In dit artikel wordt het gedeelte Automatisering in Personio uitgelegd. Dit is een centrale plek om geautomatiseerde workflows aan te maken op basis van de specifieke vereisten van je organisatie. Met automatiseringen kun je repetitieve taken in Personio op grote schaal beheren, zodat je team efficiënter kan werken.

Geautoriseerde gebruikers krijgen toegang tot dit gedeelte door Automatisering te selecteren in de navigatiebalk. Er zijn drie tabbladen: Overzicht, Workflows en Activiteit. Deze tabbladen kun je gebruiken om de voortgang van je workflows bij te houden, afhankelijk van het type.

• Gebruik het tabblad Overzicht om workflows bij te houden die betrekking hebben op de levenscyclus van medewerkers, zoals onboarding, offboarding, elektronische handtekeningen en goedkeuringsverzoeken. 
• Om workflows te monitoren die met de Workflow Builder zijn gemaakt, kunnen beheerders en geautoriseerde gebruikers de tabbladen Workflows of Activiteit gebruiken.

Hieronder vind je meer informatie over elk tabblad. 

Het tabblad Overzicht

Op dit tabblad vind je een dashboard met belangrijke informatie over de workflows met betrekking tot de levenscyclus van medewerkers van je organisatie, zoals onboarding, offboarding, goedkeuringsverzoeken en verzoeken om elektronische handtekeningen. Je kunt deze workflows configureren in je accountinstellingen.

Met het dashboard kun je de voortgang van deze workflows bijhouden, de status van elke taak controleren en eventuele knelpunten identificeren. Afhankelijk van de toegangsrechten van de gebruiker worden er widgets op het dashboard weergegeven., en elke widget heeft betrekking op een specifieke workflow.

Opmerking: 
Op het tabblad Overzicht worden geen gegevens weergegeven voor nieuwe, aangepaste workflows die je maakt met de Workflow Builder. Om die workflows bij te houden, gebruik je de tabbladen Workflows en Activiteit. 

Widgets voor onboarding en offboarding

Deze widgets geven alle medewerkers weer die momenteel aan onboarding- of offboardingtrajecten zijn toegewezen. Je kunt het totale aantal actieve trajecten zien, evenals trajecten die te laat of op schema zijn. Vanuit deze widgets kun je het volgende doen: 

• De voortgang van on-/offboardingworkflows monitoren door onderaan de betreffende widget op Alle medewerkers in on-/offboarding bekijken te klikken.
• Eventuele vertraagde trajecten als gevolg van achterstallige stappen detecteren, en contact opnemen met de verantwoordelijke medewerker voor meer informatie.
• Je on-/offboardingsjablonen beheren door op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek van de widget te klikken (alleen zichtbaar voor beheerders).
• Marketplace-integraties toevoegen aan je on-/offboardingworkflows door op het bliksempictogram in de rechterbovenhoek van de widget te klikken. Hiermee kun je bepaalde processen automatiseren, bijvoorbeeld om gebruikers toegang te geven tot tools.

Widget voor goedkeuringsaanvragen

De widget Openstaande goedkeuringsverzoeken is alleen zichtbaar voor beheerders. Klik op een goedkeuringstype om een uitgebreid overzicht te bekijken van alle aanvragen die op een beslissing wachten en de medewerkers die voor elk van deze aanvragen als goedkeurder zijn aangewezen. Vanuit deze widget kun je het volgende doen:

• Achterstallige goedkeuringsaanvragen detecteren, zodat je contact kunt opnemen met de hoofdgoedkeurder voor meer informatie;
• Je regelsets voor goedkeuringen beheren door op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek te klikken (alleen zichtbaar voor beheerders).

Zie Goedkeuringen beheren voor meer informatie.

Tip:
Als een van je goedkeuringsregels is overgezet naar de nieuwe versie, kun je deze controleren en beheren via de tabbladen Workflows en Activiteit.

Widget Actieve handtekeningen

Deze widget geeft een overzicht weer van alle openstaande verzoeken om handtekeningen voor alle medewerkers. Je ziet het aantal verzoeken dat is ondertekend, geweigerd, nog in behandeling is en niet is afgeleverd vanwege een ongeldig e-mailadres. Vanuit deze widget kun je het volgende doen:

• Achterstallige verzoeken om handtekeningen detecteren, zodat je contact kunt opnemen met de ondertekenaar voor meer informatie of problemen met mislukte verzoeken snel kunt oplossen;
• Een uitgebreider overzicht van alle openstaande verzoeken om handtekeningen openen door te klikken op Alle handtekeningen bekijken;
• Het document met de openstaande handtekening downloaden door op de naam van het document te klikken;
• Het medewerkersprofiel van de persoon die moet tekenen openen door op zijn of haar naam te klikken;
• De instellingen voor het beheren van documentsjablonen openen door op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek te klikken (alleen zichtbaar voor beheerders).
• Beter zicht houden op de handtekeningen in je Personio-pakket.

De widget Actieve handtekeningen is alleen zichtbaar voor beheerders. Als je een beheerder bent en de widget niet kunt zien, controleer dan of je aan alle vereisten voldoet. 

Het tabblad Workflows

Op het tabblad Workflows zie je een lijst van alle workflows die met de Workflow Builder zijn gemaakt. Je vindt er belangrijke informatie, zoals de naam, aanmaakdatum, maker, het aantal triggers, de laatste triggertijd en de status van elke workflow.

Op dit tabblad kun je je gemaakte workflows activeren, deactiveren, kopiëren of verwijderen. Bekijk Workflows monitoren en beheren voor meer informatie.

Klik op Workflow creëren om de Workflow Builder te openen. Hier kun je meer aangepaste workflows maken die passen bij de behoeften van je bedrijf.

Tabblad Activiteit

Zodra je workflows hebt gemaakt met de Workflow Builder, kun je op het tabblad Activiteit bijhouden welke workflows er in uitvoering of voltooid zijn. Selecteer een workflow uit de lijst om de voortgang in detail te bekijken, inclusief tijdstempels en aanvullende informatie over elke stap.

Bekijk Workflows monitoren en beheren voor meer informatie.

Het tabblad Activiteit bevat geen informatie over workflows die betrekking hebben op de levenscyclus van medewerkers, zoals onboarding, offboarding, elektronische handtekeningen en goedkeuringsverzoeken. Ga naar Automatisering > Overzicht en klik op Alle bekijken onderaan de betreffende widget om de voortgang van deze workflows te volgen.