Dit artikel gaat over workflows. Je kunt al je workflows aanmaken en opvolgen vanuit het gedeelte Automatiseringen.
Opmerking:
Of een elektronisch ondertekend document juridisch bindend is, hangt af van de wetgeving van je land. Neem contact op met een advocaat of juridisch adviseur als je vragen hebt over de rechtszekerheid en gevolgen van elektronische handtekeningen. Personio stelt alleen de technische mogelijkheid en de tool voor het gebruik van elektronische handtekeningen ter beschikking en aanvaardt geen aansprakelijkheid. De informatie in dit artikel is mogelijk niet volledig.
In dit artikel wordt uitgelegd welke soorten elektronische handtekeningen Personio biedt, waar ze gebruikt kunnen worden en welke informatie de audittrail voor de ondertekende documenten bevat.
Elektronische handtekeningen in Personio
eIDAS, de Europese verordening voor elektronische identificatie en vertrouwensdiensten, onderscheidt drie soorten elektronische handtekeningen die in de onderstaande tabel worden uitgelegd. Deze drie soorten elektronische handtekeningen verschillen vooral in bewijskracht. De volgende punten spelen een belangrijke rol:
- Wordt voor de handtekening een elektronisch certificaat gebruikt?
- Kan de identiteit van de ondertekenaar worden geverifieerd?
- Kan worden uitgesloten dat het document gemanipuleerd is?
| Type handtekening | Beschrijving |
| Gewone elektronische handtekening | Specificeert geen gedetailleerde identiteitscontrole en heeft geen veiligheidswaarde. Het betreft simpelweg elektronische gegevens die aan het document toegevoegd of logisch gekoppeld zijn (bijvoorbeeld een gescande handtekening die ingevoegd is). |
|
Geavanceerde elektronische handtekening |
Garandeert dat de identiteit van de ondertekenaar en de integriteit van de ondertekende gegevens worden gecontroleerd. De handtekening kan op unieke wijze aan de ondertekenaar worden gekoppeld om die te identificeren. De handtekening is aangemaakt met middelen die uitsluitend door de ondertekenaar worden beheerd. Eventuele latere wijzigingen moeten identificeerbaar zijn. |
|
Gekwalificeerde elektronische handtekening |
Heeft de sterkste bewijskracht van de drie varianten en wordt beschouwd als gelijkwaardig aan een handgeschreven handtekening. Het is een geavanceerde elektronische handtekening met verhoogde beveiligingseisen, waaronder een geldig beveiligingscertificaat en een veilig apparaat voor het aanmaken van handtekeningen. Voor het toepassen en opslaan van de handtekeningsleutel is speciale software en hardware vereist. |
Samen met de Spaanse dienstverlener SignaturIT biedt Personio geavanceerde elektronische handtekeningen voor medewerkersdocumenten en voor het wervingsproces.
SignaturIT gebruikt versleutelde transmissie voor gegevens, audittrails en tijdstempels. De servers zijn ISO 270001-gecertificeerd. Ga voor meer informatie naar: https://www.signaturit.com/data-security-protection/
Gebruiksvoorbeelden voor geavanceerde elektronische handtekeningen
Documenten waarvoor geavanceerde handtekeningen kunnen worden gebruikt
Voor overeenkomsten die niet aan een bepaalde vorm hoeven te voldoen om rechtsgeldig te zijn, geldt de zogenaamde 'vormvrijheid'. Documenten in deze categorie kunnen over het algemeen worden ondertekend met een geavanceerde elektronische handtekening. Hierop bestaan echter enkele wettelijke uitzonderingen die aan de schriftelijke vorm gebonden zijn. Zie voor meer informatie Documenten waarvoor geavanceerde elektronische handtekeningen niet mogen worden gebruikt.
De volgende documenten kunnen bijvoorbeeld worden ondertekend met de geavanceerde elektronische handtekening.
- Sollicitaties
- Autorisaties
- Arbeidsovereenkomsten (afhankelijk van het land en de juridische situatie)
- Wijzigingen in de arbeidsovereenkomst, bijvoorbeeld bij promotie
- Formele waarschuwingen
- Richtlijnen voor werken op afstand
- Documenten die worden gebruikt in het onboardingproces van een medewerker
- Terbeschikkingstelling van inventaris
- Formele performancedocumenten
- Overeenkomsten voor bedrijfsauto's
- Reiskostendeclaraties
Documenten waarvoor geavanceerde elektronische handtekeningen niet mogen worden gebruikt
Voor bepaalde contracten schrijft de wet een gekwalificeerde elektronische handtekening (of handgeschreven handtekening) voor. In Duitsland geldt dit voor alle documenten waarvoor de schriftelijke vorm vereist is.
Dit zijn bijvoorbeeld:
- Ontvangstbevestigingen
- Overeenkomsten voor bepaalde tijd (voor arbeidsovereenkomsten)
- Wijzigingen van en aanvullingen op arbeidsovereenkomsten met een dubbele schriftelijke vormvereiste
Voor sommige juridische arbeidsdocumenten is het gebruik van elektronische handtekeningen uitdrukkelijk verboden:
Bijvoorbeeld:
- Ontslagbrief
- Beëindigingsovereenkomst
- Werkreferentie
- Bedrijfsovereenkomst
- Afstemming van belangen/schikkingen
- Sociale plannen
- Detachering van medewerkers
Bekijk voor meer informatie de webinar De elektronische handtekening in het arbeidsrecht (alleen in het Duits).
De audittrail
Wij bieden een audittrail voor elektronische handtekeningen in samenwerking met onze partner SignatureIT. Dit is een automatisch gegenereerd document met alle elektronische verificatiegegevens die tijdens het digitale ondertekeningsproces gegenereerd zijn. De audittrail dient als bewijs van de integriteit van een document (bijvoorbeeld in gerechtelijke procedures) en omvat de volgende gegevens:
- Naam en e-mailadres van de afzender
- Naam en e-mailadres van de ondertekenaar
- Naam van het document
- Unieke identificatie (voor elk bestand anders)
- IP-adressen
- Gebruikte browser
- Datum en tijd waarop het document is ondertekend
Je kunt individuele audittrails downloaden via de overzichtspagina voor elektronische handtekeningen op het dashboard. Klik op de drie puntjes naast het document waarvan je de audittrail wilt bekijken.
Ga voor meer informatie over de audittrail naar de website van SignatureIT.