Nadat je een functie in Personio hebt aangemaakt, kun je alle aspecten van die functie beheren vanuit de details. Dit artikel biedt een overzicht van de functionaliteiten binnen de details.

Ga naar Werving & selectie > Functies en klik op de titel van de functie om toegang te krijgen tot een functie en de bijbehorende details.  

 

Algemene details

Functietitel

Bij de details verschijnt de functietitel altijd bovenaan de pagina. Bijvoorbeeld 'Directeur Engineering'.

Tip
Het gekleurde label rechts van de functietitel toont de huidige status van de functie. De statussen zijn Concept, Gepubliceerd, Gepromoot of Gearchiveerd. De functie moet zijn gepubliceerd en actieve vacatures hebben om als gepromoot te worden weergegeven.

 

Deelvenster details

In het venster met de functietitel zie je een momentopname van de volgende details:

• Wervingsteam
• Datum waarop de vacature is gepubliceerd
• Juridische entiteit (indien geactiveerd, afhankelijk van je pakket)
• Afdeling
• Primaire locatie

 

Actieknoppen

Rechtsboven op de pagina vind je verschillende knoppen. Zie onderstaande tabel voor een beschrijving van deze knoppen en hun functies.

Knop	Details
Bewerken	Klik op de knop Bewerken om de details van de vacature te openen en te bewerken. Bijvoorbeeld als je de functie aan een andere juridische entiteit wilt toewijzen.
Promoten (alleen zichtbaar als de vacature is gepubliceerd)	Klik op de promotieknop om je functies in Personio en op externe jobboards te promoten. Op het tabblad Promotie vind je meer promotiefunctionaliteiten.
Publiceren (alleen zichtbaar als de vacature zich in een conceptfase bevindt)	Met de knop Publiceren kun je de vacature publiceren op je Personio-carrièrepagina. Alleen gepubliceerde functies zijn zichtbaar op de carrièrepagina's en maken het mogelijk om sollicitaties te ontvangen en de XML-feed te gebruiken.
Pictogram met drie puntjes	Klik op het pictogram met de drie puntjes om de volgende acties uit te voeren: Dupliceren Eenopmerking toevoegen ▶︎ Voeg een interne opmerking over de functie toe, bijvoorbeeld het salarisbudget. Documenten toevoegen ▶︎ Je kunt meerdere interne bestanden uploaden en downloaden met een maximale bestandsgrootte van 20 MB. Bijvoorbeeld een PDF-omschrijving van de functie. ▶︎ Deze documenten worden niet gepubliceerd, maar kunnen worden bekeken en beheerd door op de knop Documenten toevoegen te klikken. Publicatie intrekken (als de vacature momenteel is gepubliceerd) Archiveren Verwijderen

 

Het tabblad Overzicht

Het tabblad Overzicht is het hoofdoverzicht met alle relevante informatie over een functie. Je kunt vacatures aanmaken en inzicht krijgen in hoe verschillende wervingskanalen presteren.

 

Vacatures

In de sectie Vacatures kun je alle vacatures voor de functie maken en bekijken. Je kunt filteren op alle vacatures, huidige vacatures en ingevulde vacatures. Je kunt van elke vacature de sluitingsdatum, de status en de functietitel bekijken.

Klik op het potloodpictogram in de hoek om vacatures te bewerken, te verwijderen en toe te voegen. Elke nieuwe vacature krijgt automatisch de status Open.

Volg deze stappen als de vacature wordt ingevuld:

1. Ga in de details naar het tabblad Sollicitaties.
2. Selecteer het profiel van de kandidaat die je zoekt.
3. Klik op het tabblad Aanbod.
4. Selecteer Aanbod geaccepteerd.
5. Als je meerdere vacatures hebt, selecteer je de vacature die je hebt.
6. Neem de kandidaat aan.

De status van de vacature verandert van Open naar Ingevuld.

Opmerking
Als je een openstaande vacature verwijdert uit een gepubliceerde vacature, verandert de status van de functie in Concept. De functie wordt van je carrièrepagina verwijderd en kandidaten kunnen niet solliciteren. Als je deze functie op je carrièrepagina wilt houden, moet je een nieuwe vacature toevoegen.

 

Kanaalprestaties

Deze sectie geeft een overzicht van hoe effectief elk sollicitatiekanaal is voor je functie en vacatures. Je kunt zien of kandidaten van bepaalde kanalen verder in de wervingspijplijn komen dan anderen.

Het cirkeldiagram wordt voortdurend bijgewerkt en toont:

• De kanalen die de meeste en de minste kandidaten aantrekken.
• De fase van het proces waarin deze kandidaten zich momenteel bevinden. Klik op Fase om te kiezen welke wervingsfases je in je evaluatie wilt opnemen.

Tip
Personio houdt automatisch kandidaten bij die via de carrièrepagina van Personio of de promotiefunctie zijn binnengekomen. Zorg ervoor dat je voor alle externe wervingskanalen trackinglinks gebruikt.

 

Wervingsteam

In de sectie Wervingsteam kun je de medewerkers bekijken die betrokken zijn bij het wervingsproces voor de functie. Hier zie je ook zijn of haar verantwoordelijkheid in het proces, bijvoorbeeld ' manager' of 'interviewer'.

Klik op het potloodpictogram in de hoek om de verantwoordelijkheden van een medewerker te bewerken, medewerkers uit het wervingsteam te verwijderen of nieuwe leden toe te voegen aan het wervingsteam.

Tips
▶︎ Leden van het wervingsteam ontvangen notificaties, taken en toegangsrechten voor de sollicitaties voor deze functie op basis van hun toegewezen wervingsrol.
▶︎ Je kunt wervingsrollen ook gebruiken om medewerkers toegang te verlenen tot geselecteerde kandidaatprofielen zonder dat ze deel uitmaken van het wervingsteam voor de functie. Deze worden niet weergegeven in de functiedetails. Lees meer over het toewijzen van wervingsrollen.

 

Het tabblad Omschrijving

Beheer je functieomschrijvingen en hun vertalingen in het tabblad Omschrijving. Je kunt het volgende doen:

• Functieomschrijvingen toevoegen.
• Selecteer de standaardtaal voor elke taak.
• Voeg verdere vertalingen voor andere talen toe.
• Vul alle benodigde functieomschrijvingsvelden in die je eerder hebt ingesteld.

 

Functieomschrijvingen toevoegen en bewerken

Een functieomschrijving voor je functie toevoegen:

1. Ga in de details naar het tabblad Omschrijving.
2. Selecteer de standaardtaal.
3. Vul de vereiste functieomschrijvingsvelden in. Deze worden weergegeven op je Personio-carrièrepagina en op externe jobboards. Als je optionele velden leeg laat, worden ze niet weergegeven op je Personio-carrièrepagina.

Tip
De sectie Over ons wordt automatisch toegevoegd aan elke functieomschrijving in de respectievelijke taal. Je kunt dit bewerken in de instellingen via Werving & selectie > Carrièrepagina > Omschrijvingen en vertalingen. Als je de sectie weg wilt laten, laat deze dan leeg.

 

Standaardtaal en vertalingen

Je kunt functieomschrijvingen voor je functies toevoegen in de volgende talen: Nederlands, Engels, Duits, Spaans, Frans, Italiaans, Portugees, Zweeds en Fins. 

De eerste taal die je aan een functieomschrijving toevoegt, wordt de standaardtaal. Dit betekent dat de vacature in die taal wordt weergegeven, ongeacht de taal van de Personio-carrièrepagina. De standaardtaal wijzigen:

1. Voeg nog een taal toe.
2. Vul de omschrijvingsvelden in.
3. Vink het vakje bovenaan aan om dit als standaard in te stellen voor de functie op de carrièrepagina.

Tip
Kandidaten die de carrièrepagina bezoeken, kunnen via een vervolgkeuzemenu direct op de functieomschrijvingspagina overschakelen naar een andere beschikbare vertaling.

 

Het tabblad Promotie 

Op het tabblad Promotie kun je vacatures via de promotiefunctie op externe jobboards plaatsen en kun je trackinglinks aanmaken. Deze functies worden hieronder uitgelegd.

 

Mijn vacatures

Met de promotiefunctie kun je functies op verschillende jobboards promoten om meer kandidaten aan te trekken. Ga naar de sectie Mijn vacatures om te zien welke vacatures zijn ingevuld en om nieuwe vacatures aan te maken.

• Om een actieve vacature te deactiveren, klik je op de vacature en selecteer je Aanvragen tot vervaldatum aan de rechterkant.
• Om een verlopen vacature opnieuw te publiceren, klik je op de vacature en vervolgens op Vernieuwen. Je wordt dan meteen naar de voorbeeldweergave van de vacature geleid.

Lees meer over externe jobboards en de promotiefunctie.

 

Trackinglinks

Als je externe wervingskanalen gebruikt, zoals jobboards die niet beschikbaar zijn via de promotiefunctie, en de reacties van kandidaten wilt bijhouden, moet je voor elk kanaal een trackinglink aanmaken.

Personio genereert automatisch een trackingparameter voor elk wervingskanaal op basis van het kanaal-ID. Deze parameter wordt gebruikt om binnenkomende sollicitaties op te volgen. Je moet de trackinglink opslaan in de vacature (bijvoorbeeld op een externe jobboard) om te zorgen dat kandidaten rechtstreeks naar je sollicitatieformulier worden geleid.

Lees ons artikel over het gebruik van trackinglinks voor meer informatie.

 

Links carrièrepagina

Personio genereert trackinglinks voor je sollicitatieformulieren op basis van de URL's van het sollicitatieformulier.

In dit gedeelte kun je links voor de carrièrepagina van je bedrijf en het sollicitatieformulier toevoegen. Hierdoor kan Personio trackinglinks genereren op basis van deze parameters.

• Als je de Personio-carrièrepagina hebt ingeschakeld, hoef je de link naar de carrièrepagina niet voor elke functie te bewerken, omdat ze automatisch worden toegevoegd.
• Als je de eigen carrièrepagina van je bedrijf gebruikt, moet je de links naar de carrièrepagina en het sollicitatieformulier invoeren voordat je nieuwe trackinglinks voor de functie kunt maken.

 

Het tabblad Sollicitaties

Opmerking
Het gedeelte Sollicitaties in de functiedetails laat alleen kandidaten zien die op die specifieke vacature hebben gesolliciteerd. Dit is iets anders dan de algemene sollicitatielijst, die alle sollicitaties bevat die voor alle functies bij je bedrijf zijn ingediend. Je vindt de algemene sollicitatielijst via Werving & selectie > Sollicitaties.

Op het tabblad Sollicitaties kun je de sollicitaties bekijken die je voor de functie hebt ontvangen. De volgende functies zijn beschikbaar.

 

Kandidatenpijplijn

Bovenaan de lijst kun je de kandidatenpijplijn bekijken. De kandidatenpijplijn loopt vanaf het moment dat je een sollicitatie ontvangt tot het moment dat de kandidaat de vacature accepteert. Deze is onderverdeeld in wervingsfasen, zodat je snel inzicht krijgt in het aantal kandidaten in elke fase. Lees meer over wervingsfasen.

 

Kolommen

De kandidaatgegevens op het tabblad Sollicitaties zijn gerangschikt in kolommen. Je kunt de weergave aanpassen door kolommen toe te voegen, te verwijderen en te verplaatsen.

De beschikbare kolommen worden in de onderstaande tabel weergegeven.

Kolom	Details
Naam	De naam van de kandidaat.
Prioriteit	Sollicitaties die als prioriteit zijn gemarkeerd.
Fase	De huidige wervingsfase waarin de kandidaat zich bevindt. Lees meer over wervingsfasen.
Kanaal	Het wervingskanaal waaruit de sollicitatie afkomstig is.
Ontvangstdatum sollicitatie	De datum waarop de sollicitatie is ontvangen.
Tags	Labels die je hebt toegevoegd aan het profiel van de kandidaat. Lees meer over kandidaatlabels.
Updates	Updates met betrekking tot de sollicitatie, bijvoorbeeld een nieuw bericht in het profiel van de kandidaat. Klik om rechtstreeks naar het profiel van de kandidaat te gaan, waar je de update kunt bekijken en een actie kunt uitvoeren.
In fase	Het aantal dagen dat een sollicitatie zich in een bepaalde wervingsfase bevindt. Als een kandidaat het maximale aantal dagen voor die fase overschrijdt, wordt dit in rood aangegeven. Lees meer over het maken van aangepaste wervingsfasen.

 

Tip
Er staat ook een notificatiekolom aan de linkerkant van de lijst. Je kunt deze herkennen aan het belpictogram bovenaan de kolom. Hier kun je belangrijke updates met betrekking tot een sollicitatie zien. Een kloksymbool geeft bijvoorbeeld aan dat een sollicitatie te laat is en een blauwe stip geeft aan dat er een nieuw bericht is.

 

Filter

Met de filterfunctie kun je de gegevens van de kandidaten verfijnen zodat ze beter aansluiten bij je behoeften. De filters komen overeen met de kolommen. Je kunt bijvoorbeeld filteren op prioriteit, kanaal, sollicitatiedatum, enz.

Je kunt meerdere filterregels combineren om precies de informatie te krijgen die je nodig hebt. Je kunt bijvoorbeeld de regels “Kanaal bevat LinkedIn” en “Tags bevatten ‘Groot potentieel’‘’ combineren om alleen sollicitaties te tonen die aan deze criteria voldoen.

 

Gegevens van de kandidaat weergeven

Om meer te weten te komen over een kandidaat, klik je op zijn of haar naam in de lijst. Er wordt dan een zijpaneel geopend met extra informatie over de kandidaat in één oogopslag.

 

 

Het tabblad Inzichten

Opmerking
Het tabblad Inzichten in de details toont inzichten voor die specifieke functie. Dit is anders dan het hoofdtabblad Inzichten, dat de inzichten voor alle functies bevat. Je vindt het hoofdtabblad Inzichten via Werving & Selectie > Inzichten.

Op het tabblad Inzichten van de functiedetails kun je relevante rapportage-inzichten met betrekking tot de functie details. De gegevens worden weergegeven in de volgende grafieken.

 

Inkomende sollicitaties

Diagram: sollicitaties in de loop van de tijd

Dit diagram laat zien hoeveel sollicitaties je voor je functie hebt ontvangen tijdens de geselecteerde periode.

Je kunt een periode van vier of acht weken bekijken. Als je de evaluatie gedurende een langere periode wilt evalueren, kun je gebruikmaken van het systeemrapport Sollicitaties.

 

Trechterstatus

Diagram: doorvoerpercentages

Dit diagram gebruikt alle sollicitaties die ooit zijn ingediend en in elke fase en berekent de conversiepercentages.

Voorbeeld

Er zijn in totaal 1000 sollicitaties. Hiervan zijn er 500 doorgegaan naar een sollicitatiegesprek en 10 van hen zijn doorgegaan naar de eindfase. Het diagram toont dan:

• Een conversiepercentage van 50% voor nieuwe sollicitaties die zijn verschoven naar sollicitatiegesprek.
• Een conversiepercentage van 2% voor sollicitaties die van het sollicitatiegesprek naar de eindfase zijn gegaan.

Diagram: tijd in fase

Dit diagram laat zien hoe lang een sollicitatie zich gemiddeld in elke fase bevond. Dit omvat doelen die in de betreffende fasedefinitie zijn ingevoerd.