Een documentsjabloon maken met plaatshouders voor handtekeningen

 

 

Workflow_Hub.png Dit artikel gaat over workflows. Je kunt al je workflows aanmaken en opvolgen vanuit de Workflow Hub.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je documentsjablonen en contracten maakt die elektronisch ondertekend kunnen worden. Sjablonen moeten plaatshouders voor handtekeningen bevatten om ervoor te zorgen dat het proces voor het aanvragen en verkrijgen van handtekeningen goed verloopt. Gebruik deze documentsjablonen voor personeelsdocumenten of voor contractvoorstellen die tijdens het aanbiedingsproces verstuurd worden.

 

Sjablonen maken

Om elektronische handtekeningen in een document te gebruiken, moet je een contractsjabloon met plaatshouders voor handtekeningen maken. Zo'n documentsjabloon kun je in elk populair tekstverwerkingsprogramma (zoals MS Office of OpenOffice) maken en het bestand in DOC-, DOCX-, ODT- of OTT-formaat uploaden. Lees meer over het configureren van documentcategorieën en het toevoegen van sjablonen.

Let op: Nadat het document voltooid en elektronisch ondertekend is, wordt het als PDF-bestand opgeslagen in Personio, ongeacht het oorspronkelijke formaat. De definitieve documenten kun je vervolgens bekijken en downloaden vanuit het profiel van de betreffende medewerker of kandidaat.

Tip: Als je elektronische handtekeningen wilt gebruiken voor bestaande sjablonen, volg dan onderstaande stappen om deze aan te passen en te uploaden.

 

Een plaatshouder voor een handtekening maken

Je maakt een plaatshouder in het sjabloon door de aanduiding tussen @@ te plaatsen. Je kunt zo veel handtekeningen aan je document toevoegen als je wilt en zelf bepalen met welke naam je ze aanduidt, bijvoorbeeld @@Kandidaat@@, @@Medewerker@@ of @@Recruiter@@.

Tips

  • Als iemand op meer dan een plaats moet tekenen, gebruik dan consequent dezelfde aanduiding in exact dezelfde spelling. Per ondertekenaar mag je slechts één unieke plaatshouderaanduiding hebben.
  • De geselecteerde naam tussen de @@-tekens zorgt er niet automatisch voor dat de juiste medewerker tijdens het ondertekeningsproces wordt toegewezen aan de plaatshouder voor de handtekening. Als je om een elektronische handtekening vraagt, moet je die handmatig toewijzen. De aanduidingen maken het wel gemakkelijker om in deze handmatige stap te bepalen aan wie een plaatshouder toegewezen moet worden.
  • De plaatshouders voor de handtekeningen geven ook heel precies aan waar ondertekenaars een document moeten ondertekenen. Zorg op die plaatsen dus voor voldoende witregels, zodat er genoeg ruimte is voor de handtekeningen. We adviseren om na de plaatshouder minimaal twee witregels toe te voegen (getest met lettertype Arial van 11 punten).
  • Om een document goed te kunnen uploaden in Personio, moet je zorgen dat de plaatshouder niet terugloopt naar een nieuwe regel. Dat kan gebeuren met plaatshouders in een tabel als de cel van de tabel niet groot genoeg is. Zet plaatshouders niet helemaal aan het eind van een regel of binnen een kleine tabelcel.
  • Als je de handtekeningfunctie wilt toepassen in contractsjablonen die je gedurende het hele aanbiedingsproces in je wervingssectie wilt gebruiken, moet het sjabloon naast de plaatshouder voor de handtekening nog ten minste één andere plaatshouder (zoals {{first_name}}) bevatten.

 

Plaatshouders voor locatie en datum maken

Je kunt voor elke ondertekenaar een locatie en een datum in een document opnemen door plaatshouders in het sjabloon te gebruiken. De locatieplaatshouder bepaalt waar in het document een ondertekenaar de locatie kan invoeren waar hij of zij het document ondertekend heeft. De datumplaatshouder in het document wordt automatisch ingevuld met de datum waarop het document gemaakt en ter ondertekening verzonden is. De datum wordt ingevuld in de notatie DD-MM-JJJJ. Het is momenteel niet mogelijk om de datumnotatie of het lettertype te wijzigen. 

In onderstaande tabel staan voorbeelden van hoe de plaatshouders voor elektronische handtekeningen, locatie en datum eruitzien in de verschillende stadia van het proces voor het maken en ondertekenen van documenten. 

Weergave documentsjabloon Weergave ondertekeningsproces PDF-weergave
e-signature-placeholder-document-template_nl.png e-signature-placeholder-signing-document_nl.png e-signature-placeholder-final-pdf_nl.png

 

Zo gebruik je plaatshouders:

Volg onderstaande voorbeelden om plaatshouders te maken op de plekken in het document waar je ze wilt laten verschijnen:

Plaatshouder voor de locatie: @@aanduiding##city@@
Voorbeeld: @@Medewerker##city@@

Plaatshouder voor de datum: @@aanduiding##date@@
Voorbeeld: @@Medewerker##date@@

Tip: Als je plaatshouders voor locatie en datum gebruikt, hoef je geen extra witregels in je documentsjabloon vrij te houden zoals dat bij plaatshouders voor handtekeningen wel moet. De aanduiding van de plaatshouders voor datum en locatie moet consistent zijn met de aanduiding van de plaatshouder voor de handtekening, zodat ze aan elkaar gerelateerd kunnen worden.

 

Fouten met plaatshouders verhelpen

Als plaatshouders voor handtekeningen, locaties of datums niet correct gespeld zijn, werkt de automatische toewijzing van een document niet goed of kan het document niet goed weergegeven worden. 

Hier zijn enkele voorbeelden van onjuiste plaatshouders:

Onjuiste spelling Juiste spelling Uitleg
@@Aanduiding##city##date@@ @@Aanduiding##city@@ @@Designation##date@@ Als je zowel de locatie als de datum wilt weergeven, moet je twee plaatshouders maken. Je kunt ##city en ##date niet in een enkele plaatshouder combineren.
@@Aanduiding##cities@@ @@Aanduiding##city@@ ##cities is geen geldige toevoeging voor de plaatshouder. 
@@Aanduiding##@@
@@Aanduiding@@ of
@@Aanduiding##city@@ of
@@Aanduiding##date@@
De plaatshouder mag geen hekjes ('##') bevatten zonder de toevoeging 'city' of 'date'.

 

Sjablonen uploaden

Nadat je een documentsjabloon hebt gemaakt, kun je dit als volgt uploaden:

  1. Ga naar Instellingen > Medewerkers > Medewerkersrollen.
  2. Klik op Sjabloon toevoegen om het sjabloon naar je account te uploaden.
  3. Selecteer de Categorie, geef het sjabloon een naam en selecteer de Taal.

    Let op: Contractsjablonen moeten geüpload worden naar de categorie Arbeidsovereenkomsten voordat je ze in je wervingsproces kunt gebruiken.

  4. Kies het juiste bestand en klik op Uploaden.
  5. Klik vervolgens op het geüploade sjabloon en selecteer Wie ondertekent als eerste? om de volgorde in te stellen waarin de verschillende ondertekenaars gevraagd worden om hun handtekening te zetten.

    Tip: Je ziet direct hoeveel plaatshouders voor handtekeningen het document per ondertekenaar bevat. 

 

Opmerkingen

0 opmerkingen

Artikel is gesloten voor opmerkingen.