In dit artikel wordt uitgelegd hoe je elektronische handtekeningen kunt aanvragen voor documenten die in Personio zijn opgeslagen. De aanvragende medewerker moet over de nodige toegangsrechten beschikken en kan één of meerdere handtekeningen aanvragen. Bekijk ons artikel over het gedeelte Automatisering voor meer informatie over workflows of het ondertekenen van een document met een elektronische handtekening.
Elektronische handtekeningen en hun rechtsgeldigheid aanvragen
Je kunt elektronische handtekeningen aanvragen voor alle documenten in Personio, zoals arbeidsovereenkomsten, aanvullende overeenkomsten, toestemmingsverklaringen enzovoort. Het is belangrijk om de rechtsgeldigheid van elektronische handtekeningen die je aanvraagt, te controleren.
We werken samen met SignaturIT en gebruiken het handtekeningtype Advanced. Als je vragen over de rechtsgeldigheid en veiligheid van elektronische handtekeningen hebt, neem dan contact op met een advocaat of juridisch adviseur. Personio stelt alleen de technische mogelijkheid en de tool voor het gebruik van elektronische handtekeningen ter beschikking en aanvaardt geen aansprakelijkheid.
Vereisten:
Om handtekeningen aan te vragen, moet je aan het volgende voldoen:
- Je organisatie beschikt over het vereiste pakket.
- Je organisatie heeft het vakje Signaturit Solutions aangevinkt in de sectie Toeleveranciers op het tabblad Informatie over gegevensbescherming.
- De gebruiker die om handtekeningen vraagt, heeft de volgende toegangsrechten die worden toegewezen via Instellingen > Medewerkers > Medewerkersrollen:
- weergaverechten voor het Openbaar profiel onder Medewerkersgegevens > Persoonlijke informatie
- bewerkingsrechten voor de overeenkomstige documentcategorie onder Medewerkersgegevens > Documenten
- De gebruiker van wie de handtekening wordt aangevraagd, beschikt over:
- de status 'Actief' of 'Onboarding' in Personio.
- een geldig e-mailadres dat in hun Personio-profiel is opgeslagen; dit betreft ook kandidaten die contracten moeten ondertekenen.
Handtekening aanvragen
Voordat je om een handtekening vraagt, moet je zorgen dat het document is toegevoegd aan het betreffende medewerkersprofiel. Volg de onderstaande stappen als het document al in het profiel bestaat:
- Ga naar het Medewerkersprofiel > tabblad Documenten.
- Zoek het bestaande document in de lijst.
- Beweeg over de documentnaam en klik op het pictogram Handtekening aanvragen rechts van de handtekeningstatus.
- In het venster dat wordt weergegeven, selecteer je de ondertekenaar van het document en de taal van de e-mail. Voer eventueel ook een bericht in.
- Automatische e-mailherinneringen voor de aanvraag zijn standaard ingeschakeld. Om automatische herinneringen uit te schakelen, verwijder je het vinkje bij Automatische herinneringen verzenden voor handtekeningen die in behandeling zijn. Als herinneringen zijn ingeschakeld, kun je instellen hoe vaak ze moeten worden verzonden. Er worden e-mails verzonden totdat de status van de handtekening verandert in Ondertekend of Verlopen.
- Verzend de ondertekenaanvraag.
Je keert terug naar de documentenlijst van de medewerker en de aangevraagde medewerker(s) ontvangen een e-mail met het verzoek een document te ondertekenen. De status in de kolom Handtekening wordt bijgewerkt naar 'In behandeling' en vervolgens bijgewerkt naar 'Ondertekend' zodra de handtekening is gezet.
In het artikel Ondertekenaanvragen monitoren en beheren lees je hoe je de status van een aanvraag kunt controleren of een handmatige e-mailherinnering kunt sturen.
Handtekeningen van meerdere personen voor een enkel document aanvragen
Als je een document door meerdere personen wilt laten ondertekenen, zorg dan dat:
- het document is toegevoegd aan het profiel van de betreffende medewerker
- het document is gemaakt met een documentsjabloon dat meerdere placeholders voor handtekeningen bevat
Volg de onderstaande stappen om handtekeningen van meerdere personen onder een document aan te vragen:
- Ga naar het Medewerkersprofiel > Documenten.
- Zoek het bestaande document in de lijst.
- Beweeg over de documentnaam en klik op het pictogram Handtekening aanvragen rechts van de handtekeningstatus.
- In het venster dat verschijnt, selecteer je de ondertekenaar die aan elke placeholder is gekoppeld. Veelvoorkomende placeholders zijn Medewerker, Leidinggevende en HR-manager.
- Selecteer de taal van de e-mail en voer eventueel een bericht in.
- Automatische e-mailherinneringen voor de aanvraag zijn standaard ingeschakeld. Om automatische herinneringen uit te schakelen, verwijder je het vinkje bij Automatische herinneringen verzenden voor handtekeningen die in behandeling zijn. Als herinneringen zijn ingeschakeld, kun je instellen hoe vaak ze moeten worden verzonden. Er worden e-mails verzonden totdat de status van de handtekening verandert in Ondertekend of Verlopen.
- Verzend de ondertekenaanvraag.
Je keert terug naar de documentlijst van de medewerker en de gekozen medewerkers ontvangen een e-mail met het verzoek een document te ondertekenen. De status in de ondertekenkolom wordt bijgewerkt naar 'In behandeling' zodra de aanvraag is verzonden, en verandert in 'Ondertekend' zodra het document is ondertekend.
E-mails met aanvragen voor handtekeningen worden verzonden in de volgorde die is opgegeven in de instellingen van de oorspronkelijke documentsjabloon. Bekijk Een documentsjabloon maken met placeholders voor handtekeningen om de volgorde te wijzigen.
In het artikel Ondertekenaanvragen monitoren en beheren lees je hoe je de status van een aanvraag kunt controleren en een handmatige herinnering kunt sturen.
De status van een handtekeningaanvraag controleren
- Maak een aangepaste workflow met de trigger 'De handtekeningstatus van het document van een medewerker is bijgewerkt' om medewerkers op de hoogte te stellen van wijzigingen in de status van een handtekening.
- Beheerders kunnen de status van alle openstaande handtekeningen controleren in het gedeelte Automations en op de overzichtspagina voor handtekeningen.
- Als een document nog niet is ondertekend, kunnen beheerders de status ervan controleren en de ondertekenaars handmatig een herinneringsmail sturen via de overzichtspagina voor handtekeningen.
- Medewerkers met de benodigde toegangsrechten kunnen de status van een ondertekening controleren en een ondertekenherinnering verzenden via het betreffende medewerkersprofiel.
Zie het artikel Elektronische handtekeningen aanvragen en beheren .
Probleemoplossing
De ondertekenaar heeft de e-mail met de aanvraag niet ontvangen
Controleer de volgende punten als een gebruiker de e-mail met de aanvraag tot ondertekening niet heeft ontvangen.
| Scenario | Oplossing: |
| Onnauwkeurig of geen e-mailadres in Personio |
Zorg ervoor dat het juiste e-mailadres is opgeslagen in het medewerkersprofiel of kandidaatprofiel van de ontvanger in Personio. |
| Status in Personio |
Als de ondertekenaar een medewerker is, zorg er dan voor dat deze de status Actief of Onboarding heeft in Personio. |
| Er kan niet om handtekeningen worden gevraagd |
Zorg ervoor dat het document niet met een wachtwoord is beveiligd. |
| De widget Handtekeningen is niet zichtbaar in het dashboard Automatisering |
Controleer de sectie met vereisten hierboven. |
| Aanvraag is in de map met ongewenste berichten van de ontvanger terechtgekomen |
Mogelijk bevindt de e-mail met de aanvraag zich in de map met ongewenste berichten van de ontvanger of is de inbox van de ontvanger vol. Controleer op e-mails van een van de volgende SignaturIT-adressen:
|