Om de communicatie met je boekhouder of de loonadministratie te vereenvoudigen, kun je voor hen een apart medewerkersprofiel in Personio aanmaken, zodat zij zelf relevante en actuele looninformatie uit Personio kunnen halen.
Een nieuw medewerkersprofiel aanmaken
Maak eerst het vereiste medewerkersprofiel aan. Zorg ervoor dat je de fictieve medewerker die voor de boekhouder wordt aangemaakt het type dienstverband Extern toekent, zodat hij of zij door het systeem duidelijk kan worden onderscheiden van interne medewerkers.
Hier vind je uitgebreide informatie over het aanmaken van medewerkersprofielen.
De loonadministrateur zal als externe medewerker op de gebruikelijke wijze in je facturatie worden opgenomen en moet dus worden meegeteld bij het maximale aantal medewerkers dat voor je huidige pakket is toegestaan. Ook externe medewerkers zijn in het organigram opgenomen.
Medewerkersrollen configureren
Vervolgens is het belangrijk om te bepalen welke toegangsrechten de externe loonadministrateur moet krijgen binnen je Personio-account.
Als je een strikte scheiding wilt afdwingen tussen de rol van externe loonadministrateur en al je interne medewerkers, of de systeemrol Alle medewerkers, begin dan met de stap Toegangsrechten voor de rol Externe loonadministrateur beperken. Volg dan simpelweg de onderstaande stappen:
Een nieuwe rol aanmaken voor de externe loonadministrateur
Maak een andere medewerkersrol aan voor de externe loonadministrateur. Deze rol krijgt weergaverechten voor de sectie Loonadministratie, waardoor de eigenaar van de rol toegang krijgt tot informatie en reeds gegenereerde exports kan downloaden. De administratie van de voorbereidende loonadministratie en de maandelijkse goedkeuring ervan zal nog steeds worden uitgevoerd door een verantwoordelijke interne medewerker. Heb je meerdere juridische entiteiten, verleen de toegangsrechten dan voor elke juridische entiteit.
Om alles vlot te laten verlopen, moet de externe loonadministrateur bovendien weergaverechten krijgen voor de documentcategorieën Arbeidsovereenkomsten, Afwezigheidsattesten en Studiedocumentatie, omdat de documenten die daar worden opgeslagen belangrijke informatie bevatten over de arbeidsovereenkomst en de rapportage van de zorgverzekering.
Je moet weergaverechten toekennen aan de documentcategorie Loonadministratie, zodat de externe loonadministrateur documenten uit deze categorie kan downloaden, zoals in onderstaande schermafbeelding.
Bovendien moet je de externe loonadministrateur weergaverechten toekennen voor de individuele secties van de medewerkersgegevens die attributen bevatten die in de Voorbereidende loonadministratie zijn opgenomen.
Zodra de sectie Documenten importeren van deze medewerkersrol geactiveerd is, kan de externe loonadministrateur loonstroken en andere relevante documenten voor alle medewerkers importeren via de importfunctie. De toegang tot de geïmporteerde bestanden wordt echter bepaald aan de hand van de toegangsrechten die voor de sectie Documenten zijn gedefinieerd.
Je moet de externe loonadministrateur ook weergaverechten geven voor alle afwezigheidstypes die relevant zijn voor de loonadministratie (bijvoorbeeld betaalde vakantie, ziekte enzovoort) in de sectie Afwezigheden.
Hier vind je een gedetailleerd overzicht van de toegangsrechten.
Herinneringen aanmaken
Je hebt de mogelijkheid om herinneringen aan te maken voor de externe loonadministrateur, bijvoorbeeld voor komende beëindigingsdatums of afwezigheden. Deze herinneringen kunnen individueel worden aangepast aan je wensen.
In dit artikel wordt uitgelegd hoe je eenmalige en terugkerende herinneringen in Personio kunt configureren.
Beveiligingsinstellingen
Voor een maximale beveiliging kun je tweefactorauthenticatie instellen als de externe loonadministrateur niet via een Google-account inlogt. Dit zou betekenen dat alle medewerkers in deze rol bij het inloggen een extra verificatiestap moeten doorlopen met een Google Authenticator-token.
Duitse klanten die de DATEV-integratie gebruiken, kunnen in Personio een DATEV-export aanmaken die vervolgens rechtstreeks in DATEV kan worden geïmporteerd. Meer informatie over dit onderwerp vind je hier.
Toegangsrechten voor de rol Externe loonadministrateur beperken
Om een strikte scheiding tussen de externe loonadministrateur en je interne medewerkers of de systeemrol Alle medewerkers te behouden, moet je de rol Alle medewerkers dienovereenkomstig aanpassen en twee nieuwe medewerkersrollen aanmaken.
Voer hiervoor de volgende stappen uit:
- Pas de systeemrol Alle medewerkers aan: Verwijder alle rechten die bij de systeemrol Alle medewerkers horen, want deze rol fungeert als basisrol en wordt dus standaard aan elke actieve medewerker, intern en extern, automatisch toegekend.
- Een nieuwe rol voor interne medewerkers aanmaken: maak een nieuwe medewerkersrol aan met bijvoorbeeld als naam Alle interne medewerkers. In de toekomst moet deze rol bestaan naast de systeemrol Alle medewerkers en alle interne medewerkers omvatten. Aangezien de rol Alle interne medewerkers de systeemrol vervangt, moet je deze rol de toegangsrechten toekennen die interne medewerkers in je account moeten krijgen. Vergeet niet om nieuw aangemaakte medewerkers altijd toe te wijzen aan deze rol, omdat dit niet meer automatisch gebeurt, zoals met de systeemrol. Hier lees je hoe je medewerkersrollen kunt configureren.