Achteraf de uiterste datum voor restverlof veranderen

 

Heb je voor een afwezigheidstype een uiterste datum ingesteld tegen wanneer medewerkers meegenomen vakantiedagen moeten opnemen en wil je dit later wijzigen, ook al is deze limiet al toegekend en wordt het actief door medewerkers gebruikt? In dit artikel wordt uitgelegd hoe je dit kunt doen en waar je rekening mee moet houden als je zo'n verandering doorvoert.

Waarschuwing: Veranderingen die worden doorgevoerd in de restverlofinstellingen van een verlofregeling in Instellingen > Afwezigheid worden met terugwerkende kracht toegepast op de gehele afwezigheidsgeschiedenis van alle medewerkers die onder de betreffende verlofregeling vallen. We raden je daarom aan dit artikel zorgvuldig te lezen voordat je een dergelijke verandering doorvoert. Als je nog steeds vragen hebt, ga dan naar de sectie Vind antwoorden in Personio via Help > Support en updates > Vind antwoorden.

 

Veranderingen in de uiterste datum voor restverlof als tijdelijke uitzonderingen

HR-managers komen vaak in een situatie terecht waarbij de uiterste datum voor meegenomen vakantiedagen van het vorige jaar alleen voor het huidige jaar en individuele medewerkers moet worden aangepast, bijvoorbeeld omdat medewerkers om operationele redenen niet in staat waren hun betaalde vakantie voor de standaard uiterste datum (bijvoorbeeld 31 juni) op te nemen. Voor deze gevallen zijn er twee aanbevolen methoden om het restverlof in Personio aan te passen.

 

Correctie via handmatige aanpassingen aan verlofsaldo's

De eerste optie houdt een combinatie in van twee relatieve, handmatige aanpassingen van de saldo's van alle betrokken medewerkers. Deze methode is bijzonder nuttig voor een efficiënt en transparant gegevensbeheer, maar vormt een iets grotere uitdaging bij de implementatie. De eerste handmatige aanpassing zet de resterende vakantiedagen terug op het account van de medewerkers na de gebruikelijke vervaldatum (31.06). Een tweede handmatige aanpassing wordt dan doorgevoerd om de resterende vakantiedagen opnieuw af te trekken, als ze niet zijn opgenomen voor de nieuwe vervaldatum (bijvoorbeeld 31.08).

Eerste handmatige aanpassing (bijvoorbeeld met ingang van 01.07)

  1. Ga naar het medewerkersprofiel en klik op Afwezigheid. Zoek en selecteer het afwezigheidstype waarvan je het verlofsaldo wilt aanpassen aan de rechterkant van het scherm (bijvoorbeeld Wettelijk verlof).
  2. De rij Restverlof dat vervalt toont hoeveel dagen er zullen verstrijken op de standaarddatum van het restverlof. Schrijf dit aantal op.
  3. Pas het verlofsaldo als volgt aan:
    • Klik op Saldo aanpassen.
    • Selecteer de optie Saldo met aantal dagen aanpassen.
    • Vul het aantal vervallen vakantiedagen dat je in stap 2 hebt genoteerd in het vakje Aanpassen met in.
    • Selecteer de aanpassingsdatum voor deze wijziging. Dit moet na de standaard vervaldatum zijn. Als het restverlof bijvoorbeeld op 31 juni vervalt, raden we je aan om de aanpassingsdatum op 1 juli te zetten.
    • Voeg een opmerking toe waarin de reden voor de aanpassing wordt uitgelegd, bijvoorbeeld 'restverlof van 2019 – uitstel van de vervaldatum tot 31.08.2020'.
    • Klik op Bevestigen om de wijziging op te slaan.

Tweede handmatige aanpassing (bijvoorbeeld met ingang van 01.09)

Tel alle vakantiedagen op die de medewerker in de periode van 01.07 tot 31.08 heeft opgenomen en trek dit aantal af van de resterende vakantie (gebruik hiervoor gepersonaliseerde rapporten).

  • Als het resultaat een negatief getal is, hoeven er geen verdere aanpassingen te worden gedaan; al het restverlof is opgenomen.
  • Als het resultaat een positief getal is, voer dan nog een handmatige aanpassing van het verlofsaldo uit. Deze keer moet je het getal dat je net hebt berekend als een negatief getal invoeren in het vak Aanpassen met. Selecteer een geschikte aanpassingsdatum in (bijvoorbeeld 1 september) en voeg een opmerking toe (bijvoorbeeld 'vervallen restverlof van 2022').

Correctie door een ander afwezigheidstype toe te passen

Als je de hierboven beschreven aanpassing voor meerdere medewerkers tegelijk moet uitvoeren, raden we je aan een apart afwezigheidstype aan te maken, waarmee je dan flexibel kunt omspringen met de resterende vakantiedagen. Volg hiervoor de onderstaande stappen:

  1. Ga naar Instellingen > Afwezigheid en maak een nieuw afwezigheidstype aan, bijvoorbeeld onder de naam 'Restverlof'. Het is een goed idee om dit type direct onder het afwezigheidstype waarvan je de uiterste datum voor het restverlof wilt aanpassen, te zetten. Schakel verlofregelingen in voor het nieuwe afwezigheidstype en maak een verlofregeling aan voor 0 dagen vakantie per jaar. Wijs deze verlofregeling toe aan alle medewerkers van wie je de vervaldatum voor restverlof wilt verlengen.
  2. Ga naar Rapporten > Gepersonaliseerde rapporten om een nieuw rapport aan te maken voor de volgende criteria:
    Rapporttype: Tijdstip
    Tabelkolommen: Naam, voornaam, e-mail, [afwezigheidstype] vervallen dagen van het restverlof
  3. Exporteer het rapport en open het geëxporteerde Excel-bestand. Vervolgens moet je het Excel-bestand importeren om het vervallen restverlof over te zetten naar het accountsaldo van het nieuwe afwezigheidstype 'Restverlof'.
  4. Download en open ons Excel-sjabloon Import van verlofsaldo's.
  5. Voeg de twee bestanden samen door de gegevens van alle medewerkers die moeten worden bijgewerkt, over te zetten van het exportbestand naar het importsjabloon.

    Kolommen van importsjabloon  
    E-mail Voeg de gegevens uit de kolom E-mail toe aan het geëxporteerde rapport.
    Naam van afwezigheidstype Voer de exacte naam in van het eerder aangemaakte afwezigheidstype. In ons voorbeeld is dit Restverlof.
    Verlofsaldo in dagen Voeg de gegevens van de kolom [afwezigheidstype] - vervallen dagen van restverlof toe aan het geëxporteerde rapport.
    Datum van verlofsaldo Vul de datum in waarop je de aanpassing wilt laten ingaan, bijvoorbeeld 01.07.2022.
    Sla het importsjabloon op.

  6. Volg de instructies in dit artikel om de verlofsaldo's te importeren. Selecteer voor deze stap het bestandstype Verlofsaldo uploaden.
  7. Ga vervolgens terug naar de Instellingen om het proces af te ronden door de toegangsrechten voor het afwezigheidstype Restverlof in te stellen. Wijs voorstelrechten toe voor de eigen gegevens van medewerkers en stel geschikte goedkeuringsprocessen in via Instellingen > Goedkeuringen.

    Alleen medewerkers met een verlofregeling voor Restverlof kunnen dit afwezigheidstype zien en aanvragen, zelfs als ze voorstelrechten hebben.

    Stel je medewerkers op de hoogte van de resterende vakantiedagen die ze nog hebben en die via dit afwezigheidstype moeten worden aangevraagd. Toekomstige vakantiedagen die reeds in Personio zijn ingevoerd, moeten wellicht worden overgezet van het relevante afwezigheidstype naar het afwezigheidstype Restverlof.

  8. Om het restverlof op een latere datum te laten vervallen, verwijder je gewoon weer de toegang tot het afwezigheidstype Restverlof op de gewenste datum (bijvoorbeeld 1 september).

 

Permanente aanpassing van de uiterste datum voor het restverlof van een verlofregeling

We raden je aan om de uiterste datum niet te wijzigen in de instellingen voor een verlofregeling, zelfs niet als je permanent een andere vervaldatum voor de resterende vakantiedagen wilt vastleggen. Maak in plaats daarvan een nieuw afwezigheidstype aan met een bijbehorende verlofregeling en je aangepaste vervaldatum. Dit zorgt ervoor dat gegevens uit het verleden ongewijzigd blijven.

  1. Ga naar Instellingen > Afwezigheid en maak een nieuw afwezigheidstype aan inclusief een verlofregeling en uiterste datum voor restverlof.
  2. Kopieer het verlofsaldo van je medewerkers van het oude naar het nieuwe account, bij voorkeur vanaf 31 december van het vorige jaar. Zet reeds ingeplande vakantiedagen over (gebruik hiervoor de export- en importfuncties).
  3. Wijs de nieuwe verlofregeling toe aan alle medewerkers op wie de wijziging betrekking heeft.
  4. Ga naar Instellingen > Medewerkersrollen > Toegangsrechten > Afwezigheden en zet toegangsrechten over van het oude naar het nieuwe afwezigheidstype. Verwijder de toegang tot het oude afwezigheidstype. Dit zorgt ervoor dat medewerkers het oude afwezigheidstype niet meer kunnen zien of aanvragen, terwijl gegevens uit het verleden transparant bewaard blijven.

    Verwijder het oude afwezigheidstype niet. Als je dat doet, gaan de gegevens uit het verleden verloren.

    Je kunt het oude afwezigheidstype uitschakelen door eventueel een regeling aan te maken die nul vakantiedagen per jaar toekent en deze nieuwe regeling aan alle betrokken medewerkers toe te wijzen vanaf het moment dat de volgende verlofregeling van toepassing is.

  5. Definieer een goedkeuringsproces voor het nieuwe afwezigheidstype.

 

Opmerkingen

0 opmerkingen

Artikel is gesloten voor opmerkingen.