In dit artikel wordt uitgelegd hoe je pauzeregels kunt toevoegen aan werkroosters in je account en wat dit betekent voor medewerkers en leidinggevenden.
Wat zijn pauzeregels?
Pauzeregels bepalen hoelang pauzes moeten zijn als iemand een bepaald aantal uur per dag werkt. Ze kunnen worden toegevoegd aan elk rooster. Als een dergelijk beleid is gedefinieerd, worden medewerkers gewaarschuwd wanneer ze onvoldoende of te veel pauzes invoeren. Goedkeurders worden ook verwittigd als ze worden gevraagd om tijdregistraties met onjuiste pauzes goed te keuren.
Pauzeregels zijn puur informatief en zorgen er niet voor dat de vastgelegde tijden automatisch worden ingevoerd. Medewerkers worden dus niet verhinderd om werkuren met pauzes in te voeren of goed te keuren die niet in overeenstemming zijn met het beleid.
Een pauzeregel maken
Volg de volgende stappen om pauzeregels te maken voor een bestaand of nieuw werkrooster:
- Ga naar Instellingen > Aanwezigheid > Werkuren.
- Selecteer de optie Ja bij de vraag Wijzen op onjuiste pauzes?. Vervolgens wordt het gedeelte Verplichte pauzes toevoegen weergegeven.
- Bepaal wanneer (na hoeveel uur) medewerkers een pauze moeten nemen en hoe lang de pauze moet zijn. Per werkrooster kun je twee pauzeregels opslaan.
- Klik vervolgens op Werkrooster opslaan. De pauzeregel wordt onmiddelijk toegepast op de vanaf dat moment goed te keuren uren.
Bij werkuren wordt rekening gehouden met het aantal uur per dag, niet per week. De tijdregistratie telt alleen de individuele pauzetijden per dag bij elkaar op, maar houdt geen verplichte pauzes bij. Als er bijvoorbeeld 6 werkuren tegelijk worden geregistreerd, vraagt Personio medewerkers niet automatisch om een pauze van 30 minuten te nemen.
De impact van pauzeregels
1. Impact op tijdregistratie
Als medewerkers pauzes invoeren die niet overeenstemmen met het gedefinieerde werkrooster, krijgen ze de volgende waarschuwing te zien in hun aanwezigheidskalender:
Je kunt de waarschuwing negeren of de werkuren aanpassen.
2. Impact op het goedkeuren van gewerkte uren
Als een medewerker werkuren opslaat met niet-comforme pauzes, wordt dit ook aangegeven op de pagina Goedkeuringen tijdregistratie, die je kunt vinden via Tijdregistratie in de zijbalk.
De medewerker die verantwoordelijk is voor het goedkeuren van de gewerkte uren kan dan ofwel de ingevoerde tijden accepteren, ofwel de ingevoerde tijden voor de betreffende dag weigeren en terugsturen naar de medewerker.
