Dit artikel licht toe hoe je de Slack-integratie instelt in Personio. Eenmaal verbonden, kun je:

• Personio-gerelateerde updates in Slack-kanalen ontvangen;
• automatische updates van je Slack-status instellen voor afwezigheden;
• Afwezigheden in Slack aanvragen.

Beschikbare functionaliteiten

Opmerking:
Alleen interne medewerkers kunnen kanaalupdates, geautomatiseerde statusupdates en afwezigheidsaanvragen gebruiken.

Kanaalupdates

Je kunt kanaalupdates naar openbare Slack-kanalen sturen op basis van teams, afdelingen of kantoren. De updates omvatten het volgende:

• Wie is er vandaag afwezig en tot wanneer?
• Wie is er vandaag jarig?
• Welke medewerkers hebben vandaag hun eerste dag bij ons bedrijf?
• Welke medewerkers hebben vandaag een jubileum?

Je kunt deze updates met een automatisch Slack-bericht naar het geselecteerde kanaal sturen. Je kunt ook kiezen welke groep werknemers ze ontvangt. Als je geen teams gebruikt in Personio, kun je groepen medewerkers per afdeling selecteren. Als je geen afdelingen gebruikt, kun je medewerkers opdelen op basis van hun kantoor. Wijs ze vervolgens toe aan Slack-kanalen.

Automatische statusupdate

Met deze functie wordt je status automatisch bijgewerkt op basis van je afwezigheden. Je kunt bepalen of het afwezigheidstype, zoals betaald verlof of ziekteverlof, wel of niet in de status moet worden weergegeven. De functie ondersteunt alleen dagelijkse afwezigheden. Afwezigheidsaanvragen per uur zijn niet beschikbaar.

De integratie berekent terugkeerdata bij afwezigheid door rekening te houden met werkroosters en feestdagen. Zo kan Slack nauwkeurige terugkeerdata tonen.

De volgende emoji's worden weergegeven bij de bijbehorende statussen:

🌴 : betaalde vakantie.
🤒 : ziekteverlof.
❌ : alle andere afwezigheidstypes, behalve werk op afstand.
: werk op afstand. De emoji wordt alleen weergegeven als je ja aanvinkt bij de reden voor de afwezigheid in het statusbericht. Deze optie verschijnt wanneer je de functie voor het bijwerken van de status instelt. Als je dit niet selecteert, wordt er bij het afwezigheidstype Werk op afstand geen emoji weergegeven.

Opmerking
De functie voor automatische statusupdates is alleen beschikbaar als je een betaald Slack-account gebruikt.

Een afwezigheid aanvragen

Gebruik Slack om direct in het tekstvak van een kanaal of via een rechtstreeks bericht afwezigheden voor volledige dagen aan te vragen. Typ '/personio' in Slack om de Personio-app te starten. Volg deze stappen:

1. Typ "/personio" en klik op Enter om de Personio-app te activeren. 
2. Klik op Request absence (Afwezigheid aanvragen). 
3. Selecteer het afwezigheidstype, definieer de begin- en einddatum en klik op Submit (Indienen).

Als je aanvraag gelukt is, zie je een overzicht van je verzoek.

Opmerking:
De feature ondersteunt alleen afwezigheden voor volledige dagen, Afwezigheidsaanvragen per uur zijn niet beschikbaar.

Vereisten voor een geslaagde integratie

Voordat je Slack integreert, moet je voor het volgende zorgen:

• Je hebt een beheerdersrol of bewerkingsrechten voor de Marketplace in Personio.

  1. Ga naar Instellingen.

  2. Klik in het gedeelte Medewerkers op Medewerkersrollen.

  3. Selecteer Toegangsrechten.

  4. Ga naar Accountconfiguratie en Marketplace-integratie.

• Je beschikt over beheerders- of eigenaarsrechten voor je Slack-werkruimte.

Slack verbinden en authenticeren

Stel de Slack-integratie rechtstreeks in via de Marketplace van Personio met de configuratiewizard. Hiervoor moet je Personio toegang geven tot je Slack-werkruimte. Volg deze stappen:

1. Ga naar Marketplace in Personio en zoek naar de Slack-integratie.
2. Klik op Verbinding maken om de configuratiewizard te openen.
3. Klik op Slack verifiëren.
4. Er wordt een nieuw Slack-venster geopend. Meld je aan bij je werkruimte. Verleen Personio toegang en ga verder met de installatie. 
5. Keer terug naar de configuratiewizard in Personio en ga verder met de volgende stap.

Personio authenticeren

Stap twee vereist dat je Slack toegang verleent tot de benodigde Personio-gegevens. Volg deze stappen:

1. Bekijk de voor Slack vereiste machtigingen.
2. Ga verder naar de volgende stap.

Met Personio kan de Slack-integratie de volgende systeemattributen lezen:

• Voornaam
• Achternaam
• Voorkeursnaam
• Birthday
• E-mailadres
• Aanstellingsdatum
• Beëindigingsdatum
• Kantoor
• Afdeling
• Team
• Status

Om alle gebruikers te kunnen identificeren, moet het e-mailadres van elke medewerker in Personio hetzelfde zijn als het e-mailadres dat in Slack gebruikt wordt.

Kanaalupdates beheren

Definieer de instellingen voor kanaalupdates in stap drie. Volg deze stappen:

1. Kies de taal voor updates.
2. Selecteer het tijdstip van de updates. Voor Slack-updates wordt altijd Midden-Europese Tijd (UTC+1) gebruikt. Als je in Personio de UTC-tijdzone selecteert en de tijd van de update instelt op 08:00 uur, wordt de update om 07:00 uur jouw tijd verzonden. 
3. Kies de elementen die je in het dagelijkse updatebericht wilt opnemen. De beschikbare opties zijn afwezigheden, verjaardagen, bedrijfsjubilea en nieuwe medewerkers. Momenteel kun je de overdracht van bepaalde afwezigheidstypes, zoals ouderschapsverlof, niet uitsluiten. 
4. Selecteer de kanalen voor de update. Je kunt de dagelijkse kanaalupdates alleen naar openbare Slack-kanalen sturen. Je kunt medewerkers van specifieke teams, afdelingen en kantoren toewijzen aan de kanalen. Om meer kanalen en groepen toe te voegen, klik je op Nieuw attribuut toevoegen.
5. Optioneel: als je wilt dat de updates in een alleen-lezen kanaal verschijnen, zorg er dan voor dat je de Personio-app toestaat om berichten te plaatsen. Ontdek hoe je plaatsingsrechten voor kanalen beheert in Slack.
6. Ga verder naar de volgende stap. 

Tip:
Met het tabblad Monitoring in de Marketplace kun je controleren of er problemen zijn met het verzenden van berichten.

Slack-statusupdates

Definieer de instellingen voor de Slack-statusupdates in stap vier. Afwezigheden die voor dezelfde dag worden aangevraagd, worden verzonden zodra iemand ze accepteert. Zo kunnen collega's plotse afwezigheden zien, zoals bijvoorbeeld ziekteverlof. Volg deze stappen:

1. Kies ervoor om automatische Slack-statusupdates te activeren. 
2. Kies of de status het afwezigheidstype moet bevatten. 
3. Voltooi het integratieproces.

Je kunt op elk moment de instellingen wijzigen of de integratie deactiveren.