In dit artikel wordt beschreven hoe je je werkuren kunt bijhouden en je aanwezigheidsinformatie kunt controleren.

Met Personio kun je je werktijd bijhouden terwijl je werkt. Je kunt ook op elk moment tijdinvoer toevoegen. Je kunt in beide scenario’s onze mobiele app gebruiken of je in een browser aanmelden bij je account. Mogelijk heeft je bedrijf een gedeeld apparaat ingesteld om je werkuren bij te houden. 

Als je de optie voor het bijhouden van tijd niet ziet, kun je de Personio-beheerder binnen je bedrijf vragen om te controleren of je de juiste toegangsrechten hebt.

Je werkuren in realtime bijhouden

De tijd die via een browser en een gedeeld apparaat wordt geregistreerd, wordt gesynchroniseerd. Je kunt hiertussen schakelen als je wilt. Als je in plaats daarvan de app gebruikt, blijf deze dan de hele dag gebruiken om overlappende tijdinvoer en aanwezigheidsfouten te voorkomen.

Browser

Als je bedrijf deze optie heeft ingeschakeld, kun je je werkuren in real time bijhouden vanaf je startpagina. Je organisatie heeft mogelijk ook locatiebepaling ingeschakeld. 

Volg deze stappen:

1. Meld je aan bij je account om op de startpagina terecht te komen.
2. Klik in de widget Prikklok op de knop Inklokken. Er begint een timer die blijft lopen terwijl je werkt.
3. Klik op de knop Pauzeren om een pauze te nemen en klik nogmaals om de tijdregistratie te hervatten.
4. Klik op de knop Stoppen om de tijdregistratie volledig stop te zetten en de tijdinvoer te verzenden.

Klik na het verzenden van de tijdinvoer op de zijbalk of rechtstreeks in de widget op Tijdregistratie om je kalenderweergave Aanwezigheid te openen. Vanaf hier kun je de tijdinvoer bewerken, meer details eraan toevoegen of wissen als je deze per ongeluk hebt geregistreerd.

Mobiele app

Met onze mobiele app kun je je werkuren onderweg bijhouden. Je organisatie heeft mogelijk locatiebepaling ingeschakeld.

Volg deze stappen:

1. Zorg ervoor dat je de nieuwste versie van de app hebt geïnstalleerd.
2. Ga naar het app-dashboard en tik op Bijhouden starten. Er verschijnt een timer die op de achtergrond blijft doorlopen.
3. Open de app opnieuw en tik naast de timer op het pictogram Stoppen.
4. Controleer in het weergegeven overzichtsvenster of de ingevoerde tijden voor die dag kloppen. Voer waar nodig pauzes, projecten en een opmerking in.
5. Tik op Verzenden. Klik in het andere geval op Annuleren om de tijdinvoer te sluiten.
6. Ga terug naar het dashboard om de status van de aanwezigheidsaanvraag te controleren. Zodra de tijdinvoer is goedgekeurd, zie je deze in een browser op het tabblad Aanwezigheid.

Locatiebepaling

Als je organisatie deze optie heeft ingeschakeld, wordt je hiervan op de hoogte gesteld zodra je de volgende keer de Personio-app opent om je in te klokken. Afhankelijk van het bedrijfsbeleid werkt locatiebepaling op de volgende manier:

Regeling: De exacte locatie bijhouden

• Geregistreerde informatie: Je exacte locatie wordt aan het begin en einde van elke werkperiode geregistreerd.
• Wie de informatie kan inzien en waar: Alleen medewerkers met de machtiging om je aanwezigheidsgegevens te bekijken kunnen de locatiegegevens van je urenstaat openen.
• Als je je locatie niet deelt: Je tijdinvoer wordt opgeslagen met een locatiewaarschuwing. Je leidinggevende kan op de hoogte worden gesteld (optioneel).

Regeling: De locatie als binnen of buiten de werkplek bijhouden

• Geregistreerde informatie: Aan het begin en einde van elke werkperiode wordt je locatie vastgelegd als binnen of buiten de werkplek. Je exacte locatie wordt niet opgeslagen.
• Wie de informatie kan inzien en waar: Alleen medewerkers met de machtiging om je aanwezigheidsgegevens te bekijken kunnen de locatiegegevens van je urenstaat openen.
• Als je je locatie niet deelt: Afhankelijk van het beleid van je organisatie, ziet je tijdinvoer er als volgt uit:
  ▶︎ Opgeslagen met een locatiewaarschuwing, of
  ▶︎ Gemarkeerd als weg van de werkplek.
  Als de tijdinvoer met locatiewaarschuwing wordt opgeslagen, kan je leidinggevende hiervan op de hoogte worden gesteld (optioneel).

Houd rekening met het volgende:

• Je kunt er op elk moment voor kiezen om je locatie niet te delen en deze te verwijderen nadat je je uren hebt bijgehouden.
• Als je organisatie je exacte locatie aan het begin en einde van elke werkperiode bijhoudt, kun je het volgende besluiten:
  • Of je elke keer wordt gevraagd de locatie te bevestigen, of
  • Of dat deze automatisch wordt geregistreerd. Je kunt deze instelling als volgt vinden:
    ▶︎ Via het menu met drie puntjes in de widget Inklokken op het bureaublad.
    ▶︎ Via de instellingen voor de aanwezigheidslocatie in de mobiele app.

Gedeeld apparaat

Als je bedrijf een gedeeld apparaat voor inklokken heeft ingesteld, moet je deze mogelijk gebruiken om in en uit te klokken. Hiervoor hoef je je niet aan te melden. Afhankelijk van je bedrijfsinstellingen kun je een pincode, een QR-code of beide gebruiken. Volg deze stappen:

1. Als je je pincode niet weet of geen QR-code hebt, ga je naar Tijdregistratie > tandwielpictogram > Codes Ingangs-app
2. Noteer de pincode of maak een foto van de QR-code.
3. Volg op het gedeelde apparaat de instructies op het scherm om in te klokken, een pauze te nemen, het werk te hervatten en uit te klokken.
4. Tik op Deze tijdinvoer bekijken voor specificaties van alle geregistreerde tijden gedurende de dag.
5. Wanneer je uitklokt, slaat het systeem de tijdinvoer op in Personio. Als je bedrijf regels voor je werkrooster heeft ingesteld, zie je mogelijk waarschuwingen op het scherm.

Ik ben vergeten uit te klokken

In de browser blijft de tijdregistratie doorlopen totdat je je handmatig uitklokt. Als je dit doet, vraagt een waarschuwing je om te klikken op Geregistreerde tijd bewerken voordat je de geregistreerde tijd opslaat zodat je deze nog kunt aanpassen.

In de mobiele app stopt de registratie automatisch om 00:00 en wordt de geregistreerde tijd niet opgeslagen. De volgende keer dat je je aanmeldt, vraagt een waarschuwing je de onjuiste tijdinvoer handmatig in te voeren.

Op het gedeelde apparaat stopt de registratie automatisch na twee dagen, om 00:00. Als je bedrijf beperkingen heeft ingesteld, kan het zijn dat je de tijdinvoer niet kunt opslaan, ook al je daarvoor al bent uitgeklokt. Als dit gebeurt, neem je contact op met je leidinggevende of de HR-afdeling.

Voeg een tijdinvoer toe

Volg de onderstaande stappen om een tijdinvoer op elk moment gedurende de dag toe te voegen. Afhankelijk van de instellingen van je bedrijf, kun je mogelijk geen tijdinvoer voor eerdere of toekomstige dagen toevoegen.

Browser

Als je bedrijf deze optie heeft ingeschakeld, kun je rechtstreeks vanaf je startpagina een tijdinvoer toevoegen. Volg deze stappen:

1. Meld je aan bij je account om op de startpagina terecht te komen.
2. Voer in de widget Tijdregistratie de begin- en eindtijden van je werkuren en pauze in.
3. Klik op Tijdinvoer opslaan.

Je kunt tijdinvoer ook vanuit de weergave Tijdregistratie toevoegen. Volg deze stappen:

1. Klik op de zijbalk op Tijdregistratie.
2. Klik op de datum waarvoor je de tijd wilt bijhouden.
3. Je kunt in de uitgeklapte sectie je werk- en pauzeperioden invoeren.
4. Optioneel: Voeg extra perioden of opmerkingen toe, of selecteer een project uit het vervolgkeuzemenu.
5. Sla je invoer op. Als je bedrijf regels voor je werkrooster heeft ingesteld, zie je mogelijk waarschuwingen op het scherm.

Tip
Klik rechts van de datum op de drie puntjes en selecteer de relevante optie om een dag van 0 uur bij te houden. 

Mobiele app

1. Zorg ervoor dat je de nieuwste versie van de app hebt geïnstalleerd.
2. Ga naar het app-dashboard en tik op de plusknop > Tijd bijhouden.
3. Voer in het weergegeven venster handmatig je werkuren in.
4. Voeg waar nodig je pauzes, projecten en een opmerking toe.
5. Tik op Verzenden.
6. Ga terug naar het dashboard om de status van de aanwezigheidsaanvraag te controleren. Zodra de tijdinvoer is goedgekeurd, zie je deze in een browser op het tabblad Aanwezigheid.

Tijdsregistraties toevoegen aan meerdere dagen

Je kunt tijd die al geregistreerd is niet naar andere dagen kopiëren, maar je kunt in je browser wel tijdinvoer in bulk toevoegen. Als je bedrijf specifieke beperking heeft ingesteld, is deze optie mogelijk niet beschikbaar. Volg deze stappen:

1. Klik op de zijbalk op Tijdregistratie.
2. Vink het selectievakje aan naast de dagen waarvoor je tijd wilt registreren.
3. Klik onderaan het scherm op Bijhouden.
4. Voer in het weergegeven venster je werk- en pauzeperioden in. Je kunt ook extra perioden of opmerkingen toevoegen, of een project selecteren in het vervolgkeuzemenu.
5. Optioneel: Als je dagen buiten het rooster hebt geselecteerd, selecteer je het selectievakje om deze op te nemen.
6. Sla je invoer op. Als je bedrijf regels voor je werkrooster heeft ingesteld, zie je mogelijk waarschuwingen op het scherm.

Je tijdinvoer controleren, bewerken of verwijderen

Je aanwezigheidsgegevens controleren

Bovenaan je urenstaat zie je een overzicht van je aanwezigheid.

Klik rechtsboven op het tandwielpictogram en selecteer de relevante optie om de urenstaat te exporteren. Dit pdf-bestand bevat het volgende:

• Een maandelijks overzicht
• Uitgebreide dagelijks specificaties van de geregistreerde werkuren en pauzes
• Projecturen en opmerkingen
• De goedkeurder van de aanwezigheid

Het activiteitenlogboek van een tijdinvoer bekijken

Als je toestemming hebt om de tijdinvoeren van medewerkers te bekijken, kun je hun activiteitenlogboek raadplegen. Het logboek is beschikbaar voor alle tijdinvoer die na 8 januari 2025 is geregistreerd. Volg deze stappen:

1. Klik op de zijbalk op Tijdregistratie.
2. Klik rechts van de relevante tijdinvoer op de drie puntjes > Activiteit bekijken.
3. De lijst bevat alle activiteiten voor de tijdinvoer, vermeld per datum. Het kan enkele uren duren voordat een nieuwe activiteit in het logboek verschijnt.
4. Als er een workflow voor de goedkeuring van aanwezigheid actief is en een tijdinvoer automatisch wordt goedgekeurd, verschijnt de naam van je organisatie als uitvoerder van de actie.
5. Klik op een invoer om te zien welke wijzigingen zijn doorgevoerd. Wijzigingen ten opzichte van de vorige versie van de tijdinvoer zijn in vetgedrukt.

Tijdsregistraties bewerken of verwijderen

Afhankelijk van de instellingen van je bedrijf, kun je een aantal van deze acties mogelijk niet uitvoeren. Volg deze stappen om je tijdinvoer te bewerken of verwijderen:

1. Klik op de zijbalk op Tijdregistratie.
2. Voor elke dag waarop je tijd hebt geregistreerd, zie je een overzicht van je werkuren en de status van je aanwezigheidsaanvraag. Je ziet mogelijk ook andere notities, afhankelijk van het beleid van je bedrijf rondom tijdregistratie.
3. Klik op een dag en voer je wijzigingen in om een tijdinvoer te bewerken. Sla de bewerkingen vervolgens op.
4. Selecteer het selectievakje naast de te verwijderen dag of dagen om een tijdinvoer te verwijderen.
5. Klik onderaan het scherm op het prullenbakpictogram.
6. Bevestig de verwijdering.