In dit artikel worden de verschillen uitgelegd tussen het beëindigen van een medewerker met behulp van de functie Beëindiging dienstverband en het beëindigen van een contract van een medewerker via het attribuut Einde contract.

Ook worden de gevolgen van elke actie in Personio beschreven.

Verschillen tussen het beëindigen van een medewerker en het beëindigen van het contract

Het attribuut Einde contract en de functie Beëindiging dienstverband lijken misschien op elkaar, omdat ze allebei betrekking hebben op de beëindiging van een dienstverband en de mogelijkheid bieden om een datum in te voeren.

Ze hebben echter verschillende effecten in Personio:

• De datum bij Einde contract is de laatste dag van het huidige contract voor bepaalde tijd van de medewerker. Mogelijk blijven medewerkers wel bij het bedrijf werken als ze een nieuw contract krijgen. Deze datum is niet nodig voor medewerkers met een contract voor onbepaalde tijd.
  
  
• De Datum uit dienst is de definitieve laatste dag van het dienstverband bij het bedrijf. Deze datum is nodig voor zowel medewerkers met een contract voor onbepaalde tijd als medewerkers met een contract voor bepaalde tijd.

Belangrijkste gevolgen: 

• De datum Einde contract is alleen voor intern gebruik en zorgt er niet voor dat het dienstverband automatisch wordt beëindigd. Wel worden er 30 dagen vooraf herinneringen geactiveerd, zodat je het contract kunt verlengen of een Datum uit dienst kunt instellen. Als je geen Datum uit dienst instelt naast de datum Einde contract, kunnen medewerkers zich blijven aanmelden bij Personio, omdat hun contract in de toekomst nog kan worden verlengd.
  
  

• De Datum uit dienst zorgt ervoor dat het dienstverband automatisch wordt beëindigd en dat de profielstatus van de medewerker wordt gewijzigd in Inactief, waardoor de medewerker zich niet meer kan aanmelden bij Personio.
  
  
  

Het contract van de medewerker beëindigen

1. Open het betreffende medewerkersprofiel. 
2. Klik op Bewerken.
3. Zoek het attribuut Einde contract en kies een nieuwe datum via de kalender.
4. Klik op Opslaan.
5. 30 dagen vóór het Einde contract ontvang je een herinnering om te beslissen over de verlenging of beëindiging van het contract van de medewerker.
   • Om het contract te verlengen, ga je naar de herinnering in je inbox en klik je op Contract verlengen om naar het attribuut Einde contract te gaan.
   • Raadpleeg het onderstaande gedeelte om een medewerker te beëindigen.

Als een contract voor bepaalde tijd verandert in een contract voor onbepaalde tijd, kun je het attribuut Einde contract leeg laten en de oorspronkelijke datum verwijderen.

De medewerker beëindigen

1. Krijg bewerkingsrechten voor de sectie waaraan het attribuut Status is toegewezen.
2. Open het betreffende medewerkersprofiel.
3. Klik op de drie puntjes en vervolgens op Dienstverband beëindigen.
   

   Opmerking
   Zorg ervoor dat je de juiste Datum uit dienst invoert. Als je een datum in het verleden invoert (bijvoorbeeld: 01-01-2024 in plaats van 01-01-2025), worden alle afwezigheidsperiodes na de Datum uit dienst verwijderd. 

4. Voer de Datum uit dienst in.
5. Voer aanvullende details in bij Opgezegd op, Laatste werkdag, Type beëindiging en Reden.  
   

   Type	Beschrijving
   Collectieve ontslagovereenkomst	Ontslagovereenkomst tussen werkgever en vakbond.
   Contract afgelopen	De arbeidsovereenkomst is beëindigd.
   Gerechtelijke procedure	Juridische schikking om geschillen over het beëindigen van een dienstverband te beslechten.
   Overleden	De medewerker is overleden.
   Ontslag	De werkgever heeft de arbeidsrelatie beëindigd om een overeenkomstig de Britse wetgeving redelijke reden.
   Opzegging met onmiddellijke ingang	De medewerker is ontslagen en voor onbepaalde tijd geschorst.
   Wederzijdse beëindiging	De medewerker en werkgever komen overeen om de arbeidsrelatie te beëindigen.
   Ontslag	De medewerker heeft de arbeidsrelatie vrijwillig beëindigd.
   Pensionering	De medewerker heeft de pensioengerechtigde leeftijd bereikt om de arbeidsmarkt te verlaten.
   Schikking	De medewerker en werkgever hebben een schikking bereikt.
   Overplaatsing	De medewerker is overgeplaatst naar een nieuwe functie bij een andere juridische entiteit.
   Geldige opzegging	De arbeidsovereenkomst werd om een geldige reden opgezegd. De medewerker heeft bijvoorbeeld het contract opgezegd vóór de ingangsdatum.

6. Optioneel: controleer en pas de pro rata berekening van vakantiedagen aan voor elk afwezigheidstype met een verlofregeling onder Opgebouwde dagen.
7. Klik op Beëindigen en bevestig dit door op Ja, dienstverband beëindigen te klikken.
8. De laatste werkdag van de medewerker wordt nu weergegeven onder Medewerkersprofiel > Persoonlijke informatie > HR-informatie > Status als Einddatum dienstverband: DD.MM.JJJJ.

Tip
Je kunt ook meerdere dienstverbanden tegelijk beëindigen via de importfunctie in Personio. Hiervoor maak je gebruik van een import van medewerkersgegevens, waarbij je de volgende kolommen toevoegt aan het standaardimportbestand: Datum uit dienst, Reden beëindiging (vrije tekst), Type beëindiging.

Andere gevolgen van het beëindigen van een contract

• Herinneringen
  Beheerders en medewerkers met bewerkingsrechten voor de sectie waarin het attribuut Einde contract staat, ontvangen 30 dagen voor de ingestelde datum een herinnering in hun inbox. Als je wilt dat andere medewerkers herinnerd worden aan een datum Einde contract, kun je extra herinneringen instellen.
  
  
• Pro rata vakantiedagen
  

  De datum Einde contract is rechtstreeks van invloed op de vakantiedagen van de medewerker. Vakantiedagen voor het jaar waarin het contract beëindigd wordt, worden naar rato berekend op basis van de verlofregelingen van de medewerker en de datum Einde contract. Als het contract van een medewerker wordt verlengd, kan het aantal beschikbare vakantiedagen ook veranderen.
  
  

• Uurloon 

  Het uurloon wordt pro rata berekend op basis van de datum Einde contract. Het uurloon wordt gebaseerd op het aantal gewerkte dagen tot het einde van het contract. Medewerkers kunnen hun tijd bijhouden op het tabblad Aanwezigheid, maar tijd die na de einddatum van het contract wordt geregistreerd, telt niet meer mee voor het salaris.
  
  
• Tijdlijnweergave
  De datum Einde contract wordt in het oranje weergegeven in Medewerkers > Tijdlijnweergave. De medewerker blijft zichtbaar, ook nadat het contract is afgelopen. 

Andere gevolgen van het beëindigen van een medewerker

• Pro rata vakantiedagen
  De Datum uit dienst is rechtstreeks van invloed op de vakantiedagen van de medewerker. Vakantiedagen voor het jaar van beëindiging worden naar rato berekend op basis van verlofregelingen en de Datum uit dienst. Je kunt het aantal vakantiedagen handmatig aanpassen op basis van een pro rata berekening van Personio.
  
• Pro rata salarisberekening
  Als de datum uit dienst midden in een maand valt, wordt het salaris naar rato berekend volgens de instellingen voor pro rata salarisberekening in Instellingen > Salaris & Loonadministratie > Algemeen.
  
  
• Voorbereidende loonadministratie
  De medewerker wordt na de maand van de beëindiging uit de voorbereidende loonadministratie verwijderd, tenzij er sprake is van salarisbetalingen of wijzigingen in de gegevens van de medewerker. Deze worden nog tot 3 maanden na de beëindiging weergegeven.
  
  
• Statusupdate
  De dag na de beëindiging verandert de status van de medewerker om 00.00 uur UTC van Actief in Inactief. Als de medewerker niet uit Personio wordt verwijderd, gebeurt het volgende:
  • Niet langer inloggen.
  • Alleen worden gevonden via de zoekbalk of in de medewerkerslijst op medewerkers met weergaverechten voor het attribuut Status.
  • De medewerker wordt niet meer weergegeven in de organigramweergave.
  • Blijven worden weergegeven in historische analyses en rapporten.
  • Niet langer deel uitmaken van uw Personio-abonnement.
  • De medewerker ontvangt geen e-mails en notificaties meer over offboarding.