In dit artikel vind je nuttige tips om je ondernemingsraad te betrekken bij de implementatie van Personio, van het opzetten van je account tot en met de uitrol van Personio. 

We geven geen juridisch advies, maar doen alleen aanbevelingen op basis van onze ervaring.

Ondernemingsraad en de introductie van nieuwe software

Je bedrijf heeft dus besloten om Personio te gaan gebruiken en je wilt beginnen met de implementatie van de tool. Houd er rekening mee dat de invoering van dit soort software in sommige landen de goedkeuring van je ondernemingsraad kan vereisen, zoals bijvoorbeeld in Duitsland het geval is (Works Constitution Act S. 87, ss. 1, No. 6).De ondernemingsraad behartigt de belangen van de medewerkers bij het bestuur van het bedrijf. De OR is dus een belangrijke stem van je medewerkers die ook voor jou van cruciaal belang is.

Je doel moet zijn om een positieve houding te stimuleren ten opzichte van de introductie van de software en ervoor te zorgen dat de ondernemingsraad achter de software staat.

De belangrijkste zorgen met betrekking tot de implementatie van software hebben meestal betrekking op de bescherming van gevoelige persoonsgegevens en de mogelijkheid om de prestaties en het gedrag van medewerkers te controleren. Daarom is het van essentieel belang dat de ondernemingsraad en de werkgever samenwerken in het belang van alle medewerkers. Niet-gerelateerde toekomstige processen tussen de HR-afdeling en de ondernemingsraad, bijvoorbeeld hoorzittingen van de ondernemingsraad over salarisonderhandelingen, overplaatsingen enzovoort, mogen geen aandachtspunt zijn en moeten apart worden behandeld.

Samenwerken met de ondernemingsraad

Als je ondernemingsraad inzicht moet krijgen in Personio en moet instemmen met de invoering van deze software, moet je vanaf het begin een vertrouwensbasis creëren. Als je bedrijf een functionaris voor gegevensbescherming heeft, is het zinvol om hem of haar vanaf het begin op te nemen in de werkgroep. Een goed begrip van de functionaliteiten en accountinstellingen van Personio is een eerste stap.

Aan de werkgeverskant zijn een goede planning en een gedegen voorbereiding van specifieke stappen net zo belangrijk voor een effectieve samenwerking. Voordat je de details van de implementatie gaat bespreken, moet je een aantal organisatorische zaken definiëren om het proces soepel te laten verlopen. Het volgende overzicht kan daarbij nuttig zijn:

Communicatieplan en OR-overeenkomst

Informeer je ondernemingsraad zo vroeg mogelijk dat je van plan bent Personio in te voeren en welke stappen dit proces met zich meebrengt. Het zal waarschijnlijk de eerste keer zijn dat leden van de ondernemingsraad te maken krijgen met Personio. Duidelijk verwachtingenmanagement en transparante communicatie vanaf het begin wekken vertrouwen en een gevoel van veiligheid. De vergaderingen en vraag-en-antwoordsessies waarin je de ondernemingsraad laat kennismaken met Personio zijn zeer waardevol en levert mogelijk nuttige inzichten en informatie opleveren over je instellingen en processen.

Het onderstaande voorbeeld van een communicatie- en projectplan schetst hoe je het implementatieproject zou kunnen aanpakken:

De kick-off

We raden aan om meteen aan het begin van de implementatie een kick-offworkshop te plannen met leden van de ondernemingsraad. Deze workshop, die dient om transparantie te creëren over het implementatieproces, de reikwijdte van de gebruikte functionaliteiten en de volgende stappen, vormt vervolgens de basis voor de verdere samenwerking.

Functionaliteiten en processen introduceren

In daaropvolgende vergaderingen zullen de leden van de ondernemingsraad geleidelijk aan kennismaken met Personio en de software beter leren kennen. Overweeg om meerdere functionaliteiten pas te introduceren nadat het implementatieproces is afgerond: je bent nog maar net bekend met Personio en je moet ook ruimte hebben om je account aan te passen aan je behoeften. De ondernemingsraad zal vooral geïnteresseerd zijn in het resultaat. Dit vormt de basis voor je onderhandelingen en dit is wat geëvalueerd moet worden. Als je de instellingen presenteert voordat ze definitief zijn, kan dat voor verwarring zorgen in plaats van dat het waarde toevoegt.

Plan voldoende tijd in voor interne overlegrondes en eventuele configuratiewijzigingen.

Eerste online demonstratie

Begin je eerste vergadering met een algemene introductie van Personio, waarbij je de navigatie en het dashboard presenteert en misschien een eerste inzicht geeft in het medewerkersprofiel. Een uitleg van toegangsrechten in termen van de zichtbaarheid van gegevens en de toewijzing van medewerkersrollen en van goedkeuringsprocessen is ook nuttig. Ga niet te veel in op details: tijdens volgende vergaderingen kun je specifieke issues rond je accountinstellingen bespreken.

Vervolgvergaderingen

Gebruik vervolgvergaderingen om processen en functionaliteiten te introduceren voor de rollen van medewerker, leidinggevende en HR-manager. Het doel hiervan is om leden van de ondernemingsraad kennis te laten maken met basisoverwegingen met betrekking tot toegangsrechten en om inzicht te krijgen in toekomstige processen.

Gebruik eerder aangemaakte testmedewerkers voor demonstratiedoeleinden om onnodige wijzigingen in de gegevensgeschiedenis van een echte medewerker voorkomen. Vul het profiel zo goed mogelijk in met relevante voorbeeldgegevens. Hoe tastbaarder een testprofiel dat je maakt, hoe duidelijker en gemakkelijker het zal zijn om alles te begrijpen.

De onderstaande punten worden vaak aan de orde gesteld door leden van ondernemingsraden. Hierover kunnen het beste aan het begin van de implementatiefase afspraken worden gemaakt.

• Zichtbaarheid en wijziging van persoons- en salarisgegevens van medewerkers
• Aanvraagprocessen voor vakanties, ziekte en andere soorten afwezigheden
• Proces voor tijdregistratie en controle van overuren
• Proces voor doelafspraken en performancebeoordeling
• Standaardrapporten in Personio en aanvullende opties voor gegevensevaluatie
• Trainings- en communicatieplan voor de introductie van Personio

Ga naar de sectie Downloads voor een voorbeeldbestand dat wellicht handig is om openstaande kwesties en feedback centraal te documenteren.

We raden aan om leden van de OR in een vroeg stadium toegang te geven tot hun eigen medewerkersprofiel. Zo kunnen ze vertrouwd raken met Personio en krijg ze vertrouwen in het werken met de tool.

Houd er rekening mee dat je in dit stadium alleen voorlopige accountinstellingen hebt gemaakt, maar nog niet hebt onderhandeld over de regels voor het gebruik van Personio.

Bedrijfsovereenkomst

In de eerste stap heb je Personio uitgebreid gepresenteerd aan je ondernemingsraad en alle vragen beantwoord. Als je een bedrijfsovereenkomst moet maken voor het gebruik van Personio, raden we je aan om parallel aan je vergaderingen aan het concept te werken. Je kunt het concept dan gebruiken om alle regels voor het gebruik van de tool te documenteren en direct af te ronden tijdens de onderhandelingen.

Onderschat de tijd niet die je nodig hebt voor het opstellen, herzien en wijzigen van de bedrijfsovereenkomst.

Communicatie en samenwerking na de implementatie

Zodra je je medewerkers met goedkeuring van je ondernemingsraad hebt uitgenodigd voor Personio, moet je voortdurend de ondernemingsraad voortdurend op de hoogte houden van eventuele wijzigingen.

Als onderdeel van de implementatie configureer je je Personio-account voor de eerste keer. Deze instellingen zullen na verloop van tijd veranderen, omdat ze moeten worden aangepast aan de veranderende behoeften van je bedrijf. De ondernemingsraad moet dan op de hoogte worden gebracht van de wijzigingen en de eventuele introductie van nieuwe functionaliteiten. Idealiter bepaal je hiervoor een frequentie en een proces, die ook in de bedrijfsovereenkomst moeten worden vastgelegd.