In dit artikel lees je hoe je Slack in Personio integreert. Je krijgt een overzicht van alle vereisten en instructies voor de installatie van de integratie met de API voor medewerkersgegevens van Personio. 

Welke functionaliteiten zijn er beschikbaar bij de integratie van Slack met Personio?

De functionaliteiten voor kanaalupdates, geautomatiseerde statusupdates en afwezigheidsaanvragen kunnen alleen worden toegepast voor interne medewerkers.  

Kanaalupdates

Je kunt kanaalupdates plaatsen op verschillende (openbare) Slack-kanalen op basis van teams, afdelingen of kantoren. De kanaalupdates omvatten het volgende:

• Wie is er vandaag afwezig en tot wanneer?
• Wie is er vandaag jarig?
• Welke medewerkers hebben vandaag hun eerste dag bij ons bedrijf?
• Welke medewerkers hebben vandaag een jubileum?

Je kunt deze updates plaatsen via een automatisch Slack-bericht dat naar het geselecteerde kanaal wordt verstuurd en de groep medewerkers selecteren die het bericht zullen ontvangen. Als je geen teams gebruikt in Personio, kun je groepen medewerkers per afdeling selecteren. Als je geen afdelingen gebruikt, kun je medewerkers opdelen per kantoor en op basis daarvan Slack-kanalen aan ze toewijzen.

Automatische statusupdate

Met deze functie kun je je status automatisch laten updaten als je afwezig bent. Je kunt bepalen of het afwezigheidstype (zoals betaald verlof of ziekteverlof) wel of niet in de status moet worden opgenomen.

De volgende emoji's worden weergegeven bij de bijbehorende statussen:

🌴 : betaald verlof
🤒 : ziekteverlof
❌ : alle andere afwezigheidstypes, behalve werk op afstand
🏡: werk op afstand (de emoji wordt alleen weergegeven als je 'ja' selecteert bij 'De reden voor afwezigheid in statusbericht weergeven' tijdens het instellen van de functionaliteit voor statusupdates. Als je dit niet selecteert, wordt er bij het afwezigheidstype Werk op afstand geen emoji weergegeven.)

De functie voor geautomatiseerde statusupdates is alleen beschikbaar als je een betaald Slack-account gebruikt.

Een afwezigheid aanvragen

De aanvraag kan vanuit een kanaal of via een persoonlijk bericht worden gedaan. 

1. Typ /personio en klik op Enter om de Personio-app te activeren. 
2. Klik op Request absence (Afwezigheid aanvragen). 
3. Selecteer het afwezigheidstype, definieer de begin- en einddatum en klik op Submit (Indienen).

Als je aanvraag gelukt is, verschijnt er een samenvatting van je aanvraag.

Hoe kan ik de integratie instellen?

Volg deze stappen om de integratie in te stellen:

1. Vereisten voor een geslaagde integratie

• Je hebt in Personio een beheerdersrol of bewerkingsrechten voor de Personio Marketplace nodig (Instellingen > Medewerkers > Medewerkersrollen > Toegangsrechten > Accountconfiguratie > Marketplace-integraties).
• Je hebt ook beheerders- of eigenaarsrechten voor je Slack-werkruimte nodig.

2. Nieuwe API-referenties genereren

Eerst moet je nieuwe API-referenties voor deze integratie genereren in Instellingen > INTEGRATIES > API-referenties. Lees voor meer informatie hierover ons Helpcentrum-artikel over het genereren en beheren van API-referenties. Je kunt kiezen welke persoonsgegevens de integratie kan lezen of schrijven op basis van de attributen die in de volgende punten worden opgesomd.

3. De gegevenstoegang inschakelen

Klik in Instellingen > INTEGRATIES > API-referenties op de referenties die je zojuist aangemaakt hebt en selecteer alle attributen die je wilt synchroniseren met Slack.

Voor de medewerkersgegevens raden we aan dat je de integratie toestemming geeft om de volgende systeemattributen te lezen:

• Voornaam
• Achternaam
• E-mailadres
• Aanstellingsdatum
• Beëindigingsdatum
• Kantoor
• Afdeling
• Team
• Status

Om alle gebruikers te kunnen identificeren, moet het e-mailadres van elke medewerker in Personio hetzelfde zijn als het e-mailadres dat in Slack gebruikt wordt.

4. Slack verbinden in de Marketplace

De Slack-integratie kan rechtstreeks in Personio geïmplementeerd worden. Ga hiervoor naar de Marketplace via de navigatiebalk in de Personio-applicatie en zoek naar de Slack-integratie. Meer informatie over het vinden van een integratie in Personio Marketplace lees je in ons Helpcentrum-artikel Personio Marketplace.

Opmerking
Als je de integratie niet kunt vinden in de Marketplace, controleer dan of het vakje Tray.io, Inc. is aangevinkt onder Instellingen > Support > Pakket & Facturatie > Verwerkersovereenkomst.

Personio gebruikt Tray.io als subverwerker om bepaalde integraties mogelijk te maken.Er worden geen gegevens doorgegeven aan Tray.io als je de genoemde integratie niet gebruikt.

Je kunt dan op de knop Verbinding maken klikken om de integratie te starten.

5. Slack-authenticatie

Geef Personio toegang tot je Slack-werkruimte.

Als je verbinding hebt gemaakt, wordt je doorgestuurd naar Slack, waar je op Toestaan kunt klikken om door te gaan met de installatie.

6. Personio-authenticatie

Vervolgens moet je Personio authenticeren door je API-referenties in te voeren.

7. Instellingen voor kanaalupdates

Als je de authenticatie voltooid hebt, kun je verdergaan met de instellingen. Volg deze stappen voor de instellingen voor kanaalupdates:

1. Kies in welke taal de update moet worden weergegeven.
2. Selecteer het tijdstip van de update.
   
   

   Opmerking:
   ▶︎ Slack-updates worden altijd verzonden in Midden-Europese Tijd (UTC+1).Als je in Personio bijvoorbeeld de tijdzone UTC hebt geselecteerd en je het tijdstip van de update instelt op 8.00 uur, wordt de update dus verzonden om 7.00 uur jouw tijd.
   ▶︎ Als de gebeurtenis in een weekend valt, wordt deze niet naar Slack verzonden.

3. Kies welke elementen in je dagelijkse updatebericht worden opgenomen.De beschikbare opties zijn afwezigheden, verjaardagen, bedrijfsjubilea en nieuwe collega's.
4. Selecteer de kanalen waarin de update wordt geplaatst.Medewerkers van specifieke teams, afdelingen en kantoren kunnen worden toegewezen aan aparte Slack-kanalen.Je kunt meer kanalen en groepen toevoegen door op Nieuw attribuut toevoegen te klikken. 
   
   
5. Optioneel: als je wilt dat de updates in een alleen-lezen kanaal verschijnen, zorg er dan voor dat je de Personio-app toestaat om berichten te plaatsen. Ontdek hoe je plaatsingsrechten voor kanalen beheert in Slack.
6. Klik op Volgende om verder te gaan.

Opmerking: je kunt de dagelijkse kanaalupdates in Slack alleen naar openbare kanalen sturen.

8. Slack-statusupdate

In de instellingen voor statusupdates kun je selecteren of je automatische Slack-statusupdates wilt activeren en of de status algemeen moet zijn of het afwezigheidstype moet vermelden.

Afwezigheden die voor dezelfde dag worden aangevraagd, worden doorgestuurd zodra ze aangevraagd zijn. Zo kunnen collega's plotselinge afwezigheden zien, bijvoorbeeld wegens ziekte.

9. De configuratie voltooien

Klik op de knop Voltooien om je Slack-integratie te activeren. Je kunt op elk moment de instellingen wijzigen of de integratie deactiveren.

Meer informatie

Meer informatie over het beheren van afwezigheidsaanvragen in Personio en hoe je dit kunt automatiseren met integraties, lees je in ons Helpcenter-artikel Workflowbeheer voor afwezigheidsaanvragen.