Een document ondertekenen met een elektronische handtekening

 

 

Workflow_Hub.png Dit artikel gaat over workflows. Je kunt al je workflows aanmaken en opvolgen vanuit de Workflow Hub.

 

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je een document ondertekent met een elektronische handtekening. Deze optie is beschikbaar voor arbeidsovereenkomsten die binnen het gedeelte Werving & selectie worden uitgewisseld bij het voorbereiden van een aanbod voor een kandidaat en voor algemene documenten (zoals gegevensbeschermingsverklaringen) die in het tabblad Documenten van medewerkersprofielen opgeslagen zijn.

 

Werking van het ondertekeningsproces

Lees dit Helpcentrum-artikel voor meer informatie over het aanvragen van handtekeningen en de vereisten voor contractvoorstellen tijdens het aanbiedingsproces en dit Helpcentrum-artikel voor medewerkersdocumenten.

Na het verzenden van de e-mails waarin je om handtekeningen vraagt, volg je dit proces om documenten elektronisch te laten ondertekenen:

 

e-signature-singing-process-with-placeholders_nl.gif

 

Stappen tijdens het ondertekeningsproces Voor aangeboden contracten (kandidaatprofiel) Voor medewerkersdocumenten (medewerkersprofiel)

De eerste persoon die het document moet ondertekenen, ontvangt een e-mail met het documentsjabloon en het verzoek om zijn of haar digitale handtekening te plaatsen. Er kan ook een persoonlijk bericht worden toegevoegd.

Het contract kan op een computer worden ondertekend met een muis of een trackpad. Ondertekenaars kunnen ook de QR-code scannen met hun smartphone of tablet en het contract rechtstreeks op hun mobiele apparaat ondertekenen.

Zodra je op Aanbod verzenden hebt geklikt, wordt het proces gestart om de handtekeningen van de diverse partijen te verzamelen. De status van het aanbod in het kandidaatprofiel verandert van Gecreëerd naar In behandeling. Je kunt op Aanbod weergeven klikken om te zien hoe het proces vordert en of er nog handtekeningen verzameld moeten worden. Zodra je de handtekening hebt aangevraagd, wordt het proces gestart om de handtekeningen van de diverse ondertekenaars te verzamelen. Als het document geen sjabloon met een plaatshouder voor handtekeningen is, kan de ondertekenaar op elke plek in het document zijn of haar handtekening plaatsen.

Door op Opties te klikken, kunnen ondertekenaars het document downloaden of weigeren het te ondertekenen.

Als een ondertekenaar weigert te tekenen, verandert de status van de aangevraagde handtekening in het aanbodoverzicht in het kandidaatprofiel naar Geweigerd en wordt de aanvraag voor eventuele andere handtekeningen geannuleerd.

Als een ondertekenaar weigert te tekenen, verandert de status van de aangevraagde handtekening in het tabblad Documenten van het medewerkersprofiel naar Geweigerd en wordt de aanvraag voor eventuele andere handtekeningen geannuleerd.

Optioneel: soms moeten ondertekenaars niet alleen hun handtekening zetten, maar ook plaatshouders invullen voor de datum en/of plaats van ondertekening. 

De plaatshouder voor de datum vult automatisch de huidige datum in op het moment dat de handtekening wordt gezet (momenteel alleen beschikbaar in Britse notatie).

De plaatshouder voor locaties moet handmatig worden ingevuld.

De plaatshouder voor de datum vult automatisch de huidige datum in op het moment dat de handtekening wordt gezet (momenteel alleen beschikbaar in Britse notatie).

De plaatshouder voor locaties moet handmatig worden ingevuld.

Zodra de eerste ondertekenaar zijn of haar handtekening in het document heeft gezet en zowel de algemene voorwaarden als de beveiligingsinformatie heeft bevestigd, kan hij of zij op Document verzenden klikken. 

De status van de handtekening in het kandidaatprofiel verandert dan van In behandeling naar Ondertekend. Het document (inclusief alle reeds verkregen handtekeningen) wordt dan verzonden naar de volgende ondertekenaar.

De status van de handtekening in het medewerkersprofiel verandert van In behandeling naar Ondertekend. Het document (inclusief alle reeds verkregen handtekeningen) wordt dan verzonden naar de volgende ondertekenaar. Als de medewerker de enige ondertekenaar is, stopt het proces en wordt het document volledig ondertekend opgeslagen.
Als er meerdere ondertekenaars zijn, kun je de status van de verschillende handtekeningen bekijken door met je cursor over de status te bewegen.

Nadat alle betrokken partijen het document in de juiste volgorde hebben ondertekend, ontvangen alle ondertekenaars een e-mail met het definitieve bestand.

Het document met alle elektronische handtekeningen is beschikbaar in het kandidaatprofiel.
Het enige wat je hoeft te doen, is de status van het aanbod wijzigen in Aanbod geaccepteerd en de functie selecteren die moet worden gesloten.
Het document met alle elektronische handtekeningen is beschikbaar in het medewerkersprofiel.

Opmerking

De medewerker die een handtekening aanvraagt, ontvangt geen melding over de status ervan, tenzij hij of zij zelf ook een ondertekenaar is.

Medewerkers met de juiste toegangsrechten kunnen de status van een handtekening controleren op het tabblad Aanbod in het kandidaatprofiel of op het tabblad Documenten in het medewerkersprofiel.

Alleen beheerders kunnen de status van alle openstaande handtekeningen controleren in de Workflow Hub en op de overzichtspagina voor handtekeningen.

Opmerkingen

0 opmerkingen

Artikel is gesloten voor opmerkingen.

    Onderwerpen in dit artikel