In dit artikel wordt uitgelegd hoe je berichten naar kandidaten kunt sturen vanuit het gedeelte Werving & selectie in Personio. Je kunt kandidaten uitnodigen voor een sollicitatiegesprek, e-mails sturen om meer informatie te vragen of een afwijzingsbericht in bulk sturen naar alle overgebleven kandidaten als een vacature is vervuld. 

Een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek sturen naar een kandidaat

Zodra je een sollicitatiegesprek hebt aangemaakt, zie je in het overzicht van het tabblad Sollicitatiegesprekken het nieuw geplande gesprek met alle bijbehorende details. Lees meer over het plannen van sollicitatiegesprekken zonder kalenderintegratie of over het plannen van sollicitatiegesprekken met de geïntegreerde kalender. 

Er zijn twee verschillende manieren om de details van een sollicitatiegesprek naar een kandidaat te sturen vanuit Personio. Dit kan via een e-mailsjabloon waarin plaatshouders worden gebruikt om automatisch de details van het sollicitatiegesprek in te voegen of je kunt de details zelf kopiëren naar een bericht.

Details van het gesprek sturen via een e-mailsjabloon

Let op: E-mailsjablonen zijn alleen beschikbaar als je de add-on Productivity Plus hebt.

Volg deze stappen om een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek te sturen met behulp van een e-mailsjabloon:

1. Klik op Uitnodiging mailen naar kandidaat.
2. Er verschijnt een bericht in een pop-up. Als je ook een kopie naar iemand anders wilt sturen, klik je op cc/bcc toevoegen.
3. Selecteer een e-mailsjabloon uit het vervolgkeuzemenu.
   Tip: Als alles correct is ingesteld, bevat het sjabloon al plaatshouders voor de naam van de kandidaat, de functie, en de datum en het tijdstip van het sollicitatiegesprek. Ook wordt de videoconferentielink dan automatisch ingevuld. Lees hier hoe je e-mailsjablonen maakt.

4. Als je een e-mailhandtekening hebt ingesteld in je profiel wordt deze weergegeven onderaan de berichttekst. Lees meer over het instellen van een e-mailhandtekening.

5. Je kunt eventueel een bijlage bij het bericht voegen. Sleep hiervoor bestanden naar het bericht, upload een nieuw document of gebruik een document dat al eerder is verzonden.
6. Klik daarna op E-mail verzenden.

De uitnodiging maakt dan automatisch een item aan in de kalender van de kandidaat waarin de berichttekst wordt weergegeven. 

Let op: Afhankelijk van de instellingen van de e-mailprovider van de kandidaat wordt het antwoord van de kandidaat (uitnodiging geaccepteerd of geweigerd) naar Personio gestuurd en weergegeven in het overzicht van het sollicitatiegesprek.

Een kopie van de details versturen

De tweede mogelijkheid is het kopiëren van de details van het sollicitatiegesprek en deze vervolgens naar de kandidaat sturen. Volg hiervoor de onderstaande stappen:

1. Klik in het overzicht van het sollicitatiegesprek op Details kopiëren . 
2. Klik vervolgens op Uitnodiging mailen naar kandidaat.
3. Er verschijnt een bericht in een pop-up. Als je ook een kopie naar iemand anders wilt sturen, klik je op cc/bcc toevoegen.
4. Voeg een onderwerpregel toe en schrijf de e-mailtekst. Plak eventueel de eerder gekopieerde details in je e-mail.

5. Als je een e-mailhandtekening hebt ingesteld in je profiel wordt deze weergegeven onderaan de berichttekst. Lees meer over het instellen van een e-mailhandtekening.

6. Je kunt eventueel een bijlage bij het bericht voegen. Sleep hiervoor bestanden naar het bericht, upload een nieuw document of gebruik een document dat al eerder is verzonden.
7. Klik daarna op E-mail verzenden.

De uitnodiging maakt dan automatisch een item aan in de kalender van de kandidaat waarin de berichttekst wordt weergegeven. 

Let op: Afhankelijk van de instellingen van de e-mailprovider van de kandidaat wordt het antwoord van de kandidaat (uitnodiging geaccepteerd of geweigerd) naar Personio gestuurd en weergegeven in het overzicht van het sollicitatiegesprek.

Een bericht naar een kandidaat sturen

Volg deze stappen om een kandidaat een algemeen bericht te sturen:

1. Ga naar Werving & selectie > Sollicitaties en klik op de betreffende kandidaat. Het kandidaatprofiel wordt weergegeven.
2. Klik op het tabblad Berichten en kies Nieuw bericht.
3. Als je ook een kopie naar iemand anders wilt sturen, klik je op cc/bcc toevoegen.
4. Vul de onderwerpregel en e-mailtekst in.
   Tip: Als je Personio Productivity Plus hebt en E-mailsjablonen hebt ingesteld, kun je een E-mailsjabloon selecteren.

5. Als je een e-mailhandtekening hebt ingesteld in je profiel wordt deze weergegeven onderaan de berichttekst. Lees meer over het instellen van een e-mailhandtekening.

6. Je kunt eventueel een bijlage toevoegen aan het bericht. Sleep hiervoor bestanden, upload een nieuw document of gebruik een document dat al eerder is verzonden. Documenten mogen een maximale bestandsgrootte van 10 MB hebben.
   Tip: Je kunt bepalen welke medewerkers kandidaatdocumenten die je verstuurt of ontvangt, mogen zien of bewerken.
7. Klik vervolgens op E-mail verzenden of klik op het klokje om een datum en tijdstip in te stellen waarop de e-mail moet worden verzonden.

Tip: Naast de profielfoto zie je het e-mailadres waarvandaan het bericht naar de kandidaat wordt verzonden. Je kunt kiezen of de Naam van de afzender de medewerker of het bedrijf moet zijn. Dit doe je onder Instellingen > Werving & selectie > Werving & selectie > Algemeen > E-mailinstellingen Werving & Selectie. Om berichten vanuit Personio te sturen met als afzender het wervingsmailadres van je bedrijf of dochteronderneming moet je een Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) opzetten.

Berichtstatus

Zodra een bericht is verzonden, verschijnt het in het tabblad Berichten met een bepaalde status. Hieronder staan de verschillende statusopties uitgelegd:

E-mails in bulk verzenden

Je kunt e-mails in bulk verzenden om meerdere kandidaten hetzelfde bericht te sturen (bijvoorbeeld om hen te bedanken voor hun sollicitatie) of om een afwijzingsbericht te sturen naar alle overgebleven sollicitanten zodra de vacature is ingevuld. 

Een bulkbericht verzenden

Volg deze stappen om e-mails naar meerdere kandidaten tegelijk te verzenden:

1. Ga naar Werving & selectie > Sollicitaties en selecteer de kandidaten die je een bericht wilt sturen door het vakje bij hun naam aan te vinken.
2. Klik op de knop Acties en kies uit de lijst met opties E-mail verzenden.
3. Selecteer een e-mailsjabloon of voeg een Onderwerp toe en maak een geheel nieuw bericht.
4. Je kunt eventueel bijlagen toevoegen door documenten te slepen, een nieuw document te uploaden of een eerder verstuurd document te gebruiken. Documenten mogen een maximale bestandsgrootte van 10 MB hebben.
5. Klik op E-mail verzenden of vink het selectievakje naast E-mail later verzenden aan om een datum en tijdstip te kiezen waarop de e-mail moet worden verzonden.

Een afwijzingsmail in bulk verzenden

Volg deze stappen om afwijzingsmails in bulk te verzenden:

1. Ga naar Werving & selectie > Sollicitaties en selecteer de kandidaten die je wilt afwijzen door het vakje bij hun naam aan te vinken.
2. Klik op de knop Acties en kies uit de lijst met opties Uitsluiten.
3. Kies in het pop-upvenster Sollicitaties afwijzen.
4. Selecteer een toepasselijke reden uit het vervolgkeuzemenu.
5. Voeg eventueel een Notitie toe voor verdere uitleg.
6. Je kunt eventueel het vakje Persoonsgegevens van kandidaat anonimiseren aanvinken.
7. Kies Afwijzen via e-mail om automatisch een afwijzingsmail naar de kandidaten te sturen vanuit Personio met behulp van een e-mailsjabloon.
8. Klik op Afwijzen en verzenden of klik op het klokje om een datum en tijd in te plannen waarop de e-mail moet worden verzonden.

Lees ons artikel Kandidaten uitsluiten tijdens de sollicitatieprocedure voor meer informatie over redenen voor uitsluiting.