Dit artikel gaat over workflows. Je kunt al je workflows aanmaken en opvolgen vanuit het gedeelte Automatiseringen.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je documentsjablonen en contracten maakt die elektronisch ondertekend kunnen worden. Sjablonen moeten placeholders voor handtekeningen bevatten om ervoor te zorgen dat het proces voor het aanvragen en verkrijgen van handtekeningen goed verloopt. Gebruik deze documentsjablonen voor personeelsdocumenten of voor contractvoorstellen die tijdens het aanbiedingsproces verstuurd worden.

Sjablonen maken

Om elektronische handtekeningen in een document te kunnen gebruiken, moet je een contractsjabloon met placeholders voor handtekeningen maken. Je kunt het documentsjabloon in elk populair tekstverwerkingsprogramma maken en het bestand in DOC-, DOCX-, ODT- of OTT-indeling uploaden. Lees meer over het beheren van documentcategorieën en -sjablonen.

Opmerking Nadat het document voltooid en elektronisch ondertekend is, wordt het als PDF-bestand opgeslagen in Personio, ongeacht de oorspronkelijke indeling. De definitieve documenten kun je vervolgens bekijken en downloaden vanuit het profiel van de betreffende medewerker of kandidaat.

Een placeholder voor een handtekening maken

Je maakt een placeholder in het sjabloon door de aanduiding tussen @@ te plaatsen. Je kunt zo veel handtekeningen aan je document toevoegen als je wilt en zelf bepalen met welke naam je ze aanduidt, bijvoorbeeld @@Kandidaat@@, @@Medewerker@@ of @@Recruiter@@.

Tips

• Als iemand op meer dan één plaats moet tekenen, gebruik dan consequent dezelfde aanduiding, met dezelfde spelling en hoofdletters. Per ondertekenaar mag je slechts één unieke placeholder-aanduiding hebben.
• Het woord dat je tussen de @@-tekens gebruikt, zorgt er niet automatisch voor dat de juiste medewerker tijdens het ondertekeningsproces aan de placeholder voor handtekeningen wordt toegewezen. Als je om een handtekening vraagt, moet je de placeholders handmatig toewijzen. De aanduidingen maken het wel gemakkelijker om in deze handmatige stap te bepalen aan wie een placeholder toegewezen moet worden.
• De placeholders voor de handtekeningen geven ook heel precies aan waar ondertekenaars een document moeten ondertekenen. Zorg op die plaatsen dus voor voldoende witregels, zodat er genoeg ruimte is voor de handtekeningen. We adviseren om na de placeholder minimaal twee witregels toe te voegen (getest met lettertype Arial van 11 punten).
• Zorg ervoor dat de placeholder voor de handtekening niet in de kop- of voettekst van het document is geplaatst. Het systeem herkent alleen placeholders voor handtekeningen die in de hoofdtekst staan.
• Om een document goed te kunnen uploaden in Personio, moet je zorgen dat de placeholder niet terugloopt naar een nieuwe regel. Dat kan gebeuren met placeholders in een tabel als de cel van de tabel niet groot genoeg is. Zet placeholders niet helemaal aan het eind van een regel of binnen een kleine tabelcel.
• Als je de handtekeningfunctie wilt toepassen in contractsjablonen die je gedurende het hele aanbiedingsproces in je wervingssectie wilt gebruiken, moet de sjabloon naast de placeholder voor de handtekening nog ten minste een andere placeholder (zoals {{first_name}}) bevatten.

Placeholders voor locatie en datum maken

Je kunt voor elke ondertekenaar een locatie en een datum in een document opnemen door placeholders in het sjabloon te gebruiken. De locatieplaatshouder bepaalt waar in het document een ondertekenaar de locatie kan invoeren waar hij of zij het document ondertekend heeft. De datumplaatshouder in het document wordt automatisch ingevuld met de datum waarop het document gemaakt en ter ondertekening verzonden is. De datum wordt ingevuld in de notatie DD-MM-JJJJ. Het is momenteel niet mogelijk om de datumnotatie of het lettertype te wijzigen. 

In onderstaande tabel staan voorbeelden van hoe de placeholders voor elektronische handtekeningen, locatie en datum eruitzien in de verschillende stadia van het proces voor het maken en ondertekenen van documenten. 

Zo gebruik je placeholders:

Volg onderstaande voorbeelden om placeholders te maken op de plekken in het document waar je ze wilt laten verschijnen:

Placeholder voor de locatie: @@aanduiding##city@@
Voorbeeld: @@Medewerker##city@@

Placeholder voor de datum: @@aanduiding##date@@
Voorbeeld: @@Medewerker##date@@

Tip: Als je placeholders voor locatie en datum gebruikt, hoef je geen extra witregels in je documentsjabloon vrij te houden zoals dat bij placeholders voor handtekeningen wel moet. De aanduiding van de placeholders voor datum en locatie moet consistent zijn met de aanduiding van de placeholder voor de handtekening, zodat ze aan elkaar gerelateerd kunnen worden.

Fouten met placeholders verhelpen

Als placeholders voor handtekeningen, locaties of datums niet correct gespeld zijn, werkt de automatische toewijzing van een document niet goed of kan het document niet goed weergegeven worden. 

Hier zijn enkele voorbeelden van onjuiste placeholders:

Als de bovenstaande fouten niet op jouw situatie van toepassing zijn, bekijk dan onze lijst met andere veelvoorkomende sjabloonfouten.

Sjablonen uploaden

Nadat je een documentsjabloon hebt gemaakt, bekijk je hoe je het sjabloon naar Personio kunt uploaden.