Gepersonaliseerde rapporten maken

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je gepersonaliseerde rapporten maakt en effectief gebruikt om personeelsgegevens in Personio te analyseren.

Je kunt hier voorbeelden vinden van manieren waarop je gepersonaliseerde rapporten kunt gebruiken.

Toegangsrechten

Toegangsrechten voor gepersonaliseerde rapporten kunnen toegewezen worden onder Instellingen > Medewerkers > Medewerkersrollen > Toegangsrechten > Gepersonaliseerde rapporten. Met weergaverechten kunnen medewerkers alle gemaakte rapporten bekijken, inclusief de gegevens in de rapporten. Met bewerkingsrechten kunnen medewerkers zelf rapporten maken en rapportattributen selecteren.

Als je weergave- of bewerkingsrechten toewijst via de subsectie Gepersonaliseerde rapporten, geef je medewerkers toegang tot het hele gedeelte voor gepersonaliseerde rapporten. Ze kunnen dan alle gepersonaliseerde rapporten en de gegevens in de rapporten zien, ongeacht of ze toegang hebben tot een specifiek attribuut.

Je kunt medewerkers ook toegang tot een enkel gepersonaliseerd rapport geven via het venster Deelmogelijkheden. Zie voor meer informatie ons artikel Je medewerkers toegang geven tot gepersonaliseerde rapporten.

Een gepersonaliseerd rapport maken

Ga in het hoofdmenu naar Rapporten > Gepersonaliseerde rapporten en klik op de knop Gepersonaliseerd rapport creëren. Dan verschijnt het volgende venster:

Naam en omschrijving gepersonaliseerd rapport

Geef je rapport een naam waaronder het in je account wordt weergegeven. Je kunt ook een omschrijving toevoegen, bijvoorbeeld om het doel van het rapport aan te geven. Dit wordt ook getoond op de overzichtspagina.

Type rapport

Je kunt kiezen uit drie soorten rapporten, afhankelijk van het doel van het rapport.

• Tijdstip
  Dit type rapport toont gegevens voor een specifieke datum in het verleden of de toekomst. Voor datums in de toekomst wordt rekening gehouden met geplande attribuutwijzigingen en geplande afwezigheidsperiodes.
• Periode
  Deze rapoprten zijn erg handig om gegevens over afwezigheidsperiodes, verlofsaldo's, bevestigde werkuren en overuren voor een bepaalde periode weer te geven.
  Je kunt ook relevante medewerkersattributen zoals afdelingen toevoegen. Perioderapporten over medewerkersattributen tonen altijd de waarde aan het einde van de betreffende periode. Wijzigingen aan de afdeling gedurende de betreffende periode worden bijvoorbeeld niet weergegeven.
• Historische gegevens
  Dit type rapport toont wijzigingen in personeelsgegevens over een bepaalde periode.

Datum

Selecteer vervolgens de datum of periode waarvoor je wilt dat het gepersonaliseerde rapport gegevens weergeeft.

Je kunt zowel eerdere als toekomstige datums selecteren.

Je kunt ook een van de onderstaande dynamische datums selecteren:

Tabelkolommen

Onder Tabelkolommen kun je attributen toevoegen met betrekking tot personeelsgegevens, aanwezigheid, afwezigheden en eenmalige vergoedingen. De velden Achternaam en Voornaam worden standaard in elk rapport opgenomen en kunnen niet worden verwijderd of verplaatst naar een andere positie. Alle andere kolommen in je rapport kun je ordenen door ze te slepen en neer te zetten in het selectieveld.

De onderstaande soorten attributen kunnen momenteel opgenomen worden in gepersonaliseerde rapporten:

• Medewerkersattributen
  Geeft een overzicht van de waarden van de betreffende attributen op de gekozen datum of de verandering in waarden gedurende de gekozen periode.
  
  
• Aanwezigheidsattributen
  Bevestigde werkuren en bevestigde overuren kunnen opgenomen worden in perioderapporten. Onbevestigde werkuren worden niet in rapporten opgenomen.

• Afwezigheidsattributen
  Geeft een overzicht van de afwezigheidstypes, verlofregelingen en afwezigheidsperiodes.
  
  
• Doel- en KR-attributen
  Geeft de naam, status, intervallen en realisatiepercentage weer van de verschillende doelen en Key Results.
  
  
• Eenmalige vergoeding
  Deze kolom toont de waarde van de geselecteerde eenmalige vergoeding in de betreffende loonperiode.

In onderstaande tabel vind je meer informatie over de beschikbare attributen voor elk soort rapport:

Gepersonaliseerde rapporten kunnen momenteel geen gegevens over pro rata salarissen of kandidaten bevatten.

Meer informatie en voorbeelden van gepersonaliseerde rapporten vind je hier. 

Medewerkers filteren

Gebruik de functie Medewerkers filteren op om een specifieke selectie van medewerkers te definiëren van wie je de gegevens in het gepersonaliseerde rapport wilt opnemen. Je kunt elke combinatie van filtercriteria gebruiken om je selectie verder te verfijnen.

Hiermee kun je specifieke groepen medewerkers opnemen of uitsluiten. De volgende opties zijn beschikbaar:

• Voor attributen van het type tekstveld, lijst van opties of tags zoals afdeling kun je de filtervoorwaarden is gelijk aan of is niet gelijk aan kiezen.
• Voor attributen van het type getal zoals uur per week zijn de beschikbare filteropties kleiner dan, kleiner dan of gelijk aan, gelijk aan, niet gelijk aan, groter dan en groter dan of gelijk aan. Geef een getal op in het waardeveld.
• Voor attributen van het type datum zoals de aanstellingsdatum zijn de beschikbare filteropties ook kleiner dan, kleiner dan of gelijk aan, gelijk aan, niet gelijk aan, groter dan en groter dan of gelijk aan. Geef een datum op in het derde invoerveld.

Meer informatie over filterlogica in Personio vind je in dit artikel.

Filteren op medewerkersstatus

Daarnaast kun je aangeven welke status de in het rapport opgenomen medewerkers moeten hebben. Je hebt de keuze uit Actief op gekozen dag (rapporttype Tijdstip) of Actief gedurende de geselecteerde periode (rapporttypen Periode of Historische gegevens) en Alle. Als je de optie Alle kiest, worden ook medewerkers opgenomen die momenteel in on-/offboarding of met verlof zijn.

Je rapport opslaan

Nadat je alles ingesteld hebt, klik je op Creëren om je gepersonaliseerde rapport op te slaan. Het genereren van je rapport kan een paar minuten duren, afhankelijk van het aantal medewerkers en het aantal kolommen in het rapport. Vervolgens wordt het rapport weergegeven:

Extra functionaliteiten

Je kunt nu de volgende handelingen uitvoeren:

• Deelmogelijkheden: Klik op de knop om een specifiek rapport te delen met de betreffende medewerkers. Lees het artikel Je medewerkers toegang geven tot gepersonaliseerde rapporten voor meer informatie.
• Exporteren: Klik op de knop om het rapport te downloaden als Excel-spreadsheet (.xlsx-formaat).
• Rapportlink kopiëren: Klik op het pictogram om de link naar het rapport te kopiëren en te verzenden of op te slaan.
• Rapport vernieuwen: Klik op het pictogram om de rapportgegevens te vernieuwen, zodat recente wijzigingen worden weergegeven.
• Pictogram met drie puntjes: Klik op de drie puntjes om het rapport te bewerken of te verwijderen. Als je op Verwijderen klikt, verschijnt er een pop-up waarin je wordt gevraagd te bevestigen dat je het rapport wilt verwijderen. Klik op Ja, ik wil het verwijderen om het rapport te verwijderen. Houd er rekening mee dat alle gegevens die in een rapport worden weergegeven, behouden blijven als je een rapport verwijdert. De gegevens gaan niet verloren.

Overzichtspagina

Alle gepersonaliseerde rapporten die binnen je bedrijfsaccount zijn aangemaakt, worden weergegeven in het gedeelte Rapporten > Gepersonaliseerde rapporten.

Je kunt een specifiek rapport vinden door de naam ervan geheel of gedeeltelijk in de zoekbalk in te voeren.

Je kunt een rapport ook vinden door te filteren op Type rapport (Tijdstip, Periode en Historische gegevens) en op Gecreëerd door (Naam medewerker 1, Naam medewerker 2, enz.).

De naam van het rapport en de datum waarop het voor het laatst werd geopend, worden weergegeven, evenals of het rapport up-to-date is. Hieronder zie je de omschrijving van het rapport, het rapporttype (gekleurd label) en de naam van de persoon die het rapport heeft aangemaakt.

Antwoorden op veelgestelde vragen over gepersonaliseerde rapporten vind je hier.