In dit artikel wordt uitgelegd hoe je een gepersonaliseerd rapport maakt en aanpast in het gedeelte Analytics. Het bevat ook enkele voorbeelden van veelgebruikte gepersonaliseerde rapporten. Als je geavanceerdere analytics en rapportages nodig hebt, kun je gegevens uit je gepersonaliseerde rapporten in Personio ophalen via de API voor gepersonaliseerde rapporten.

Een gepersonaliseerd rapport maken

Krijg toegang tot het maken van gepersonaliseerde rapporten.
Ga naar Analytics > Rapporten.

Vul de verschillende configuratievelden in:

Veld	Beschrijving
Naam / Omschrijving	Voer een naam in voor het rapport en eventueel een omschrijving.
Type rapport	Selecteer een rapporttype. Tijdstip Dit type rapport toont gegevens voor een specifieke datum in het verleden of de toekomst. Voor datums in de toekomst wordt rekening gehouden met geplande attribuutwijzigingen en geplande afwezigheidsperiodes. Periode Deze rapoprten zijn erg handig om gegevens over afwezigheidsperiodes, verlofsaldo's, bevestigde werkuren en overuren voor een bepaalde periode weer te geven. Je kunt ook relevante medewerkersattributen toevoegen, zoals afdelingen. Perioderapporten over medewerkersattributen tonen altijd de waarde aan het einde van de betreffende periode. Wijzigingen aan de afdeling gedurende de betreffende periode worden bijvoorbeeld niet weergegeven. Historische gegevens Dit type rapport toont wijzigingen in personeelsgegevens over een bepaalde periode.
Datum / Aangepaste datum kiezen	Selecteer de datum of periode waarvoor je wilt dat het gepersonaliseerde rapport gegevens weergeeft. Je kunt een van de vooraf gedefinieerde datums kiezen of een exacte datum invoeren.
Tabelkolommen	Selecteer een attribuut om een nieuwe tabelkolom te maken. Bekijk de volgende sectie voor alle beschikbare attributen. Opmerking Gepersonaliseerde rapporten kunnen momenteel geen gegevens over kandidaten bevatten.
Rapportvoorwaarden instellen	Configureer rapportvoorwaarden (aangepaste filters) om een specifieke selectie van medewerkers op te geven van wie je de gegevens in het gepersonaliseerde rapport wilt opnemen. Er wordt standaard een filter toegevoegd voor 'Status is gelijk aan Actief'.

Maak het rapport.

Beschikbare attributen voor gepersonaliseerde rapporten

Rapporten van het type Tijdstip

Naam	Uitleg
Medewerkersattributen	Systeem- en zelfgemaakte attributen
Uitnodigingsstatus	Uitnodigingsstatus; de beschikbare opties zijn: Niet uitgenodigd, Uitgenodigd, Toegetreden
FTE	Fulltime equivalent; deze waarde geeft aan hoeveel fulltime posities de functie van een medewerker vertegenwoordigt.
Vast salaris	Vast maandelijks brutosalaris
Uurloon	Uurloon
Opgezegd per	Datum waarop de beëindiging van een dienstverband wordt bekendgemaakt
Reden voor beëindiging	Reden voor beëindiging; vrij tekstveld
Beëindigingsdatum	De laatste dag dat de medewerker toegang heeft tot het systeem.
Laatste werkdag	Laatste werkdag
[Afwezigheidstype] – aanspraak	Vakantiedagen, bestaande uit de toegekende vakantie en eventuele handmatige aanpassingen
[Afwezigheidstype] – saldo	Aantal vakantiedagen, inclusief aanstaande geplande afwezigheden in de toekomst
[Afwezigheidstype] – vervallen dagen van restverlof	Aantal vakantiedagen die van het vorige jaar zijn overgedragen en vervallen zijn op de vervaldatum
[Afwezigheidstype] – restverlof van vorig jaar	Aantal vakantiedagen overgedragen van het vorige jaar
Eenmalige vergoeding	Betaald op een specifieke datum
Leeftijd	Leeftijd
Anciënniteit	Aantal jaren dat een medewerker bij het bedrijf werkt
Aantal medewerkers – status Actief	De waarde kan 1 of 0 zijn
Aantal medewerkers – status Actief en Verlof	De waarde kan 1 of 0 zijn
Vast salaris (100%)	Type basissalaris dat maandelijks of jaarlijks terugkeert. Het attribuut geeft het volledige salaris van een medewerker weer. Het aantal werkuren van de medewerker speelt hierbij geen rol.
Daadwerkelijk salaris	Salarisberekening op basis van het aantal uur per week van de medewerker zoals ingevoerd in het medewerkersprofiel Hierbij wordt geen rekening gehouden met verlofperiodes.
Uurloon (tarief)	Type basissalaris dat niet maandelijks of jaarlijks terugkeert en pas na elk gewerkt uur wordt uitbetaald.
Betaalde bonus	Bonusbedrag dat aan de medewerker is uitbetaald. Het is van toepassing op aangepaste bonussen en doelbonussen.
[Naam van vergoeding] (terugkerend)	Salariscomponenten die periodiek worden uitbetaald (maandelijks, driemaandelijks, halfjaarlijks of jaarlijks). Elk vergoedingstype wordt weergegeven in een aparte kolom in Gepersonaliseerde rapporten, net als op het tabblad Salaris.
[Naam van vergoeding] (eenmalig)	Salariscomponenten zonder regelmatige betaling, zoals tekenbonussen of ontslagvergoedingen.

Rapporten van het type Periode

Naam	Uitleg
Medewerkersattributen	Systeem- en zelfgemaakte attributen
Uitnodigingsstatus	Uitnodigingsstatus; de beschikbare opties zijn: Niet uitgenodigd, Uitgenodigd, Toegetreden
FTE	Fulltime equivalent; deze waarde geeft aan hoeveel fulltime posities de functie van een medewerker vertegenwoordigt.
Vast salaris	Vast maandelijks brutosalaris
Uurloon	Uurloon
Opgezegd per	Datum waarop de beëindiging van een dienstverband wordt bekendgemaakt
Reden voor beëindiging	Reden voor beëindiging; vrij tekstveld
Beëindigingsdatum	De laatste dag dat de medewerker toegang heeft tot het systeem.
Laatste werkdag	Reden voor beëindiging; vrij tekstveld
[Afwezigheidstype] – aanspraak	Vakantiedagen, bestaande uit de toegekende vakantie en eventuele handmatige aanpassingen
[Afwezigheidstype] – saldo aan het einde van de periode	Aantal vakantiedagen, inclusief aanstaande geplande afwezigheden in de toekomst, aan het einde van de periode
[Afwezigheidstype] – saldo vandaag	Aantal vakantiedagen, inclusief aanstaande geplande afwezigheden in de toekomst, op de huidige datum
[Afwezigheidstype] – saldo aan het begin van de periode	Aantal vakantiedagen, inclusief aanstaande geplande afwezigheden in de toekomst, aan het begin van de periode
[Afwezigheidstype] – dagen met document	Aantal afwezigheidsdagen waarvoor een document is aangeleverd.
[Afwezigheidstype] – periodes	Vakantieperiodes die voor het betreffende tijdsbestek zijn ingevoerd
[Afwezigheidstype] – contractuele werkuren, met uitzondering van overlap met officiële feestdagen	Contractuele werkuren die tijdens afwezigheden vallen, met uitzondering van feestdagen
[Afwezigheidstype] – geplande dagen	Aantal vakantiedagen gepland voor de periode
[Afwezigheidstype] – opgenomen dagen	Aantal vakantiedagen opgenomen tijdens de periode
[Afwezigheidstype] – vervallen dagen van restverlof	Aantal vakantiedagen die van het vorige jaar zijn overgedragen en vervallen zijn op de vervaldatum
[Afwezigheidstype] – restverlof van vorig jaar	Aantal vakantiedagen overgedragen van het vorige jaar
Ziekteverlof – periodes	Ziekteperiodes die voor de betreffende periode zijn ingevoerd
Ziekteverlof – contractuele werkuren zonder overlappingen met officiële feestdagen	Contractuele werkuren die tijdens afwezigheden wegens ziekte vallen, met uitzondering van officiële feestdagen
Ziekteverlof – geplande dagen	Aantal toekomstige ziektedagen
Ziekteverlof – opgenomen dagen	Aantal opgenomen ziektedagen
Ziekteverlof – dagen met document	Aantal ziektedagen tijdens de betreffende periode waarvoor een medisch document is afgegeven.
Status van document	De status van het document dat handmatig door de medewerker werd geüpload. Het geeft de status van het elektronisch document (eAU) niet aan.
Gewerkte uren (wachtend op goedkeuring)	Werkuren die nog niet zijn goedgekeurd
Gewerkte uren (goedgekeurd)	Werkuren die zijn goedgekeurd
Daadwerkelijk werkurendoel	Daadwerkelijk gewerkte uren (exclusief feestdagen en afwezigheden)
Contractuele werkuren die op feestdagen vallen	Contractuele uren die op feestdagen vallen
Contractueel werkurendoel	Contractueel werkurendoel
Overuren (goedgekeurd)	Geregistreerde overuren die zijn goedgekeurd
Leeftijd	Leeftijd
Anciënniteit	Aantal jaren dat een medewerker bij het bedrijf werkt
Aantal medewerkers – status Actief	De waarde kan 1 of 0 zijn
Aantal medewerkers – status Actief en Verlof	De waarde kan 1 of 0 zijn
Naam doel	Naam van het performancedoel
Doelstatus	Status van het performancedoel
Totale doelrealisatie	Totaalpercentage van de bereikte doelen, waarbij alle subdoelen worden gecombineerd
Periode van doel	Interval van het performancedoel
Startdatum van periode van doel	Startdatum van het doel
Einddatum van periode van doel	Einddatum van doel
Naam doel	Naam van het doel
Realisatiepercentage subdoel	Realisatie van het subdoel in procenten, die bijdraagt aan de totale doelrealisatie
Beschrijving van subdoel	Beschrijving van het subdoel
Doel van subdoel	Doel van een kwantitatief subdoel in cijfers
Meetmethode van subdoel	Kan kwantitatief, kwalitatief of binair zijn
Gewicht van subdoel	-
Realisatie van subdoel	Realisatie van het kwantitatief subdoel in cijfers
Vast salaris (100%)	Type basissalaris dat maandelijks of jaarlijks terugkeert. Het attribuut geeft het volledige salaris van een medewerker weer. Het aantal werkuren van de medewerker speelt hierbij geen rol.
Daadwerkelijk salaris	Salarisberekening op basis van het aantal uur per week van de medewerker zoals ingevoerd in het medewerkersprofiel Hierbij wordt geen rekening gehouden met verlofperiodes.
Pro rata salaris	Salarisberekening op basis van het aantal uur per week van de medewerker zoals ingevoerd in het medewerkersprofiel Hierbij wordt er rekening gehouden met verlofperiodes.
Uurloon (tarief)	Type basissalaris dat niet maandelijks of jaarlijks terugkeert en pas na elk gewerkt uur wordt uitbetaald.
Uurloon (uitbetaling)	Uurloon (uitbetaling) is het bedrag dat in een bepaalde maand aan een medewerker is uitbetaald. Als dit automatisch wordt berekend, is de uitbetaling het resultaat van de vermenigvuldiging van het uurloon (tarief) met de gewerkte uren in de betreffende periode.
Betaalde bonus	Bonusbedrag dat aan de medewerker is uitbetaald. Het is van toepassing op aangepaste bonussen en doelbonussen.
[Naam van vergoeding] (terugkerend)	Salariscomponenten die periodiek worden uitbetaald (maandelijks, driemaandelijks, halfjaarlijks of jaarlijks). Elk vergoedingstype wordt weergegeven in een aparte kolom in Gepersonaliseerde rapporten, net als op het tabblad Salaris.
[Naam van vergoeding] (eenmalig)	Eenmalige financiële betalingen, zoals tekenbonussen of ontslagvergoedingen
Overuren (uitbetaling)	Terugbetaling van overuren.
Overuren (compensabele uren)	Overuren die kunnen worden uitbetaald, of omgezet in vrije tijd.

Rapporten van het type Historische gegevens

Naam	Uitleg
Medewerkersattributen	Systeem- en zelfgemaakte attributen
Uitnodigingsstatus	Uitnodigingsstatus; de beschikbare opties zijn: Niet uitgenodigd, Uitgenodigd, Toegetreden
FTE	Fulltime equivalent; deze waarde geeft aan hoeveel fulltime posities de functie van een medewerker vertegenwoordigt.
Vast salaris	Vast maandelijks brutosalaris
Uurloon	Uurloon
Opgezegd per	Datum waarop de beëindiging van een dienstverband wordt bekendgemaakt
Type beëindiging	Soort beëindiging, bijvoorbeeld schikking, overeenkomst tot beëindiging
Reden voor beëindiging	Reden voor beëindiging; vrij tekstveld
Beëindigingsdatum	De laatste dag dat de medewerker toegang heeft tot het systeem.
Het aantal werkuren per week	De contractueel overeengekomen wekelijkse werkuren van een medewerker. Deze waarde is gekoppeld aan het salaris.
Vast salaris (100%)	Type basissalaris dat maandelijks of jaarlijks terugkeert. Het attribuut geeft het volledige salaris van een medewerker weer. Het aantal werkuren van de medewerker speelt hierbij geen rol.
Daadwerkelijk salaris	Salarisberekening op basis van het aantal uur per week van de medewerker zoals ingevoerd in het medewerkersprofiel Hierbij wordt geen rekening gehouden met verlofperiodes.
Uurloon (tarief)	Type basissalaris dat niet maandelijks of jaarlijks terugkeert en pas na elk gewerkt uur wordt uitbetaald.
[Naam van vergoeding] (terugkerend)	Salariscomponenten die periodiek worden uitbetaald (maandelijks, driemaandelijks, halfjaarlijks of jaarlijks). Elk vergoedingstype wordt weergegeven in een aparte kolom in Gepersonaliseerde rapporten, net als op het tabblad Salaris.

De rapportstatus controleren

Wordt geladen: je rapport wordt geladen. Dit kan even duren, afhankelijk van de hoeveelheid gegevens.
Up-to-date: je rapport is geladen en up-to-date. Als er in het systeem gegevens worden gewijzigd die relevant zijn voor de rapportresultaten, wordt het rapport automatisch bijgewerkt. Als de functie en het salaris van een persoon bijvoorbeeld worden gewijzigd, worden alle rapporten bijgewerkt waarin deze gegevens worden weergegeven.
Gearchiveerd: het rapport is minimaal 60 dagen niet bekeken via het Personio-account en ook niet opgehaald via de API voor gepersonaliseerde rapporten. Het rapport wordt niet meer automatisch bijgewerkt. Om het rapport weer te activeren zodat het de meest actuele gegevens bevat, open je het rapport en klik je op Vernieuwen of op het pictogram Rapport opnieuw genereren. Je kunt het rapport niet opnieuw activeren door het op te halen via de API.
Mislukt: er is een fout opgetreden in ons systeem. Laad het rapport opnieuw. Als je problemen blijft ondervinden, neem dan contact op via Help voor meer ondersteuning.

Het gepersonaliseerde rapporten beheren

Nadat je het rapport hebt opgeslagen, kun je de volgende handelingen uitvoeren:

Deelmogelijkheden: klik op de knop om een bestaand rapport met een specifieke medewerker te delen.
Exporteren: Klik op de knop om het rapport te downloaden als Excel-spreadsheet (.xlsx-formaat).
Rapportlink kopiëren: Klik op het pictogram om de link naar het rapport te kopiëren en te verzenden of op te slaan.
Rapport opnieuw genereren: klik op dit pictogram om het gepersonaliseerde rapport handmatig te vernieuwen.

Opmerking
Het gepersonaliseerde rapport wordt automatisch vernieuwd en bijgewerkt, zolang het niet langer dan 60 dagen inactief is en de status niet verandert in Gearchiveerd.
Pictogram met drie puntjes: Klik op de drie puntjes om het rapport te bewerken of te verwijderen.Houd er rekening mee dat alle gegevens die in een rapport worden weergegeven, behouden blijven als je een rapport verwijdert.De gegevens gaan niet verloren.

Voorbeelden van gepersonaliseerde rapporten

Rapport van het type Tijdstip

1. Jaaroverzicht

Om voor het jaaroverzicht de personeelsgegevens voor een specifieke datum op te halen, selecteer je het rapporttype Tijdstip . Het volgende voorbeeld toont de jaaroverzichten voor alle medewerkers van de afdeling Growth per 31.12.2019.

We adviseren de volgende instellingen voor je jaaroverzicht:

Rapporttype: tijdstip
Datum: 31.12
Tabelkolommen: e-mail, vast salaris (100%), kostenplaats, uur per week
Filter werknemers op: bijvoorbeeld afdeling; status is gelijk aan actief.

Rapport van het type Periode

1. Betaalde vakantie

Perioderapporten worden veel gebruikt voor het weergeven van afwezigheden. In het volgende voorbeeld worden alle vakantieperiodes van de medewerkers voor 2019 vermeld.

We adviseren de volgende instellingen:

Rapporttype: periode
Datum: 01.01.2019–31.12.2019
Tabelkolommen: <afwezigheidstype> - aanspraak, <afwezigheidstype> - opgenomen dagen, <afwezigheidstype> - periodes, <afwezigheidstype> - saldo aan het begin van de periode, <afwezigheidstype> - saldo aan het einde van de periode, <afwezigheidstype> - restverlof van vorig jaar, <afwezigheidstype> - vervallen dagen van restverlof.
Filter: status is gelijk aan actief tijdens gekozen periode

Om de komende vakantieperiodes van je medewerkers te zien, adviseren we een toekomstige periode te gebruiken (bijvoorbeeld vanaf vandaag tot eind 2023) en het attribuut <afwezigheidstype> - gepland (dagen) toe te voegen.

2. Doelen- en subdoelenrapport

Dit rapport geeft je een overzicht van de voortgang van de medewerkers op hun doelen en subdoelen in de gekozen periode. Deze gegevens helpen bij het plannen en volgen van de performance van medewerkers.

Dit rapport bevat de volgende groepen attributen:

Doelattributen:

Naam doel: naam van het performancedoel
Status doel: status van het performancedoel
Totale doelrealisatie: totaalpercentage doelrealisatie van alle subdoelen bij elkaar
Periode doel: periode van het performancedoel
Begindatum periode doel: begindatum van de periode van het doel
Einddatum periode doel: einddatum van de periode van het doel

Subdoelattributen:

Naam subdoel: Naam van het subdoel
Beschrijving: Beschrijving van het subdoel
Realisatiepercentage subdoel: realisatie van het subdoel in procenten, die bijdraagt aan de totale doelrealisatie
Subdoel gerealiseerd: realisatie van een kwantitatief subdoel in aantal
Doel van subdoel: doel van een kwantitatief subdoel in aantal
Type subdoel: kan een getal, percentage of ja/nee zijn
Subdoelgewicht: aandeel van het subdoel binnen het gehele doel in procenten

We adviseren de volgende instellingen:

Rapporttype: periode
Datum: dit jaar
Tabelkolommen: Voornaam, Achternaam, Functie, Afdeling, Naam doel, Status doel, Totale doelrealisatie, Periode van doel, Begindatum periode doel, Einddatum periode doel, Naam van subdoel, Beschrijving van subdoel, Realisatiepercentage subdoel, Subdoelgerealiseerd, Doel van subdoel, Type subdoel, Gewicht van subdoel.
Filter: status is gelijk aan Actief tijdens gekozen periode.

3. Salaris- en vergoedingenrapport

Dit rapport geeft je een overzicht van de vergoeding van de medewerker in de gekozen periode. Deze gegevens helpen je om rapporten over de ontwikkeling en structuur van de vergoeding van het bedrijf te genereren en te analyseren.

Dit rapport bevat de volgende groepen attributen:

Salarisattributen:

Vast salaris (100%): type basissalaris dat maandelijks of jaarlijks terugkeert.Het aantal werkuren van de medewerker speelt hierbij geen rol.
Daadwerkelijk salaris: salarisberekening op basis van de verhouding tussen de uren per week van de medewerker en de afdelingsuren.Hierbij wordt geen rekening gehouden met verlofperiodes.
Pro rata salaris: salarisberekening op basis van de verhouding tussen de uren per week van de medewerker en de afdelingsuren.Hierbij wordt wel rekening gehouden met verlofperiodes.
Uurloon (tarief): type basissalaris dat niet maandelijks of jaarlijks terugkeert en pas na elk gewerkt uur wordt uitbetaald.
Uurloon (uitbetaling): bedrag dat in een bepaalde maand aan een medewerker is uitbetaald.Als dit automatisch wordt berekend, is de uitbetaling het resultaat van de vermenigvuldiging van het uurloon (tarief) met de gewerkte uren in de betreffende periode.

Bonus:

Betaalde bonus: bonusbedrag dat aan de medewerker is uitbetaald. Het is van toepassing op aangepaste bonussen en doelbonussen.

Terugkerende vergoedingen

[Naam vergoeding] (terugkerend): terugkerende vergoedingen zijn salariscomponenten die periodiek worden uitbetaald (maandelijks, driemaandelijks, halfjaarlijks of jaarlijks). Elk vergoedingstype wordt weergegeven in een aparte kolom in Gepersonaliseerde rapporten, net als op het tabblad Salaris.

Eenmalige vergoedingen

[Naam vergoeding] (eenmalig): eenmalige vergoedingen zijn eenmalige betalingen, zoals tekengeld of een ontslagvergoeding.

Compensatie van overuren

Overuren (uitbetaling): terugbetaling van overuren.
Overuren (compensabele uren): overuren die kunnen worden uitbetaald, of omgezet in vrije tijd.

We adviseren de volgende instellingen:

Rapporttype: periode
Datum: dit jaar
Tabelkolommen: Voornaam, Achternaam, Functie, Afdeling, Vast salaris (100%), Daadwerkelijk salaris, Pro rata salaris, Betaalde bonus, [Naam vergoeding] (terugkerend), [Naam vergoeding] (eenmalig)
Filter: status is gelijk aan actief tijdens gekozen periode.

Voorbeeld
Als je een gepersonaliseerde rapport van het type Tijdstip maakt met de kolommen Vandaag en Vast salaris 100%, Daadwerkelijk salaris en Terugkerende vergoeding, wordt een parttime medewerker die 30/40 uur werkt en een vast salaris van € 4000 heeft in combinatie met een terugkerende compensatie voor het openbaar vervoer weergegeven met de volgende waarden:

▶︎ Vast salaris (100%): € 4000
▶︎ Daadwerkelijk salaris: € 3000
▶︎ Openbaar vervoer (terugkerend): € 70

4. Overurensaldo

Met dit rapport kun je het overurensaldo van al je medewerkers of een groep medewerkers bekijken.

Gebruik de volgende instellingen voor dit gepersonaliseerde rapport:

Rapporttype: periode
Datum: aangepaste datum
Startdatum: wanneer je bedrijf begon met tijdsregistratie in Personio.
Einddatum: de datum waarvoor je het saldo wilt bekijken.
Tabelkolommen: voornaam, achternaam, overuren (goedgekeurd).
Voorwaarden: elke gewenste filter

5. Afwezigheden bijgehouden in uren

Dit rapport biedt een overzicht van de in uren bijgehouden afwezigheden van je medewerkers.

Gebruik de volgende instellingen voor dit gepersonaliseerde rapport:

Rapporttype: periode.
Datum: aangepaste datum.
Startdatum: wanneer je bedrijf begon met tijdsregistratie in Personio.
Einddatum: de datum waarvoor je het saldo wilt bekijken.
Tabelkolommen:
1. COLLECTIE: AFWEZIGHEIDSTYPES (6 KOLOMMEN). Je kunt alle afwezigheidstypes selecteren of een aantal specifieke types uitkiezen. Dit collectie-attribuut voegt de volgende kolommen voor ieder afwezigheidstype toe aan het rapport: Afwezigheidstype, Eigen ID, Begindatum afwezigheid, Einddatum afwezigheid, Afwezigheidsduur (dagen), Afwezigheidsduur (uren).
2. AFWEZIGHEIDSATTRIBUTEN: Saldo vandaag (uren), Saldo aan het begin van de periode (uren), Saldo aan het einde van de periode.
Voorwaarden: ieder gewenst filter.

Rapport van het type Historische gegevens

1. Loopbaanontwikkeling

Met het rapporttype historische gegevens kun je wijzigingen in personeelsgegevens over een aangepaste periode volgen. Dat is bijvoorbeeld handig om de loopbaan- en salarisontwikkeling binnen een afdeling te bekijken, zoals in dit voorbeeld:

We adviseren de volgende instellingen:

Rapporttype: historische gegevens
Datum: elke
Tabelkolommen: afdeling, functie, vast salaris (100%)
Filter: afdeling is gelijk aan (gekozen afdeling).

Waar kunnen we je mee helpen?

Een gepersonaliseerd rapport maken