In dit artikel wordt uitgelegd hoe je gegevens over sollicitaties kunt exporteren. Je exporteert deze gegevens via het tabblad Sollicitaties in de sectie Werving & selectie van Personio. Hier kun je ook je volledige lijst met sollicitaties bekijken.
Om te exporteren, heb je bewerkingsrechten nodig voor de sectie Werving & selectie.
Waarvoor kan ik de gegevens gebruiken?
Je kunt deze gegevens gebruiken voor een gedetailleerde analyse van je wervingsproces. Je kunt bijvoorbeeld het volgende analyseren:
- De duur van je sollicitatiegesprekken.
- Je redenen voor het afwijzen van kandidaten.
- Het succes van je wervingskanalen.
- Trends bij kandidaten die zich terugtrekken.
Meer statistieken over werving vind je op het tabblad Inzichten in de sectie Werving & selectie. In dit gedeelte kun je de snelheid, voortgang en effectiviteit van aanstellingen bijhouden. Lees meer in ons artikel over het tabblad Inzichten.
Welke gegevens staan er in de export?
De export van sollicitatiegegevens bevat de volgende gegevens:
- Kandidaatattributen: alle systeemattributen en aangepaste attributen van kandidaten die je hebt geconfigureerd. Meer informatie vind je in ons artikel over het configureren van kandidaatattributen.
- Sollicitatieattributen: gegevens over het sollicitatieproces (zoals het sollicitatiekanaal, de sollicitatiedatum en de reden voor uitsluiting).
- Faseattributen: de wervingsfase waarin een kandidaat zich momenteel bevindt en de datum waarop de kandidaat naar deze fase is overgegaan.
- Functieattributen: alle attributen die je hebt aangemaakt in de details van de betreffende functie.
Bekijk onderstaande tabellen voor een overzicht van deze attributen.
Overzicht van geëxporteerde kandidaat-, sollicitatie- en faseattributen
Je gegevensexport bevat de systeemattributen die zijn weergegeven in onderstaande tabel. Je kunt ook je eigen attributen toevoegen.
| Kolomnaam | Beschrijving |
| ID sollicitant | ID van de kandidaat |
| Naam sollicitant | Voor- en achternaam van de kandidaat |
| Geslacht | Geslacht |
| E-mailadres | E-mailadres |
| Verjaardag | Verjaardag |
| Beschikbaar vanaf | De datum waarop de kandidaat kan starten |
| Verwacht salaris | De salarisverwachtingen van de kandidaat |
| Locatie van kandidaat | De plaats waar de kandidaat is gevestigd |
| Eindfase | De laatste aangepaste fase waarin de kandidaten zich bevinden |
| Datum eindfase | De datum waarop de kandidaat naar de eindfase is gegaan |
| Eindstatus | Laatste status van de kandidaat (verwerking geldt voor alle eigen fases) |
| Datum eindstatus | De datum waarop de status aan de kandidaat werd toegekend |
| Telefoonnummer | Telefoonnummer |
| Sollicitatie-ID | Sollicitatie-ID |
| Ontvangstdatum sollicitatie | De sollicitatiedatum die is opgeslagen in het tabblad Profiel van het kandidaatprofiel |
| Sollicitatiekanaal | Het wervingskanaal waaruit de sollicitatie afkomstig is. |
| Tags sollicitatie | Tags sollicitatie |
| Reden voor uitsluiting van sollicitant | Reden voor uitsluiting van sollicitant |
| Opmerking bij uitsluiting van sollicitant | Handmatig ingevoegde toelichting bij de uitsluiting van een kandidaat (afgewezen of teruggetrokken) |
| Dagen in de huidige fase | Aantal dagen dat de kandidaat zich in de huidige fase bevindt (op het moment van de export) |
| Nieuwe sollicitatie | Datum waarop de kandidaat een nieuwe sollicitatie heeft ingediend |
| Niet toegewezen | Datum waarop de kandidaat in de fase Niet toegewezen is terechtgekomen |
| Afgewezen | Datum waarop de kandidaat is afgewezen |
| Teruggetrokken | Datum waarop de kandidaat de sollicitatie heeft ingetrokken |
| Aanbod | Datum waarop de kandidaat een aanbod heeft gekregen |
| Aangesteld |
Datum waarop de kandidaat het aanbod heeft geaccepteerd of is aangesteld |
Overzicht van geëxporteerde functieattributen
Je gegevensexport bevat de functieattributen die zijn weergegeven in onderstaande tabel. Deze attributen zijn gebaseerd op de functiedetails van de betreffende functie.
| Kolomnaam | Beschrijving |
| Functie-ID | ID van de functie |
| Functiebenaming | Naam van de functie |
| Solliciteerde aanvankelijk voor de functie | De functie waarnaar de kandidaat aanvankelijk solliciteerde |
| Functie gecreëerd op | De datum waarop de functie werd aangemaakt |
| Functie voor het laatst gepubliceerd | Datum waarop de functie voor het laatst is gepubliceerd op de carrièrepagina |
| Functiecategorie | Categorie die aan de functie is toegewezen |
| Naam dochteronderneming van de functie | (Dochter)onderneming die aan de functie is toegewezen |
| Naam afdeling van de functie | De afdeling die aan de functie is toegewezen |
| Naam kantoor van functie | Naam van het kantoor waaraan de functie is toegewezen |
| Type dienstverband van de functie | Type dienstverband van de functie (bijvoorbeeld vast, freelance) |
| Anciënniteit van de functie | Vereiste ervaringsniveau voor de functie |
| Jaren ervaring voor de functie | Aantal jaren ervaring dat voor de functie vereist is |
| Werkrooster van de functie | Werkrooster van de functie (bijvoorbeeld fulltime of parttime) |
De export aanmaken en voorbereiden
Volg deze stappen om de sollicitatiegegevens te exporteren:
- Ga naar Instellingen > Werving & Selectie.
- Klik op het tabblad Sollicitaties.
- Gebruik de filters om te bepalen welke sollicitaties moeten worden weergegeven. Lees hoe je filters kunt toepassen in ons artikel over de Sollicitatielijst.
- Klik rechtsboven op het pictogram met de drie puntjes. Selecteer Exporteren.
- Vul de volgende velden in:
▶︎ Bestandsnaam: geef het exportbestand een naam.
▶︎ Tabelkolommen: selecteer de gegevens die je in je export wilt opnemen. De kandidaat-ID is verplicht.
▶︎ Begin- en einddatum: bepaal de periode waarvoor je gegevens wilt exporteren (tot een maximum van 12 maanden). Je selectie is gebaseerd op de datum waarop een sollicitatie is ontvangen. - Exporteer het bestand naar je computer.
De export openen
De export wordt gedownload als csv-bestand. Volg de onderstaande instructies om het te openen met Microsoft Excel of Google Spreadsheets.
Microsoft Excel
- Ga naar je downloads en klik met de rechtermuisknop op je bestand.
- Klik op Openen met en selecteer Microsoft Excel.
- Selecteer kolom A in Excel.
- Ga naar het tabblad Gegevens bovenaan de pagina en klik op Tekst naar kolommen.
- Selecteer Gescheiden en klik op Volgende.
- Selecteer Komma en klik op Volgende.
- Klik op Voltooien.
Google Spreadsheets
- Open een nieuwe spreadsheet.
- Ga naar het tabblad Bestand bovenaan de pagina.
- Klik op Importeren > Uploaden.
- Selecteer je exportbestand en klik op Openen.
- In het pop-upvenster selecteer je Komma onder Scheidingsteken.
- Klik op Gegevens importeren.
Voorbeelddataset
In de downloadsectie in de zijbalk van dit artikel vind je een aantal voorbeeldgegevens en -berekeningen voor de vier soorten analyses hieronder.
- Redenen van uitsluiting: ontdek waarom je kandidaten worden uitgesloten van het sollicitatieproces op basis van de door jou geconfigureerde redenen van uitsluiting.
- Screeningstijd: ontdek hoe lang het duurde voordat kandidaten doorstroomden naar de screeningsfase.
- Kanaalconversie: ontdek welke wervingskanalen het succesvolst zijn.
- Succespercentage van aanbevelingen: ontdek welk percentage van succesvolle sollicitaties kan worden toegeschreven aan aanbevelingen.
Tip
Deze analyses zijn slechts voorbeelden van hoe je de gegevensexport voor je eigen doeleinden kunt gebruiken. Je kunt de formules in de voorbeeldexport als sjablonen gebruiken. Het kan echter nodig zijn om de formules aan te passen aan de kolommen die je hebt geselecteerd voor je gegevensexport.