Documenten van kandidaten beheren – Personio

In dit artikel vind je alle informatie die je nodig hebt om de documenten van kandidaten te beheren die je vindt onder Documenten op het tabblad Profiel van de sollicitatie. We leggen uit welke documentcategorieën beschikbaar zijn, hoe je documenten aan specifieke categorieën toewijst en hoe je toegangsrechten instelt voor de medewerkers die bij het sollicitatieproces betrokken zijn.

Toegangsrechten voor documenten van kandidaten

Documenten van kandidaten bevatten vaak gevoelige informatie die niet alle bij het wervingsproces betrokken medewerkers moeten kunnen bekijken of bewerken. Je kunt Wervingsrollen gebruiken om toegangsrechten voor afzonderlijke documentcategorieën in te stellen. Ga hiervoor naar Instellingen > Werving & selectie > Werving & selectie > Rollen > Documenten kandidaat.

Je kunt weergave- of bewerkingsrechten toewijzen, waarbij bewerkingsrechten automatisch ook weergaverechten omvatten. Documenten van kandidaten zijn onderverdeeld in de volgende categorieën:

Er gelden speciale regels voor de documentcategorieën Aanbod, Niet gecategoriseerd en Bijlagen uitgaand bericht. Meer informatie hierover vind je onder Speciale categorieën.

Eigenschappen van weergaverechten

De volgende regels gelden voor weergaverechten:

Met weergaverechten kan een medewerker de documenten in het tabblad Profiel van de sollicitatie bekijken. Met deze rechten kunnen medewerkers geen documenten uploaden of documentcategorieën wijzigen.
Een medewerker met weergaverechten kan berichtbijlagen op het tabblad Berichten van de sollicitatie bekijken als de wervingsrol van die medewerker ten minste weergaverechten voor Berichten heeft.

Eigenschappen van bewerkingsrechten

De volgende regels gelden voor bewerkingsrechten:

De bewerkingsmodus voor het gedeelte Documenten in het tabblad Profiel van de kandidaat is alleen zichtbaar voor medewerkers die bewerkingsrechten hebben voor ten minste één documentcategorie. Medewerkers kunnen dan documenten uploaden of documentcategorieën wijzigen.
Medewerkers kunnen alleen documentcategorieën toewijzen als ze bewerkingsrechten voor de betreffende categorieën hebben. Als een medewerker voor bepaalde categorieën wel weergave- maar geen bewerkingsrechten heeft, worden deze categorieën in de bewerkingsmodus in grijs weergegeven.
Medewerkers met bewerkingsrechten kunnen e-mailbijlagen rechtstreeks vanaf het tabblad Berichten aan de betreffende documentcategorie toewijzen. Meer informatie vind je in Documentcategorieën beheren in het kandidaatprofiel.

Opmerkingen
▶︎ Als een medewerker met bewerkingsrechten voor een bepaalde categorie de categorie van een document wijzigt in een andere categorie waarvoor hij of zij geen bewerkingsrechten heeft, dan kan hij of zij deze wijziging niet meer ongedaan maken.
▶︎ Als de medewerker weergaverechten heeft voor de nieuw toegewezen categorie, zal hij of zij het document nog steeds kunnen bekijken, maar de categorie ervan niet kunnen wijzigen.
▶︎ Als ze geen weergaverechten hebben, is het document niet meer zichtbaar voor medewerkers met die wervingsrol.

Speciale categorieën

Documentcategorie 'Aanbod'

De toegangsrechten voor deze categorie zijn gekoppeld aan de toegangsrechten voor het tabblad Aanbod. Je kunt alleen weergave- of bewerkingsrechten voor de documentcategorie Aanbod toekennen als je de wervingsrol ook de bijbehorende toegangsrechten voor het tabblad Aanbod toekent.

Documentcategorie 'Bijlagen uitgaand bericht'

Deze categorie is van toepassing op alle documenten die je naar kandidaten verstuurt via het tabblad Berichten in de sollicitatie. Dit is gekoppeld aan de toegangsrechten voor het tabblad Berichten in het kandidaatprofiel. Je kunt alleen weergave- of bewerkingsrechten voor Bijlagen uitgaand bericht toekennen als je de wervingsrol ook de bijbehorende toegangsrechten voor het tabblad Berichten toekent.

Opmerking
Documenten die via het tabblad Aanbod verstuurd worden, vallen niet onder deze categorie. Daarvoor kun je toegangsrechten toekennen via Rollen > Aanbod.

Documentcategorie 'Niet gecategoriseerd'

Wees voorzichtig met het toewijzen van deze toegangsrechten, omdat deze documentcategorie automatisch alle binnenkomende documenten (bijvoorbeeld documenten die per e-mail worden ontvangen) omvat en dus alle soorten kandidaatdocumenten kan bevatten.
Medewerkers met toegangsrechten voor het tabblad Berichten hebben niet altijd weergave- of bewerkingsrechten voor de categorie Niet gecategoriseerd. Als dat het geval is en een kandidaat per e-mail documenten instuurt, kunnen die medewerkers alleen zien dat de e-mail een bijlage van de categorie Niet gecategoriseerd bevat. Ze krijgen de naam van het document niet te zien en kunnen het document niet bekijken of bewerken. Het document verschijnt voor hen ook niet in het gedeelte Documenten van het kandidaatprofiel.

Documentcategorieën beheren in het kandidaatprofiel

In het kandidaatprofiel kun je nieuwe documenten van kandidaten uploaden en aan categorieën toewijzen. Er zijn verschillende manieren om een categorie toe te wijzen aan een document van een kandidaat. Dat kan via de tabbladen Profiel of Berichten. Hieronder vind je een overzicht van beide opties:

In het tabblad Profiel

Ga naar de gewenste sollicitatie en selecteer het tabblad Profiel.
Als het profiel nog geen documenten bevat, klik dan op de knop Documenten uploaden. Als er al wel documenten geüpload zijn, klik dan op het potloodpictogram in het gedeelte Documenten om het uploadvenster te openen.
Upload vervolgens nieuwe documenten en selecteer in het keuzemenu de Documentcategorie die je aan het document wilt toewijzen.

Opmerkingen
▶︎ De maximale grootte per geüpload document in het kandidaatprofiel is 10 MB.
▶︎ Alleen .pdf- en .docx-formaten worden ondersteund.

Tip
Als je bewerkingsrechten voor de categorie hebt, kun je bestaande documenten ook aan een andere categorie toewijzen.

In het tabblad Berichten

In het tabblad Berichten zie je de binnenkomende e-mails en alle documenten die kandidaten als bijlage meesturen gedurende het sollicitatieproces. Op dit tabblad kun je deze documenten toewijzen aan een categorie. Tegelijkertijd worden ze ook opgeslagen onder Documenten op het tabblad Profiel.

Opmerkingen
▶︎ De betreffende wervingsrol moet minimaal weergaverechten hebben voor Berichten.
▶︎ Als je rechtstreeks vanaf het tabblad Berichten een documentcategorie wilt toewijzen, heb je bewerkingsrechten voor de categorie Niet gecategoriseerd nodig, omdat binnenkomende documenten van kandidaten automatisch onder deze categorie vallen.

Ga naar de gewenste sollicitatie en ga naar het tabblad Berichten.
Gebruik het vervolgkeuzemenu naast elk document om het bestand te categoriseren. Als je alleen weergaverechten hebt, kun je het bestand en de bestandsnaam wel zien maar het bestand niet aan een categorie toewijzen.

Tip
Documenten die je via het tabblad Berichten naar kandidaten stuurt, worden toegewezen aan de categorie Bijlagen uitgaand bericht.

Opmerkingen
▶︎ De maximale grootte van de bijlagen bedraagt 10 MB.
▶︎ De volgende formaten worden ondersteund: bib, doc, xml, docx, dotx, fodt, html, ltx, txt, odt, ott, pdb, pdf, psw, rtf, sdw, stw, sxw, uot, vor, wps, epub, png, bmp, emf, eps, fodg, gif, jpg, jpeg, met, odd, otg, pbm, pct, pgm, ppm, ras, std, svg, svm, swf, sxd, sxw, tif, tiff, xhtml, xpm, odp, fodp, potm, pot, pptx, pps, ppt, pwp, sda, sdd, sti, sxi, uop, wmf, csv, dbf, dif, fods, ods, ots, pxl, sdc, slk, stc, sxc, uos, xls, xlt, xlsx.
▶︎ In het kandidaatprofiel kunnen echter alleen de volgende bestandstypen worden bekeken: pdf, docx, doc, jpg, png, txt, jpeg, odt, ods, xlsx, rtf, xls, pptx, ppt, gif, tif, tiff, bmp, csv.

Documentcategorieën specificeren in het sollicitatieformulier

Als je de Personio-carrièrepagina gebruikt, kun je kandidaten de documenten die ze in het sollicitatieformulier uploaden aan een categorie laten toewijzen. Volg deze stappen om aan te geven welke documentcategorieën voor je kandidaten beschikbaar moeten zijn als uploadopties in het sollicitatieformulier:

Ga naar Instellingen > Werving & Selectie > Carrièrepagina > Instellingen voor sollicitatieformulier.
Onder Velden voor documentupload vind je Cv en Overige als vooraf gedefinieerde standaardcategorieën.
Klik op Velden selecteren om nog meer categorieën te activeren, en bepaal of deze verplicht moeten zijn voor de sollicitatie.

Als kandidaten solliciteren via het sollicitatieformulier, kunnen ze documenten uploaden voor de documentcategorieën die je hebt opgegeven. Als kandidaten een bepaalde categorie selecteren voor het uploaden van hun documenten, worden hun documenten automatisch aan die categorie toegewezen. Als je de categorie later in het profiel van de kandidaat wilt wijzigen, heb je bewerkingsrechten nodig voor de documentcategorie die het document bevat.

Tip: Als je categorieën toevoegt aan de wervings-API, kun je ook gecategoriseerde documenten indienen via de eigen carrièrepagina van je bedrijf. Ga voor meer informatie naar onze Developer Hub.

Opmerkingen
▶︎ De maximale grootte per document dat via het sollicitatieformulier wordt ontvangen is 20 MB.
▶︎ De volgende formaten worden ondersteund: pdf, docx, doc, png, jpg, jpeg, txt, odt, ods, xlsx, rtf, xls, pptx, ppt, gif, tif, tiff, bmp, csv, rar, gz, zip, 7z, mp4, 3gp, mov, avi, wmv.

Waar kunnen we je mee helpen?