In dit artikel wordt uitgelegd hoe je alle actieve elektronische aanvragen van handtekeningen bijhoudt. Beheerders hebben toegang tot deze informatie via de widget Actieve handtekeningen in het gedeelte Automatisering. In dit gedeelte kun je ook het maandelijkse aantal handtekeningen van je organisatie bijhouden. Je organisatie heeft elke maand een vast aantal aanvragen voor handtekeningen beschikbaar, afhankelijk van je Personio-pakket.
Widget Actieve handtekeningen
Gebruik de widget Actieve handtekeningen om de status van alle openstaande aanvragen voor handtekeningen in je organisatie bij te houden. Beheerders hebben toegang tot deze widget via Automatisering > Overzicht > Actieve handtekeningen. Hier wordt het aantal actieve aanvragen per status weergegeven. 'Actief' omvat alle aanvragen van handtekeningen die nog niet zijn beëindigd.
Er zijn vier verschillende aanvraagstatussen: in behandeling, ondertekend, geweigerd en ongeldig e-mailadres. Klik op een status in de widget om Documenten te bekijken met die status, de ondertekenaar en de beëindigingsdatum van de aanvraag.
Klik op Alle handtekeningen bekijken onderaan de widget om een uitgebreidere weergave van ondertekenaanvragen te bekijken. Hierdoor wordt de overzichtspagina voor handtekeningen geopend.
De pagina Overzicht handtekeningen
Op de overzichtspagina voor handtekeningen zie je de details van alle aangevraagde elektronische handtekeningen en hoeveel van de maandelijkse handtekeningenlimiet van je organisatie al is verbruikt. Je kunt de weergave filteren of sorteren op status, afzender, aanvraagdatum, vervaldatum en meer.
Beheerders kunnen de volgende stappen volgen om toegang te krijgen tot de pagina Overzicht handtekeningen
- Ga naar Automatisering > Overzicht.
- Zoek de widget Actieve handtekeningen.
- Klik op Alle handtekeningen bekijken om de pagina Overzicht handtekeningen te openen.
De volgende informatie is beschikbaar in het overzicht:
- Document: klik op de documentnaam om een preview van het bestand te bekijken. Je ziet de versie die oorspronkelijk verstuurd is. Wanneer het document door alle ondertekenaars ondertekend is, kun je hier het voltooide pdf-bestand downloaden.
- Aanvraagdatum: dit is de datum waarop de afzender de ondertekenaar(s) heeft verzocht het document te ondertekenen.
- Vervaldatum: dit is de datum waarop de ondertekenaanvraag verloopt (vier weken na de aanvraagdatum). Hierna kunnen ondertekenaars het ondertekenproces niet langer voltooien.
- Documentstatus: dit is de status van het document als geheel. Zodra een handtekening is aangevraagd, wordt de documentstatus ingesteld op 'In behandeling'. Als alle partijen het document hebben ondertekend, wordt de status bijgewerkt naar 'Ondertekend'. Als het ondertekenproces niet binnen een periode van vier weken wordt voltooid, verandert de documentstatus in 'Verlopen'.
- Acties: de beschikbare acties, afhankelijk van de status van het document. Als een document de status 'Ondertekend' heeft, kun je ervoor kiezen om de audittrail te downloaden. Voor documenten met de status 'In behandeling' kun je een herinnering naar de ondertekenaar sturen.
Wat is de audittrail?
De audittrail wordt geleverd door onze partner SignaturIT. Het is een document waarin alle elektronische verificatiegegevens worden bewaard die tijdens het ondertekenproces gegenereerd worden. Dit dient als bewijs van de integriteit van een document. Lees voor meer informatie over de door SignaturIT geleverde audittrail dit Helpcentrum-artikel of ga naar de website van SignaturIT.
De status van een handtekeningaanvraag controleren
Voor beheerders
Beheerders kunnen de status van een ondertekenaanvraag controleren op de overzichtspagina voor handtekeningen. Volg deze stappen:
- Ga naar Automatisering > Overzicht.
- Zoek de widget Actieve handtekeningen.
- Klik op Alle handtekeningen bekijken om de pagina Overzicht handtekeningen te openen.
- Filter en sorteer de handtekeningen op document, status, beëindigingsdatum enzovoort.
Zie Herinnering voor ondertekening van een document verzenden om de ondertekenaar een herinneringsmail te sturen.
Als medewerker
Medewerkers met toegangsrechten kunnen de status van een handtekening controleren via het medewerkersprofiel. Er zijn vijf statussen: Niet aangevraagd, In behandeling, Ondertekend, Verlopen en E-mail niet afgeleverd. Volg deze stappen om de status te controleren:
- Open het betreffende Medewerkersprofiel > Documenten.
- Zoek het document in de lijst en beweeg over de status in de kolom Handtekening.
- Je ziet de aangevraagde ondertekenaar(s) en de beëindigingsdatum van de aanvraag.
- Als er meerdere personen moeten tekenen, wordt er voor elke persoon een status weergegeven. Ze ontvangen het verzoek één voor één in de aangegeven volgorde, en pas nadat de vorige persoon heeft getekend.
- Bekijk in de sectie hieronder hoe je een herinnering voor een aanvraag van een handtekening verzendt, of Een document ondertekenen met een elektronische handtekening voor meer informatie over het ondertekeningsproces.
Opmerking
De medewerker die een handtekening aanvraagt, ontvangt geen melding over de status ervan, tenzij hij of zij zelf ook een ondertekenaar is.
Je kunt een aangepaste workflow maken met de trigger 'Handtekeningstatus is bijgewerkt' om medewerkers op de hoogte te stellen van wijzigingen in de handtekeningstatus van een document.
Het vervallen van handtekeningaanvragen
- Aanvragen van elektronische handtekeningen vervallen vier weken na de datum waarop ze zijn ingediend beëindigd.
- Dit gebeurt als een van de ondertekenaars het digitale ondertekeningsproces niet binnen de periode van vier weken voltooit. Na het verstrijken van deze termijn kan het document niet meer worden ondertekend.
- Vervallen handtekeningaanvragen verschijnen niet in de widget Actieve handtekeningen.
Tip: Stel de relevante medewerkers op de hoogte wanneer de status van een handtekening verandert in 'Verlopen'. Stel dit in door een workflow aan te maken met de trigger 'De handtekeningstatus van het document van een medewerker is bijgewerkt'.
Een herinnering verzenden voor een handtekeningaanvraag
Bij de eerste aanvraag om een document te ondertekenen, kunnen gebruikers ervoor kiezen automatische herinneringen te sturen. Ze kunnen ook handmatig een herinnering sturen door de onderstaande stappen te volgen.
Voor beheerders
Als een document nog niet is ondertekend, kunnen beheerders een handmatige herinnering naar de ondertekenaars sturen. Volg deze stappen:
- Klik op Automations > Overzicht > widget Actieve handtekeningen > Alle handtekeningen bekijken om de overzichtspagina voor handtekeningen te openen.
- Je kunt de weergave filteren en sorteren op status, document, afzender, vervaldatum, enz.
- Vink het vakje aan naast de medewerkers die een herinnering moeten ontvangen.
- Klik bovenaan de pagina op Acties > Herinnering voor ondertekening verzenden.
De geselecteerde medewerkers ontvangen een herinneringsmail met een directe link naar het document en de tool voor elektronische handtekeningen. Ze kunnen ook al hun openstaande ondertekenaanvragen bekijken in de tool voor elektronische handtekeningen.
Als de medewerker de e-mail niet ziet, moet deze de map met ongewenste berichten controleren of een andere oplossing in de sectie Probleemoplossing proberen.
Als medewerker
Medewerkers met de benodigde toegangsrechten kunnen als volgt een ondertekeningsherinnering sturen naar de ondertekenaar(s):
- Open het betreffende Medewerkersprofiel en klik op Documenten.
- Selecteer de documentcategorie en zoek het document in de lijst.
- Beweeg over de documentnaam en klik op het pictogram Herinnering sturen dat aan de rechterkant verschijnt.
De medewerker ontvangt een herinnering per e-mail.
Een handtekeningaanvraag annuleren
Om een aanvraag voor de ondertekening van een document te annuleren, moet je het document verwijderen, waardoor het definitief uit Personio wordt verwijderd. Volg deze stappen:
- Open het betreffende Medewerkersprofiel en klik op Documenten.
- Selecteer de documentcategorie en zoek het document in de lijst.
- Optioneel: om het document op te slaan voordat je het uit Personio verwijdert, klik je op het pictogram met drie puntjes > Downloaden.
- Klik op het pictogram met de drie stippen > Verwijderen. Bevestig de verwijdering van het document.
Hierdoor wordt het document definitief uit Personio verwijderd en wordt de handtekeningaanvraag geannuleerd. De pagina Overzicht handtekeningen toont de status van de handtekeningaanvraag.
Meer informatie
- Probleemoplossing voor elektronische handtekeningen
- Elektronische handtekeningen aanvragen voor medewerkersdocumenten
- Hoeveel handtekeningen zijn in mijn pakket inbegrepen?
- Rechtsgeldigheid van elektronische handtekeningen
- Een document ondertekenen met een elektronische handtekening