Elektronische handtekeningen gebruiken tijdens het aanbiedingsproces

 

 

Workflow_Hub.png Dit artikel gaat over workflows. Je kunt al je workflows aanmaken en opvolgen vanuit de Workflow Hub.

 

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je tijdens het wervingsproces een aanbod met een contract naar een succesvolle kandidaat stuurt en van alle partijen de benodigde elektronische handtekeningen vraagt. Gebruik sjablonen met plaatshouders voor de handtekeningen om het ondertekeningsproces te starten. 

Om handtekeningen voor documenten te kunnen aanvragen, moet de aanvragende medewerker over de nodige toegangsrechten beschikken. Voor het aanbiedingsproces kun je deze rechten definiëren aan de hand van wervingsrollen. Medewerkers hebben ten minste weergaverechten voor Kandidaten en bewerkingsrechten voor Aanbiedingen nodig. 

 

Een documentsjabloon maken met plaatshouders voor handtekeningen

Als je in het wervingsproces elektronische handtekeningen wilt gebruiken, moet je eerst een geschikt sjabloon met de juiste plaatshouders maken. Gebruik plaatshouders om te bepalen waar en in welke volgorde de handtekeningen moeten worden geplaatst. Lees dit Helpcentrum-artikel voor meer informatie over het aanmaken van een documentsjabloon met plaatshouders voor handtekeningen en het verwerken van plaatshouders voor de locatie en datum van elektronische handtekeningen in een contractaanbod.

De sjabloon moet altijd worden opgeslagen onder Instellingen > Documenten in de documentcategorie Arbeidsovereenkomsten.

 

Een werkaanbod versturen met een handtekening

Als je een succesvolle kandidaat een aanbod wilt sturen, kun je als onderdeel van je aanbiedingsproces elektronische handtekeningen vragen van zowel interne medewerkers als de kandidaat.

e-signature-offer-process_nl.gif

Volg de onderstaande stappen om deze handtekeningen aan te vragen:

    1. Ga naar Werving & Selectie > Kandidaatprofiel > Aanbod > Nieuw aanbod > Aanbod met contractdocument.  Selecteer een sjabloon met plaatshouders voor handtekeningen.
    2. Vul de andere plaatshouders in. Nadat je het aanbod hebt opgeslagen, kun je het naar de kandidaat sturen.
    3. Klik op Contractdocument met eSignature verzenden om handtekeningen aan te vragen.
    4. De volgorde waarin de verschillende ondertekenaars gevraagd worden om hun handtekening te plaatsen, is vooraf bepaald voor elke sjabloon in Instellingen > Documenten. Selecteer de kandidaat en de verantwoordelijke medewerkers die het document moeten ondertekenen. De kandidaat moet altijd als een van de ondertekenaars gedefinieerd worden. Je moet de vereiste ondertekenaars handmatig toewijzen aan de plaatshouders voor handtekeningen. Dit gebeurt niet automatisch door aanduidingen toe te voegen aan de plaatshouders. Aanduidingen dienen alleen om aan te geven wie een document op welke plek moet ondertekenen. Je kunt in het veld Opmerking een opmerking voor de ondertekenaars toevoegen die wordt opgenomen in het e-mailbericht waarin om hun handtekening gevraagd wordt.
    5. Klik op Aanbod verzenden om het ondertekeningsproces te starten.

Het e-mailverzoek en de opmerking worden geen van beide opgeslagen in het tabblad Berichten van het kandidaatprofiel.

Lees dit Helpcentrum-artikel voor meer informatie over het maken, bewerken en beheren van werkaanbiedingen in Personio.

 

Het contract elektronisch ondertekenen

Zodra je op Aanbod verzenden hebt geklikt, wordt het proces gestart om de handtekeningen van de diverse partijen te verzamelen. De status van het aanbod in het kandidaatprofiel verandert van Gecreëerd naar In behandeling. Je kunt op Aanbodgegevens weergeven klikken om te zien hoe het proces vordert en of er nog handtekeningen verzameld moeten worden.

Lees dit Helpcentrum-artikel voor meer informatie over het verzamelen van elektronische handtekeningen van alle partijen.

Let op:

De medewerker die een handtekening aanvraagt, ontvangt geen melding over de status ervan, tenzij deze persoon zelf ook een ondertekenaar is.

Medewerkers met de juiste toegangsrechten kunnen de status van een handtekening controleren op het tabblad Aanbod van het kandidaatprofiel.

Alleen beheerders kunnen de status van alle openstaande handtekeningen controleren in de Workflow Hub en op de overzichtspagina voor handtekeningen.

 

Webinar over handtekeningen (alleen in het Duits)

 

Opmerkingen

0 opmerkingen

Artikel is gesloten voor opmerkingen.