medewerkers die betrokken zijn bij het sollicitatieproces.

Om tijd te besparen bij het e-mailen van kandidaten, kun je E-mailsjablonen maken. Dit helpt je het verzenden van wervingsberichten te versnellen en handmatig werk te verminderen.

Toegangsrechten

Om sollicitatiegesprekken te plannen en uitnodigingen te verzenden, heb je bewerkingsrechten voor de app Werving & selectie nodig. Medewerkers met toegang tot Sollicitatiegesprekken via een wervingsrol kunnen deze taken ook uitvoeren.

Optie 1: Een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek verzenden met behulp van een e-mailsjabloon

Om een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek te verzenden met behulp van een e-mailsjabloon, volg je deze stappen:

1. Ga naar Werving & selectie > Sollicitaties.
2. Selecteer de betreffende kandidaat om het kandidaatprofiel te openen.
3. Ga naar het tabblad Sollicitatiegesprekken van het kandidaatprofiel.
4. Plan het sollicitatiegesprek.
5. Klik op Uitnodiging mailen naar kandidaat.
6. Er verschijnt een venster waarin je een e-mail kunt verzenden. Selecteer het betreffende e-mailsjabloon in het vervolgkeuzemenu.
7. [Optioneel] Stuur andere medewerkers een kopie van de e-mail of voeg een bijlage toe. Als je een e-mailhandtekening hebt ingesteld in je profiel, kun je die onderaan de e-mail bekijken.
8. Verzend de e-mail of plan deze in voor later.

Optie 2: De gegevens van het sollicitatiegesprek naar de inhoud van de e-mail kopiëren.

Deze optie omvat het kopiëren van de gegevens van het sollicitatiegesprek naar de inhoud van de e-mail. Deze optie is handmatig in vergelijking met het gebruiken van een e-mailsjabloon. Volg deze stappen:

1. Ga naar Werving & selectie > Sollicitaties.
2. Selecteer de betreffende kandidaat om het kandidaatprofiel te openen.
3. Ga naar het tabblad Sollicitatiegesprekken van het kandidaatprofiel.
4. Plan het sollicitatiegesprek.
5. Klik rechts van het overzicht van sollicitatiegesprekken op de knop om de gegevens van het sollicitatiegesprek te kopiëren.
6. Klik op Uitnodiging mailen naar kandidaat.
7. Er verschijnt een venster waarin je een e-mail kunt verzenden. Voer een onderwerp in en schrijf de e-mail. Plak de gekopieerde gespreksgegevens op de relevante plek.
8. [Optioneel] Stuur andere medewerkers een kopie van de e-mail of voeg een bijlage toe. Als je een e-mailhandtekening hebt ingesteld in je profiel, kun je die onderaan de e-mail bekijken.
9. Verzend de e-mail of plan deze in voor later.