In dit artikel bespreken we enkele voorbeelden van het gebruik van gepersonaliseerde rapporten. Zie dit artikel voor meer informatie over het maken van gepersonaliseerde rapporten. 

Deze voorbeelden zijn slechts aanbevelingen. Je kunt je rapporten altijd aan de wensen van je bedrijf aanpassen, vereiste gegevens toevoegen en periodes wijzigen.

1. Rapport van het type tijdstip: jaaroverzicht

Om voor het jaaroverzicht de personeelsgegevens voor een specifieke datum op te halen, selecteer je het rapporttype Tijdstip . Het volgende voorbeeld toont de jaaroverzichten voor alle medewerkers van de afdeling Growth per 31.12.2019.

We adviseren de volgende instellingen voor je jaaroverzicht:

• Rapporttype: tijdstip
• Datum: 31.12
• Tabelkolommen: e-mail, vast salaris (100%), kostenplaats, uur per week
• Filter werknemers op: bijvoorbeeld afdeling; status is gelijk aan actief.

2. Rapport van het type periode: betaalde vakantie

Perioderapporten worden veel gebruikt voor het weergeven van afwezigheden. In het volgende voorbeeld worden alle vakantieperiodes van de medewerkers voor 2019 vermeld.

We adviseren de volgende instellingen:

• Rapporttype: periode
• Datum: 01.01.2019–31.12.2019
• Tabelkolommen: <afwezigheidstype> - aanspraak, <afwezigheidstype> - opgenomen dagen, <afwezigheidstype> - periodes, <afwezigheidstype> - saldo aan het begin van de periode, <afwezigheidstype> - saldo aan het einde van de periode, <afwezigheidstype> - restverlof van vorig jaar, <afwezigheidstype> - vervallen dagen van restverlof. 
• Filter: status is gelijk aan actief tijdens gekozen periode

Om de komende vakantieperiodes van je medewerkers te zien, adviseren we een toekomstige periode te gebruiken (bijvoorbeeld vanaf vandaag tot eind 2023) en het attribuut <afwezigheidstype> - gepland (dagen) toe te voegen.

3. Rapport van het type historische gegevens: loopbaanontwikkeling

Met het rapporttype historische gegevens kun je wijzigingen in personeelsgegevens over een aangepaste periode volgen. Dat is bijvoorbeeld handig om de loopbaan- en salarisontwikkeling binnen een afdeling te bekijken, zoals in dit voorbeeld:

We adviseren de volgende instellingen:

• Rapporttype: historische gegevens
• Datum: elke
• Tabelkolommen: afdeling, functie, vast salaris (100%)
• Filter: afdeling is gelijk aan (gekozen afdeling)

4. Rapport van het type periode: aanwezigheidsoverzicht (werktijdverkorting)

Dit rapport geeft een overzicht van de gewerkte en gemiste uren van een medewerker gedurende een door jou gekozen periode. Als je onderneming werktijdverkorting ingevoerd heeft, kan dit rapport een goede basis vormen om het UWV de berekeningen en rapporten te verstrekken die het nodig heeft. 

Om consequent te blijven, hebben wij de minutennotatie van de attributen Werkuren (bevestigd) en Overuren (bevestigd) gewijzigd van industriële minuten naar een normale minutennotatie (60 minuten). Houd daar rekening mee als je bestaande gepersonaliseerde rapporten exporteert. 

Dit rapport bevat vijf nieuwe attributen: 

• Contractueel werkurendoel: totaal urendoel in de geselecteerde periode op basis van het werkrooster en de aanstellings- en beëindigingsdatum van de medewerker voor aftrek van officiële feestdagen en afwezigheden*.
• Daadwerkelijk werkurendoel: totaal urendoel in de geselecteerde periode op basis van het werkrooster en de aanstellings- en beëindigingsdatum van de medewerker na aftrek van officiële feestdagen en afwezigheden*.
• Contractuele werkuren die op feestdagen vallen: alleen het totaal aantal contractuele werkuren die op feestdagen vallen (zie boven). 
• <Afwezigheidstype> – contractuele werkuren zonder overlappingen met officiële feestdagen: verloren werkuren door een afwezigheid van de medewerker (bijvoorbeeld ziekte of vakantie) die niet op een feestdag vallen.
• Gewerkte uren (wachtend op goedkeuring): behalve de bevestigde werkuren kunnen de aanwezigheidsperiodes waarvoor goedkeuring aangevraagd maar nog niet bevestigd is, apart weergegeven worden.

* Geldt alleen voor afwezigheden waarvoor werkuren tijdens de afwezigheidsperiode worden geteld als overuren (zie Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Afwezigheid > Geldigheidsinstellingen).

Anders dan bij de Contractuele werkuren zijn feestdagen al in mindering gebracht bij de doeluren die op het tabblad Aanwezigheid van de medewerker weergegeven worden.

We adviseren de volgende instellingen:

• Rapporttype: periode
• Datum: vorige maand
• Tabelkolommen: contractueel werkurendoel; daadwerkelijk werkurendoel; gewerkte uren (bevestigd); gewerkte uren (wachtend op goedkeuring); contractuele werkuren die op feestdagen vallen; betaalde vakantie – contractuele werkuren zonder overlappingen met officiële feestdagen; ziekteverlof – contractuele werkuren zonder overlappingen met officiële feestdagen, exclusief overlappingen met officiële feestdagen; onbetaalde vakantie – contractuele werkuren zonder overlappingen met officiële feestdagen, exclusief overlappingen met officiële feestdagen; ouderschapsverlof – contractuele werkuren zonder overlappingen met officiële feestdagen; zwangerschapsverlof – contractuele werkuren zonder overlappingen met officiële feestdagen (of andere afwezigheden die relevant zijn voor je bedrijf). 
• Filter: status is gelijk aan actief tijdens gekozen periode

De attributen <Afwezigheidstype> – contractuele werkuren zonder overlappingen met officiële feestdagen houden geen rekening met afwezigheden die op feestdagen vallen. Gebruik ook het attribuut Contractuele werkuren die op feestdagen vallen om hier rekening mee te houden.

5. Rapport van het type periode: overzicht doelen en subdoelen 

Dit rapport geeft je een overzicht van de voortgang van de medewerkers op hun doelen en subdoelen in de gekozen periode. Deze gegevens helpen bij het plannen en volgen van de performance van medewerkers. 

Dit rapport bevat de volgende groepen attributen:

• Doelattributen:

Naam doel: naam van het performancedoel
Status doel: status van het performancedoel
Totale doelrealisatie: totaalpercentage doelrealisatie van alle subdoelen bij elkaar
Periode doel: periode van het performancedoel
Begindatum periode doel: begindatum van de periode van het doel
Einddatum periode doel: einddatum van de periode van het doel

• Subdoelattributen:

Naam van subdoel: naam van het subdoel
Beschrijving van subdoel: omschrijving van het subdoel
Realisatiepercentage subdoel: realisatie van het subdoel in procenten, die bijdraagt aan de totale doelrealisatie
Subdoel gerealiseerd: realisatie van een kwantitatief subdoel in getal
Doel van subdoel: doel van een kwantitatief subdoel in getal
Type subdoel: kan getal, percentage of ja/nee zijn
Gewicht van subdoel: procentueel aandeel van het subdoel in het totale doel

We adviseren de volgende instellingen:

• Rapporttype: periode
• Datum: dit jaar
• Tabelkolommen: Voornaam, Achternaam, Functie, Afdeling, Naam doel, Status doel, Totale doelrealisatie, Periode van doel, Begindatum periode doel, Einddatum periode doel, Naam van subdoel, Beschrijving van subdoel, Realisatiepercentage subdoel, Subdoelgerealiseerd, Doel van subdoel, Type subdoel, Gewicht van subdoel.
• Filter: status is gelijk aan actief tijdens gekozen periode.