Bètatest | Automatische minuren | Maart 2022

Dit artikel bevat alle informatie voor klanten van Personio die meedoen aan de bètatest voor de nieuwe functie 'Automatische minuren'. Bedankt voor je deelname aan deze bètatest.

Tip
Klik op de knop Volgen in de rechterbovenhoek om een melding per e-mail te ontvangen met actuele informatie over het ontwikkelingsproces en de afzonderlijke bètafases.

 

Het bètatestproces

We verwachten dat de bètatest als volgt verloopt:

Tijd

Beschrijving

Week 10

Uitnodiging voor de bètafase

  • Je kunt met de bètatest meedoen via de pop-up in je Personio-account.

Begin van de bètafase

  • De hieronder genoemde functionaliteiten worden geactiveerd in je Personio-account.
  • De testfase eindigt met de officiële release van de functionaliteiten.

 

Reikwijdte van de bètatest

De volgende functionaliteit is beschikbaar in de huidige bètafase:

Automatische minuren

Deze functie maakt een negatieve tijdregistratie aan op dagen waarop er geen uren zijn ingevuld. De functie kan individueel per werkrooster worden ingesteld.

 

Zo activeer je automatische minuren

Volg deze stappen om automatische minuren voor een werkrooster te activeren:

  1. Ga naar Instellingen > WERKUREN EN AFWEZIGHEDEN > Aanwezigheid.
  2. Maak een nieuw werkrooster aan of klik op een bestaand rooster. Het rooster verschijnt aan de rechterkant van het scherm.
  3. Klik op Bewerken naast de naam van het rooster.
  4. Scrol omlaag naar de sectie Overuren en minuren. Om overuren bij te houden, moet je Ja naast Overuren registreren selecteren. Om minuren bij te houden, moet je Ja naast Minuren registreren selecteren.
  5. Er verschijnt nu een nieuwe instellingsoptie. Om de functie te activeren, selecteer je Ja bij Automatisch minuren registreren voor dagen waarop geen uren geregistreerd zijn.
  6. Klik op Werkrooster opslaan onderaan het scherm.

Automatic_Deficit_Hours_nl.png

Let op
Wanneer je deze functionaliteit voor een rooster activeert, heeft dit invloed op gegevens uit het verleden. Bijvoorbeeld: als je de functie activeert voor Werkrooster A, worden er automatisch minuren aangemaakt voor iedere werkdag in het afgelopen jaar waarop de medewerker aan wie werkrooster A is toegewezen geen uren registreerde.

Maak om dit te voorkomen een nieuw werkrooster aan met automatische minuren en wijs dit rooster vanaf vandaag toe aan de relevante medewerkers.

Tip
Om automatische minuren te kunnen activeren voor individuele werkroosters, moet je een Personio-
beheerder zijn, of toegangsrechten hebben voor de sectie Aanwezigheid. Je kunt toegangsrechten toekennen onder Instellingen > ORGANISATIE EN MEDEWERKERS > Medewerkersrollen > [relevante rol] > Toegangsrechten > Account configureren > Aanwezigheid.

 

Hoe het eruit ziet op het tabblad Aanwezigheid van de medewerker

Wanneer je automatische minuren instelt voor een rooster, wordt de volgende actie toegepast op alle medewerkers aan wie dat werkrooster is toegewezen.

Om 02.00 uur controleert ons systeem alle dagen waarop een medewerker volgens diens werkrooster had moeten werken sinds het rooster aan de medewerker werd toegewezen. Als de medewerker volgens diens rooster op een bepaalde dag in het verleden had moeten werken, maar voor die dag geen werkuren of afwezigheid heeft ingevoerd, worden er automatisch minuren voor die dag aangemaakt en wordt de boodschap Geen uren geregistreerd weergegeven.

Automatic_Deficit_Hours2_nl.png

 

Zo deactiveer je automatische minuren

Je kunt automatische minuren op ieder moment deactiveren. Als je de functie deactiveert, verdwijnen alle automatisch aangemaakte minuren van het tabblad Aanwezigheid van de medewerkers aan wie het werkrooster is toegewezen.

Om de functie uit te schakelen, ga je naar Instellingen > WERKUREN EN AFWEZIGHEDEN > Aanwezigheid, klik je op het relevante werkrooster en selecteer je het selectievakje Nee naast Automatisch minuren registreren voor dagen waarop geen uren geregistreerd zijn. 

 

Feedback

Als bètaklant heb je de kans om actief mee vorm te geven aan de ervaring voor aanwezigheden. De functie Automatische minuren die je nu test is in een vroege ontwikkelingsfase, en we horen er graag jouw mening over. Vijf dagen nadat je de functie via de Instellingen hebt geactiveerd, ontvang je een automatische notificatie in Personio. Hoe sneller we je feedback ontvangen, hoe beter, zodat we deze kunnen analyseren en meenemen in onze overwegingen voor toekomstige verbeteringen.

Plan een gesprek met ons in om je feedback te bespreken

 

Veelgestelde vragen 

Wat gebeurt er met gegevens uit het verleden wanneer je automatische minuren activeert voor een bestaand werkrooster?
Als je automatische minuren activeert voor een bestaand werkrooster, heeft dit invloed op alle gegevens uit het verleden voor periodes waarop dat rooster actief was. Als werkrooster X bijvoorbeeld was toegewezen aan medewerker A vanaf 1 januari tot vandaag, zullen er automatisch minuren worden aangemaakt voor elke dag in het werkrooster waarop de medewerker had moeten werken, maar dit niet deed. Dit betekent dat het overurensaldo van de medewerker mogelijk sterk zal veranderen als de medewerker geen tijd heeft geregistreerd voor meerdere dagen waarop hij of zij had moeten werken. Zorg ervoor dat je je medewerkers van tevoren verwittigd dat deze veranderingen zullen plaatsvinden.
Wat kan ik doen als ik niet wil dat oude gegevens van een werkrooster worden beïnvloed?
Als je wilt dat de automatische minuren alleen vanaf nu worden toegepast, raden we je aan een nieuw rooster aan te maken en automatische minuren te activeren voor dat rooster.
Wat gebeurt er als ik automatische minuren inschakel en later besluit de functie weer uit te schakelen?
Als je van gedachten verandert over het activeren van automatische minuren voor een werkrooster, kun je deze functie op elk moment uitschakelen en worden de gegevens volledig teruggedraaid. Als je automatische minuren uitschakelt, worden alle minuren die automatisch werden aangemaakt voor dat werkrooster verwijderd, en zullen alle overurensaldo's worden teruggezet naar de waarden van voor je de automatische minuren activeerde.
Moeten onze medewerkers nog steeds gebruikmaken van de 0-urenoplossing?
Nee, wanneer je automatische minuren activeert voor een specifiek werkrooster, hoeven medewerkers aan wie dit rooster is toegewezen geen 0-urenperiode meer aan te maken voor de dagen waarop ze eigenlijk moesten werken maar dat niet deden.
Wat gebeurt er met dagen waarvoor de 0-urenoplossing al is gebruikt?
Als je automatische minuren activeert, worden er alleen minuren aangemaakt voor dagen die op het rooster staan maar waarvoor geen werkuren zijn geregistreerd. Als er al een 0-urenperiode voor die dag is geregistreerd, worden er voor die dag geen minuren toegevoegd.
Waarom zie ik de 0-urendagen niet langer in mijn aanwezigheidsrapport?
Omdat het niet langer nodig is om 0-urenperiodes aan te maken, worden deze niet langer opgenomen in het rapport voor Aanwezigheid.
Wat gebeurt er als ik een integratie heb geïnstalleerd die automatisch 0-urenperioden registreert?
Sommige van onze integratiepartners, zoals ZEP, registreren automatisch 0-urenperiodes. We zullen deze partners op de hoogte brengen van onze nieuwe functionaliteit and zij zijn dan verantwoordelijk voor het uitschakelen van hun automatische 0-urenperiodes. Zij zullen je verwittigen als ze deze automatisering uitschakelen. Zelfs als ze de automatisering niet uitschakelen en de 0-urenperiodes blijven registreren terwijl je deze nieuwe functie hebt geactiveerd, zal dit geen weerslag hebben in het systeem.
Ik heb afwezigheidstypes voor ziekteverlof waarbij geen overuren worden bijgehouden, en nu worden er automatisch minuren in rekening gebracht voor iedere ziektedag. Hoe los ik dit op?
Je hebt een paar opties:
1. In de instellingen voor het specifieke afwezigheidstype selecteer je Ja bij Geregistreerde tijd tijdens een afwezigheidstype van dit type als overuren beschouwen?Als iemand twee uur werkt op een ziektedag, zullen deze uren gelden als overuren. Als iemand niet werkt op een ziektedag, zullen er geen minuren worden aangemaakt.
2. Je kunt handmatig de minuren aanpassen die op ziektedagen worden aangemaakt.
3. Je kunt automatische minuren deactiveren.
Wat moet ik naar mijn medewerkers communiceren?
We raden aan dat je medewerkers laat weten dat er automatisch minuren worden aangemaakt voor dagen waarop ze geen uren registreren, en dat ze niet langer met de 0-urenoplossing hoeven te werken. We raden ook aan dat je ze laat weten dat wanneer deze functie voor het eerst wordt geactiveerd, er veranderingen kunnen optreden in hun overurensaldo doordat de minuren worden aangemaakt.
Wat gebeurt er wanneer een medewerker terugkeert van een verlofperiode?
Wanneer een medewerker terugkeert van een verlofperiode en de status verandert van Verlof naar Actief, worden er minuren aangemaakt voor de periode waarin de medewerker geen uren heeft registreerd. We raden aan om een afwezigheid te boeken voor de periode waarin de medewerker met verlof was om te voorkomen dat er minuren worden aangemaakt voor eerdere lege dagen.
Waarom worden er minuren geregistreerd terwijl ik een afwezigheid heb geboekt voor die dag?
Dit ligt waarschijnlijk aan je instellingen voor afwezigheidstypes. Je kunt deze instellingen controleren via Instellingen > Afwezigheid > [betreffende afwezigheidstype] > Geldigheidsinstellingen. Daar vind je de optie Geregistreerde tijd tijdens een afwezigheidsperiode van dit type als overuren beschouwen? Als je hiervoor Nee hebt geselecteerd, worden er minuren geregistreerd, omdat je medewerkers met deze optie verplicht worden om uren te registreren tijdens deze afwezigheid. Als je Ja selecteert, worden de totale doeluren van medewerkers verminderd en hoeven ze geen uren te registreren. Houd er rekening mee dat wijzigingen in actieve, gebruikte afwezigheidstypes gevolgen hebben voor eerdere tijdregistraties.
Wat als medewerkers slechts sinds kort hun uren moeten bijhouden?
Aangezien werkroosters moeten worden toegewezen sinds de startdatum van de medewerker, raden we aan om een nieuw rooster aan te maken en het toe te wijzen vanaf de dag waarop de medewerker uren moet bijhouden. Zo garandeer je dat er geen minuren worden aangemaakt voor eerdere lege dagen.

Opmerkingen

0 opmerkingen

Artikel is gesloten voor opmerkingen.

    Onderwerpen in dit artikel