Elektronische handtekeningen gebruiken voor personeelsdocumenten

 

Workflow_Hub.png Dit artikel gaat over workflows. Je kunt al je workflows aanmaken en opvolgen vanuit de Workflow Hub.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je documenten door een of meer medewerkers elektronisch laat ondertekenen.

Om handtekeningen voor documenten te kunnen aanvragen, moet de aanvragende medewerker over de nodige toegangsrechten beschikken. Toegangsrechten voor personeelsdocumenten kunnen worden toegewezen via medewerkersrollen. Als minimum zijn weergaverechten voor het Openbaar profiel en bewerkingsrechten voor de betreffende documentcategorie in Documenten vereist.

 

Handtekeningen van individuele medewerkers aanvragen

Als je voor een document de handtekening van slechts een enkele medewerker nodig hebt, kun je zijn of haar elektronische handtekening aanvragen onder Documenten in het medewerkersprofiel waar het document opgeslagen wordt. 

Upload het document dat ondertekend moet worden voordat je de elektronische handtekening aanvraagt. Lees ons artikel Individuele documenten uploaden voor meer informatie.

Volg deze stappen om een elektronische handtekening van een individuele medewerker aan te vragen:

    1. Ga naar Medewerkers > Medewerkerslijst. Klik op de naam van de betreffende medewerker om naar het medewerkersprofiel te gaan waarin het document opgeslagen wordt en klik op het tabblad Documenten.
    2. Klik op Handtekening aanvragen.
    3. Selecteer de ondertekenaar voor het document. De ondertekenaar kan de betreffende medewerker zijn, maar je kunt ook een andere medewerker binnen je bedrijf om een handtekening vragen. 
    4. Selecteer de taal voor het e-mailverzoek aan de medewerker. Als je wilt, kun je eigen tekst aan je e-mailbericht toevoegen.

settings-employee list-documents-request document signature_nl.png

De medewerker ontvangt een e-mailbericht met het verzoek om het document te tekenen en de status van het ondertekeningsverzoek verandert automatisch in In behandeling. Omdat het document geen plaatshouder voor een handtekening nodig heeft, kan de medewerker op elke plek in het document zijn of haar handtekening plaatsen. 

Als je ook de locatie en de datum van ondertekening in je document wilt opnemen, gebruik dan een eerder gemaakt documentsjabloon met plaatshouders voor locatie en datum. Lees het artikel Een document ondertekenen met een elektronische handtekening voor meer informatie over het ondertekeningsproces.

Nadat het document is ondertekend, wordt de documentstatus bijgewerkt naar Ondertekend en wordt het document opgeslagen in de betreffende documentcategorie in het medewerkersprofiel. Daar kun je het document inclusief handtekening downloaden. Er wordt ook automatisch een kopie gemaild naar de persoon die het document ondertekend heeft. Alle documenten waarvoor elektronische handtekeningen worden aangevraagd, worden na ondertekening geconverteerd naar een PDF-bestand, ook als ze bijvoorbeeld als DOC-bestand geüpload zijn.

 

Handtekeningen van meerdere partijen aanvragen

Als een personeelsdocument door meerdere personen moet worden ondertekend (bijvoorbeeld als een arbeidsovereenkomst gewijzigd is of als een medewerker promotie maakt), maak dan een documentsjabloon aan in je Personio-account. Dit documentsjabloon moet plaatshouders voor handtekeningen bevatten om te bepalen waar en in welke volgorde de handtekeningen moeten worden geplaatst. Je kunt ook plaatshouders opnemen voor de locatie en datum van ondertekening. 

Lees ons artikel Een documentsjabloon maken met plaatshouders voor handtekeningen om te ontdekken hoe je sjablonen maakt met plaatshouders voor handtekeningen, en voor de datum en locatie van digitale handtekeningen.

Volg deze stappen om handtekeningen van meerdere personen aan te vragen:

  1. Ga naar Medewerkers > Medewerkerslijst. Klik op de naam van de betreffende medewerker om naar het medewerkersprofiel te gaan en klik op het tabblad Documenten.
  2. Klik op Nieuw creëren om het document te maken dat je wilt laten ondertekenen. Selecteer een sjabloon dat plaatshouders voor handtekeningen bevat.
  3. Voeg eventueel ontbrekende informatie toe aan het sjabloon en klik op Creëren.
  4. Klik onder Documenten > Elektronische handtekening op Handtekening aanvragen.
  5. Selecteer de personen die het document moeten ondertekenen bij de plaatshouders die in het sjabloon gedefinieerd zijn. Je moet de ondertekenaars handmatig toewijzen aan de plaatshouders voor handtekeningen. Dit gebeurt niet automatisch door de plaatshouders een naam te geven (er aanduidingen aan toe te voegen). Aanduidingen dienen alleen om aan te geven wie een document op welke plek moet ondertekenen. Ga naar Instellingen > Medewerkers > Documenten om de volgorde te bewerken waarin de ondertekenaars het document moeten ondertekenen. Deze volgorde wordt toegepast op alle handtekeningen die je voor dat specifieke sjabloon aanvraagt.
    ⚠️ Een van de handtekeningen moet altijd gezet worden door de medewerker in wiens medewerkersprofiel het document is gemaakt.
  6. Selecteer de taal voor het e-mailverzoek dat naar de ondertekenaars wordt gestuurd. Je kunt slechts een enkele taal kiezen voor alle beoogde ondertekenaars.
  7. Als je wilt, kun je een eigen e-mailbericht toevoegen. Dit bericht wordt naar alle aangewezen ondertekenaars gestuurd.
  8. Klik op Document verzenden. De ontvangers ontvangen het verzoek om het document digitaal te ondertekenen in de volgorde die jij bepaald hebt. De status in de kolom Elektronische handtekening wordt bijgewerkt naar In behandeling. Klik op de status om meer informatie te zien.
  9. Zodra alle partijen het document ondertekend hebben, wordt de documentstatus bijgewerkt naar Ondertekend en kun je het document met alle handtekeningen downloaden. Er wordt een kopie gemaild naar de personen die het document ondertekend hebben. 

Let op:

De medewerker die een handtekening aanvraagt, ontvangt geen melding over de status ervan, tenzij die persoon zelf ook een ondertekenaar is.

Medewerkers met de juiste toegangsrechten kunnen de status van een handtekening controleren op het tabblad Documenten van het medewerkersprofiel.

Alleen beheerders kunnen de status van alle openstaande handtekeningen controleren in de Workflow Hub en op de overzichtspagina voor handtekeningen.

 

Webinar over handtekeningen (alleen in het Duits)

 

Opmerkingen

0 opmerkingen

Artikel is gesloten voor opmerkingen.