In dit artikel wordt uitgelegd hoe je belangrijke sollicitatiegegevens uit de sectie Werving & selectie van Personio kunt exporteren in csv-formaat en ze vervolgens kunt gebruiken voor je eigen analyses.Je kunt de geëxporteerde gegevens bijvoorbeeld ook importeren in je interne datawarehouse.De export bevat alle vooraf gedefinieerde en zelfgemaakte attributen van je kandidaten, de functies waarop ze hebben gesolliciteerd en alle gegevens die tijdens het wervingsproces zijn verzameld (bijvoorbeeld wanneer kandidaten naar de volgende fase van het sollicitatieproces zijn gegaan).
Opmerking
Om de export te starten, heb je bewerkingsrechten nodig voor de sectie Werving & selectie.Je kunt deze rechten toewijzen via Instellingen > Medewerkers > Medewerkersrollen > Toegangsrechten > Werving & selectie.
Inhoud van de export
De export van sollicitatiegegevens bevat de volgende gegevens:
- Kandidaatattributen: alle vooraf gedefinieerde en zelfgemaakte attributen van kandidaten die geconfigureerd zijn via Instellingen > Werving & Selectie > Werving & Selectie > Attributen.
- Sollicitatieattributen: gegevens over het sollicitatieproces (zoals het sollicitatiekanaal, de sollicitatiedatum en de reden voor uitsluiting).
- Faseattributen: de fase waarin een kandidaat zich momenteel bevindt (vooraf gedefinieerde en eigen fases) en de datum waarop de kandidaat naar deze fase is overgegaan.
- Functieattributen: alle attributen die zijn aangemaakt in de Details van de betreffende functie.
Overzicht van geëxporteerde kandidaat-, sollicitatie- en faseattributen
De volgende items zijn vooraf gedefinieerde attributen. Je kunt ook je eigen attributen toevoegen.
| Kolomnaam | Beschrijving |
| ID sollicitant | ID van de kandidaat |
| Naam sollicitant | Voor- en achternaam van de kandidaat |
| Geslacht | Geslacht |
| E-mailadres | E-mailadres |
| Verjaardag | Verjaardag |
| Beschikbaar vanaf | Datum waarop de kandidaat beschikbaar zou zijn om te beginnen |
| Verwacht salaris | Salarisverwachtingen van de kandidaat |
| Locatie van kandidaat | Plaats waar de kandidaat is gevestigd |
| Eindfase | Laatste eigen fase waarin de kandidaten zich bevinden |
| Datum eindfase | Datum waarop de kandidaten naar de eindfase zijn overgegaan |
| Eindstatus | Laatste status van de kandidaat (verwerking geldt voor alle eigen fases) |
| Datum eindstatus | Datum waarop de status aan de kandidaten werd toegekend |
| Telefoonnummer | Telefoonnummer |
| Sollicitatie-ID | ID van de sollicitatie |
| Ontvangstdatum sollicitatie | Sollicitatiedatum die is opgeslagen op het tabblad Profiel van het kandidaatprofiel |
| Sollicitatiekanaal | Kanaal |
| Tags sollicitatie | Tags sollicitatie |
| Reden voor uitsluiting van sollicitant | Reden voor uitsluiting (redenen voor terugtrekking of afwijzing worden geconfigureerd via Instellingen > Werving & Selectie > Werving & Selectie > Redenen van uitsluiting) |
| Opmerking bij uitsluiting van sollicitant | Handmatig ingevoegde toelichting bij de uitsluiting van een kandidaat (afgewezen of teruggetrokken) |
| Dagen in de huidige fase | Aantal dagen dat de kandidaat zich in de huidige fase bevindt (op het moment van de export) |
| Nieuwe sollicitatie | Datum waarop de kandidaat een nieuwe sollicitatie heeft ingediend |
| Niet toegewezen | Datum waarop de kandidaat in de fase Niet toegewezen is terechtgekomen |
| Afgewezen | Datum waarop de kandidaat is afgewezen |
| Teruggetrokken | Datum waarop de kandidaat de sollicitatie heeft ingetrokken |
| Aanbod | Datum waarop de kandidaat een aanbod heeft gekregen |
| Aangesteld | Datum waarop de kandidaat het aanbod heeft geaccepteerd of is aangesteld |
Overzicht van geëxporteerde functieattributen
| Kolomnaam | Beschrijving |
| Functie-ID | ID van de functie |
| Functiebenaming | Naam van de functie |
| Solliciteerde aanvankelijk voor de functie | Functie waarnaar de kandidaat aanvankelijk solliciteerde |
| Functie gecreëerd op | Datum waarop de functie werd aangemaakt |
| Functie voor het laatst gepubliceerd | Datum waarop de functie voor het laatst is gepubliceerd op de carrièrepagina |
| Functiecategorie | Categorie die aan de functie is toegewezen |
| Naam dochteronderneming van de functie | (Dochter)onderneming die aan de functie is toegewezen |
| Naam afdeling van de functie | Afdeling die aan de functie is toegewezen |
| Naam kantoor van functie | Naam van het kantoor waaraan de functie is toegewezen |
| Type dienstverband van de functie | Type dienstverband van de functie (bijvoorbeeld vast, freelance) |
| Anciënniteit van de functie | Vereiste ervaringsniveau voor de functie |
| Jaren ervaring voor de functie | Aantal jaren ervaring dat voor deze functie vereist is |
| Werkrooster van de functie | Rooster van de functie (bijvoorbeeld fulltime, parttime…) |
De export aanmaken en voorbereiden
- Ga naar Werving & selectie > Sollicitaties om de sollicitatielijst te openen.
- Klik op Exporteren om naar de configuratieopties voor de export te gaan.
▶︎ Bestandsnaam: geef het exportbestand een naam naar keuze.
▶︎ Gegevenskolommen: selecteer de gegevens die je in je export wilt opnemen.De kandidaat-ID is verplicht en kan niet worden gedeselecteerd.
▶︎ Begin- en einddatum: bepaal de periode waarvoor je gegevens wilt exporteren (maximaal 12 maanden).Je keuze wordt toegepast op de ontvangstdatum van een sollicitatie. - Klik vervolgens op Exporteren om het geëxporteerde bestand op te slaan op je computer.
De export openen
De export wordt gedownload in csv-formaat. Volg de onderstaande instructies om het bestand te openen met Microsoft Excel of Google Spreadsheets.
Microsoft Excel
- Selecteer je bestand en klik er met de rechtermuisknop op. Kies vervolgens Openen met > Microsoft Excel.
- Selecteer kolom A in Excel.
- Ga naar Gegevens > Tekst naar kolommen.
- Kies de optie Gescheiden en klik op Volgende.
- Selecteer Komma, klik op Volgende en vervolgens op Voltooien.
Google Spreadsheets
- Open een nieuwe spreadsheet.
- Ga naar Bestand > Importeren > Uploaden en selecteer je exportbestand.
- Selecteer in het pop-upvenster Komma onder Scheidingsteken.
- Klik op Gegevens importeren.
Voorbeelden
Je kunt de export van sollicitatiegegevens gebruiken om je eigen rapporten te maken voor een gedetailleerde analyse van je wervingsprocessen. Afhankelijk van je instellingen kun je waardevolle informatie verzamelen bovenop de gegevens in het systeemrapport Snelheid van aanstellingen. Analyseer hoeveel tijd het je kost om te reageren of een gesprek in te plannen, evalueer de redenen voor het afwijzen van kandidaten en bekijk trends in de terugtrekking van kandidaten.
In de downloadsectie in de zijbalk van dit artikel vind je een aantal voorbeeldgegevens en -berekeningen voor dit soort analyses:
- Redenen van uitsluiting: ontdek waarom je kandidaten worden uitgesloten van het sollicitatieproces, afhankelijk van je geconfigureerde Redenen van uitsluiting.
- Screeningstijd: ontdek hoelang het duurt voordat nieuwe kandidaten doorstromen naar de screeningsfase.
- Kanaalconversie: ontdek welke wervingskanalen het succesvolst zijn.
- Succespercentage van aanbevelingen: ontdek welk percentage van succesvolle sollicitaties kan worden toegeschreven aan aanbevelingen.
Opmerking
Deze analyses zijn slechts voorbeelden van hoe je de gegevensexport voor je eigen doeleinden kunt gebruiken, met behulp van de formules als sjablonen. Het kan echter nodig zijn om deze aan te passen aan de kolommen die je hebt geselecteerd voor je gegevensexport.