Als je Personio introduceert binnen je bedrijf, raden we aan ook een transparant intern communicatieproces in te stellen. In dit artikel wordt uitgelegd hoe je je medewerkers bij elke stap kunt betrekken, tijdens en na de implementatie, en ze zo goed mogelijk op de hoogte kunt houden.
De volgende aanbevelingen voor interne communicatie zijn gebaseerd op onze ervaring met talloze Personio-implementaties in bedrijven van verschillende omvang.
Belangrijke stakeholders betrekken
Op het moment dat je Personio gaat introduceren, werkt het in je voordeel om belangrijke stakeholders, zoals de ondernemingsraad, in een vroeg fase bij het interne communicatieproces te betrekken. Veelvoorkomende doelgroepen binnen een bedrijf zijn:
- HR-management
- Leidinggevenden
- Medewerkers
- Ondernemingsraad
Lees hier hoe je de ondernemingsraad het beste kunt betrekken bij de introductie van Personio.
Uitgestelde communicatie
We raden je aan om ook alle indirect betrokken collega's in de juiste fase bij de implementatie te betrekken. Betrek de HR-afdeling vanaf het begin bij het proces. Door hun functie zijn zij de belangrijkste doel van het project. Andere groepen, zoals leidinggevenden en alle andere medewerkers, kun je in een later stadium informeren over de introductie van Personio en de voortgang van het project.
De onderstaande grafiek geeft een voorbeeld van een tijdschema:
Houd er rekening mee dat de benodigde tijd afhangt van de grootte van je bedrijf en dat de implementatie van Personio sneller kan verlopen.
Communicatiemiddelen
We raden je aan om verschillende communicatiemiddelen te gebruiken om al je medewerkers op de juiste manier aan te spreken. Hieronder vind je een aantal suggesties en inspiratie voor het structureren van je interne communicatie.
| Doelgroep |
Communicatiemiddel |
|
HR-management |
Projectupdates
- De HR-afdeling is een belangrijke stakeholder en moet daarom op de hoogte worden gehouden van elke stap in de implementatie. HR-managers kunnen je ook waardevolle feedback geven bij het correct in kaart brengen van processen in Personio.
-
Aanbeveling: één vergadering per twee weken
|
|
Personio-training voor HR
- We raden je aan om je HR-afdeling een Personio-training aan te bieden zodra alle instellingen zijn geconfigureerd en uiterlijk op het moment dat het systeem wordt uitgerold. Het doel is om de belangrijkste gebruikers te trainen in het gebruik van de software en het toepassen van de processen.
-
Aanbeveling: een training van een halve dag, afgestemd op de relevante gebruikersgroep
|
|
Gebruikerstesten
- Je kunt tijdens de implementatie gebruikerstesten laten uitvoeren door geselecteerde medewerkers om de instellingen die je hebt geconfigureerd uit te proberen, te evalueren en om feedback te krijgen. Dit schept vertrouwen en deze mensen worden in het beste geval interne 'Personio-ambassadeurs' die positief zullen zijn over het systeem tegenover collega's.
-
Aanbeveling: een gebruikerstest van een uur met geselecteerde medewerkers
|
| Doelgroep |
Communicatiemiddel |
|
Leidinggevenden |
Projectupdates
- Het managementteam moet op de hoogte worden gehouden van de belangrijkste mijlpalen tijdens de implementatie.
-
Aanbeveling: een vergadering ter update aan het begin van de implementatie en wanneer het systeem wordt uitgerold
|
|
Personio-training voor het management
- Informeer je leidinggevenden over de taken die ze kunnen uitvoeren met Personio, zoals goedkeuringsprocessen, on- en offboarding of de mogelijkheid maken rapporten te maken.
-
Aanbeveling: een trainingssessie van één tot twee uur gericht op het gebruik van de software door leidinggevenden
|
| Doelgroep |
Communicatiemiddel |
| Medewerkers |
De invoering van Personio bekendmaken
- Ruim voldoende tijd in om je medewerkers te laten weten dat je Personio in gebruik neemt als nieuwe HR-besturingssoftware en communiceer de voordelen van features als selfservice voor medewerkers, documentbeheer of het beheer van aan- en afwezighed .
-
Aanbeveling: geef medewerkers informatie over de introductie van Personio en de globale planning
|
|
Nieuwsbrief
- Je kunt een nieuwsbrief gebruiken voor zowel de eerste aankondiging als voor doorlopende updates, bijvoorbeeld om medewerkers te laten weten wanneer er nieuwe features geactiveerd worden.
-
Aanbeveling: een aankondiging en (indien nodig) communicatie over nieuwe features
|
|
Personio-helpdesk
- Vooral direct na de implementatie is intensieve ondersteuning voor je medewerkers belangrijk. Je kunt bijvoorbeeld een Personio-helpdesk opzetten waar medewerkers vragen kunnen stellen over onderwerpen als persoonsgegevens, vakantiedagen of Personio-taken.
-
Aanbeveling: bied 'Personio-spreekuren' aan op de dag van de introductie en in de weken daarna tijdens een 1 of 2 vooraf vastgesteld uren per week, waarin het HR-team expliciet beschikbaar is voor vragen over Personio
|
Communicatieplan
We raden je aan een communicatieplan op te stellen, zodat je je interne communicatiestrategie perfect kunt plannen en implementeren.
Zo kun je, parallel aan de Personio-implementatie. afzonderlijke activiteiten chronologisch plannen. Een voorbeeld van een communicatieplan kan er als volgt uitzien:
Gebruik onze downloadbare sjablonen aan de rechterkant om een communicatieplan te maken voor jouw bedrijf.