In dit artikel wordt uitgelegd hoe je elektronische handtekeningen kunt aanvragen voor documenten die zijn opgeslagen in Personio. De aanvragende medewerker moet over de nodige toegangsrechten beschikken en één of meerdere handtekeningen kunnen aanvragen. Zie ons artikel over het gedeelte Automatiseringen voor meer informatie over Workflows of hoe je een document ondertekent met een elektronische handtekening.
Elektronische handtekeningen aanvragen en de wettigheid ervan
Je kunt elektronische handtekeningen aanvragen voor alle documenten in Personio, zoals arbeidsovereenkomsten, aanvullende overeenkomsten, toestemmingsverklaringen enz. Het is belangrijk om de Rechtsgeldigheid van elektronische handtekeningen die je aanvraagt zeker te stellen.
Wij werken samen met SignaturIT en gebruiken hun Geavanceerd handtekeningtype. Als je vragen hebt over de juridische veiligheid en het effect van elektronische handtekeningen, neem dan contact op met een advocaat of juridisch adviseur van jouw keuze. Personio biedt alleen de technische vereisten en de tool voor het gebruik van handtekeningen en aanvaardt geen aansprakelijkheid.
Voorwaarden
Stel het volgende zeker bij het aanvragen van handtekeningen:
- Je organisatie heeft het vereiste pakket.
- Je organisatie heeft het vakje Signaturit Solutions aangevinkt in de sectie Toeleveranciers op het tabblad Informatie over gegevensbescherming.
- De gebruiker die handtekeningen aanvraagt heeft de volgende toegangsrechten toegewezen gekregen via Instellingen > Medewerkers > Medewerkersrollen:
- leesrechten voor de Openbaar profiel onder Medewerkersgegevens > Persoonlijke gegevens
- bewerkingsrechten voor de bijbehorende documentcategorie onder Medewerkersgegevens > Documenten
- De gebruiker van wie de handtekening wordt gevraagd, heeft:
- de status Actief of Onboarding in Personio,
- een geldig e-mailadres dat is opgeslagen in diens Personio-profiel, inclusief kandidaten die contracten moeten ondertekenen.
Een handtekening aanvragen
Zorg er voordat je een handtekening aanvraagt voor dat het document is toegevoegd aan het relevante medewerkersprofiel. Als het document al bestaat in het profiel, volg je de onderstaande stappen:
- Ga naar het tabblad Medewerkersprofiel > Documenten .
- Zoek het bestaande document in de lijst.
- Plaats de cursor op de naam van het document en klik op het pictogram Handtekening aanvragen rechts van de handtekeningstatus.
- Selecteer in het venster voor de ondertekeningsaanvraag de ondertekenaar van het document en de e-mailtaal, en voer eventueel een e-mailbericht in.
- Geautomatiseerde e-mailherinneringen voor de aanvraag zijn standaard ingeschakeld. Om automatische herinneringen uit te schakelen, verwijder je het vinkje bij het selectievakje Automatische herinneringen voor handtekeningen in behandeling versturen. Als herinneringen zijn ingeschakeld, kun je instellen hoe vaak ze worden verzonden. E-mails gaan door totdat de status van de handtekening verandert in ondertekend of verlopen.
- Vraag de handtekening aan.
Je keert terug naar de documentenlijst van de medewerker en de aangevraagde medewerker(s) ontvangt/ontvangen een e-mail met het verzoek om een document te ondertekenen. De status in de kolom Handtekening wordt bijgewerkt naar In behandeling, en wordt bijgewerkt naar Ondertekend zodra deze is voltooid.
Zie het artikel Ondertekeningsaanvragen volgen en beheren om de status van een aanvraag te controleren, of om handmatig een e-mailherinnering te verzenden.
Handtekeningen aanvragen van meerdere mensen op één document
Stel het volgende zeker als je wilt dat een document door meerdere personen wordt ondertekend:
- Het document is toegevoegd aan het profiel van de betreffende medewerker
- Het document is gemaakt met een documentsjabloon dat placeholders voor meerdere handtekeningen bevat
Volg de onderstaande stappen als je handtekeningen van meerdere personen op een document wilt aanvragen:
- Ga naar Medewerkersprofiel > Documenten.
- Zoek het bestaande document in de lijst.
- Plaats de cursor op de naam van het document en klik op het Handtekening aanvragen-pictogram rechts van de handtekeningstatus.
- Selecteer in het venster voor de handtekening van de aanvraag die wordt weergegeven de ondertekenaar die aan elke placeholder is gekoppeld. Veelvoorkomende placeholders zijn onder meer Medewerker, Leidinggevende en HR-manager.
- Selecteer de e-mailtaal en voer eventueel een e-mailbericht in.
- Geautomatiseerde e-mailherinneringen voor de aanvraag zijn standaard ingeschakeld. Om automatische herinneringen uit te schakelen, verwijder je het vinkje bij het selectievakje Automatische herinneringen voor handtekeningen in behandeling versturen. Als herinneringen zijn ingeschakeld, kun je instellen hoe vaak ze worden verzonden. E-mails gaan door totdat de status van de handtekening verandert in ondertekend of verlopen.
- Vraag de handtekening aan.
Je keert terug naar de documentenlijst van de medewerker en de aangevraagde medewerker(s) ontvangt/ontvangen een e-mail met het verzoek om een document te ondertekenen. De status in de handtekeningkolom wordt bijgewerkt naar In behandeling zodra de handtekening is aangevraagd, en verandert naar Ondertekend zodra dit is voltooid.
E-mails met ondertekeningsaanvragen worden verzonden in de volgorde die is opgegeven in de instellingen van de oorspronkelijke documentsjabloon. Bekijk om de volgorde te veranderen Een documentsjabloon maken met placeholders voor handtekeningen.
Zie het artikel Ondertekeningsaanvragen volgen en beheren om de status van een aanvraag te controleren of een handmatige herinnering te sturen.
De status van een ondertekeningsaanvraag controleren
- Maak een aangepaste workflow met behulp van de trigger De status van de documenthandtekening van een medewerker is bijgewerkt om medewerkers op de hoogte te stellen van wijzigingen in de status van een handtekening.
- Beheerders kunnen de status van alle openstaande handtekeningen controleren via het gedeelte Automatiseringen en de pagina Overzicht handtekeningen.
- Als een document nog niet is ondertekend, kunnen beheerders de status ervan controleren en de ondertekenaar(s) een handmatige herinneringsmail sturen via de pagina Overzicht handtekeningen.
- Medewerkers met de noodzakelijke toegangsrechten kunnen de status van een handtekening controleren en een ondertekeningsherinnering sturen via het betreffende Medewerkersprofiel.
Zie het artikel Ondertekeningsaanvragen volgen en beheren.
Probleemoplossing
De ondertekenaar heeft de e-mail met de aanvraag niet ontvangen
Controleer de volgende punten als een gebruiker de e-mail met de ondertekeningsaanvraag niet heeft ontvangen.
| Scenario | Oplossing |
| Onjuist of geen e-mailadres in Personio |
Zorg ervoor dat het juiste e-mailadres is opgeslagen in het medewerkersprofiel of het kandidaatprofiel van de ontvanger in Personio. |
| Status in Personio |
Als de ondertekenaar een medewerker is, zorg er dan voor dat deze de status Actief of Onboarding heeft in Personio. |
| Handtekeningen kunnen niet worden aangevraagd |
Zorg ervoor dat het document niet met een wachtwoord is beveiligd. |
| De widget Handtekeningen is niet zichtbaar in het dashboard Automatiseringen |
Controleer de sectie Vereisten hierboven. |
| Aanvraag is in de spamfolder van de ontvanger terecht gekomen |
De e-mail met de aanvraag bevindt zich mogelijk in de spamfolder van de ontvanger, of het kan zijn dat de inbox van de ontvanger vol is. Controleer op e-mails van een van de volgende SignaturIT-adressen:
|