Je workflow voor handtekeningen beheren

 

Workflow_Hub.png Dit artikel gaat over workflows. Je kunt al je workflows aanmaken en opvolgen vanuit de Workflow Hub.

 

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je al je openstaande elektronische handtekeningen bijhoudt, zowel vanuit de Workflow Hub als vanuit de widget Workflows op het dashboard.

Verder wordt uitgelegd hoe je kunt bijhouden hoeveel handtekeningen je elke maand overhebt volgens je Personio-abonnement.

De Workflow Hub en de widget Workflows op het dashboard zijn allebei zichtbaar voor administrators en voor medewerkers met de juiste toegangsrechten.

De widget Actieve handtekeningen in zowel de Workflow Hub als op het dashboard is echter alleen zichtbaar voor administrators en met de add-on Productivity Plus.

 

Handtekeningen in behandeling in de widget Workflows op het dashboard

De widget Workflows op het dashboard toont je het totale aantal ondertekeningsverzoeken dat nog in behandeling is. Verzoeken die al getekend of geweigerd zijn en verzoeken die niet konden worden verstuurd vanwege een ongeldig e-mailadres, vallen niet onder de handtekeningen in behandeling. 

Klik op de sectie voor handtekeningen of op de optie Ga naar Workflow Hub om naar de Workflow Hub te gaan, waar je een gedetailleerder overzicht van handtekeningen vindt.

 

 

Widget Actieve handtekeningen in de Workflow Hub 

workflowhub_signatureswidget_nl.png

Met de Workflow Hub kun je je workflow voor handtekeningen en enkele andere beschikbare workflows in Personio nauwkeurig bijhouden.

De Workflow Hub geeft alle openstaande ondertekeningsverzoeken binnen je bedrijf weer. De openstaande elektronische handtekeningen zijn de verzoeken die nog niet vervallen zijn: verzoeken die getekend, geweigerd of in behandeling zijn, maar ook verzoeken die niet konden worden verstuurd vanwege een ongeldig e-mailadres. 

Ga naar de widget Actieve handtekeningen en:

  • Klik op de optie Alle handtekeningen bekijken om naar de pagina Overzicht handtekeningen te gaan.
  • Klik op de documentnaam om het document met een openstaande handtekening te downloaden.
  • Klik op de naam van de ondertekenaar om naar het medewerkersprofiel van de ondertekenaar te gaan.

Een verzoek om een elektronische handtekening vervalt vier weken na de datum van het verzoek als een van de ondertekenaars het digitale ondertekeningsproces niet voltooit. Als deze periode is verstreken, kan het document niet langer ondertekend worden. De vervallen handtekeningverzoeken worden niet weergegeven in de Workflow Hub.

 

Overzicht handtekeningen

e-signatures-overview_nl.png

De pagina Overzicht handtekeningen toont de details van alle verzoeken om elektronische handtekeningen en hun status. De pagina toont ook hoeveel van je maandelijkse handtekeningenlimiet je al verbruikt hebt. Je kunt de weergave filteren op status en afzender. Pas de vooraf ingestelde filter aan om details van documenten te bekijken. 

De volgende informatie is beschikbaar in het overzicht: 

  • Afzender: dit is de medewerker die het verzoek om de elektronische handtekening heeft verstuurd. 
  • Ondertekenaars: dit zijn de personen die het document moeten ondertekenen. Je kunt ook de status van de handtekening van iedere individuele ondertekenaar zien. 
  • Document: klik op de documentnaam om een preview van het bestand te bekijken. In eerste instantie zie je de versie die oorspronkelijk verstuurd is. Wanneer het document door alle ondertekenaars ondertekend is, kun je hier het voltooide pdf-bestand downloaden. 
  • Aanvraagdatum: dit is de datum waarop de afzender de ondertekenaar(s) heeft verzocht het document te ondertekenen. 
  • Vervaldatum: dit is de datum waarop een verzoek om een handtekening verloopt. Ondertekenaars kunnen na deze datum het ondertekeningsproces niet langer voltooien. 
  • Documentstatus: dit is de status van het document als geheel. Als de handtekening aangevraagd is, wordt de documentstatus op In behandeling gezet. Als alle betrokken partijen het document hebben ondertekend, wordt de status bijgewerkt naar Ondertekend. Als het ondertekeningsproces niet binnen een periode van vier weken wordt afgerond, verandert de documentstatus in Afgelopen.
  • Acties: klik op de drie puntjes om het document of de bijbehorende audittrail te downloaden. 

Wat is de audittrail? 
De audittrail wordt geleverd door onze partner SignatureIT. Het is een document waarin alle elektronische verificatiegegevens worden bewaard die tijdens het ondertekeningsproces gegenereerd worden. Dit dient als bewijs van de integriteit van een document. Lees voor meer informatie over de door SignatureIt geleverde audittrail dit Helpcenter-artikel of ga naar de website van SignatureIT

 

Opmerkingen

0 opmerkingen

Artikel is gesloten voor opmerkingen.

    Onderwerpen in dit artikel