Met Personio kunnen medewerkers op elk moment hun werkuren registreren of verlof aanvragen, ook wanneer hun primaire goedkeurder (meestal hun leidinggevende) bijvoorbeeld op vakantie of ziekteverlof is. Deze aanvragen vereisen vaak meteen de nodige aandacht en kunnen niet wachten tot de leidinggevende terug is.

Hieronder worden twee mogelijke oplossingen beschreven die in Personio kunnen worden toegepast om ervoor te zorgen dat alle goedkeuringsverzoeken (en met name afwezigheidsaanvragen) worden verwerkt terwijl een leidinggevende met verlof of afwezig is.

Oplossing 1: stel een tijdelijke goedkeurder aan

Je kunt een tijdelijke goedkeurder aanstellen die als vervanger fungeert en het verzoek van de medewerker kan goedkeuren terwijl zijn of haar leidinggevende met verlof is. 

Als een medewerker rapporteert aan een leidinggevende en een projectmanager binnen een ander team, kun je de projectmanager toewijzen als de tijdelijke goedkeurder. Je kunt ook directe ondergeschikten van een leidinggevende aanwijzen als de tijdelijke goedkeurder.

Volg deze stappen om ervoor te zorgen dat een tijdelijke goedkeurder een verzoek kan verwerken:

• Ga naar Instellingen > Medewerkersrollen > Leden, maak een nieuwe medewerkersrol aan (bijvoorbeeld 'Vervangende goedkeurder') en wijs deze toe aan de tijdelijke goedkeurder. 
  
  
  

   

• Ga naar Instellingen > Medewerkersrollen > Toegangsrechten en wijs de juiste toegangsrechten toe aan de aangepaste medewerkersrol, indien van toepassing. Als het goedkeuringsverzoek bijvoorbeeld gekoppeld is aan tijdregistratie, dan moet je de medewerker weergaverechten toekennen voor de aanwezigheidsgegevens. Als het verzoek is gekoppeld aan een afwezigheid, dan moet je de medewerker weergaverechten toekennen voor zowel Afwezigheid als Kalender. 
  
  
• Ga naar Instellingen > Goedkeuringen om de groep van medewerkers te definiëren waaraan de nieuwe tijdelijke goedkeurder zal worden toegewezen. Klik op het relevante tabblad (Afwezigheid/[afwezigheidstype], Aanwezigheid enz.) en klik op Personeelsfilters beheren om een personeelsfilter aan te maken die overeenkomt met het directe team van de leidinggevende (bijvoorbeeld het klantenserviceteam). Klik op Nieuwe regelset toevoegen om de relevante goedkeuringsstappen toe te voegen met zowel de personeelsfilter als de aangepaste medewerkersrol.

  Opmerking
  Indien de tijdelijke goedkeurder verschillende soorten verzoeken moet beheren (verschillende soorten afwezigheidsaanvragen, aanwezigheidsaanvragen, enz.), moet je deze stap in alle relevante tabbladen herhalen.

  
  
  
• De tijdelijke goedkeurder kan dan alle verzoeken goedkeuren die van het directe team van de leidinggevende komen terwijl de leidinggevende afwezig is.
  
  

  Opmerking
  Voor afwezigheidsaanvragen raden we aan dat de leidinggevende de tijdelijke goedkeurder als zijn of haar vervanger selecteert wanneer hij of zij een afwezigheid aanvraagt via Medewerkersprofiel > Afwezigheid. Op die manier ontvangt de tijdelijke goedkeurder een vervangingsverzoek en wordt hij herinnerd aan de komende afwezigheidsverzoeken die zijn aandacht vereisen.

  
• Zodra de leidinggevende terug is, maak je de wijzigingen ongedaan. Ga naar Instellingen > Goedkeuringen, klik op Personeelsfilters beheren en verwijder de personeelsfilters die je specifiek voor de tijdelijke goedkeurder hebt aangemaakt.

Voor meer informatie over goedkeuringsprocessen en het beheer van vervangingen, kun je kijken naar de artikelen Goedkeuringsprocessen en herinneringen met meerdere leidinggevenden en Vervangingen bij afwezigheid beheren.

Oplossing 2: Verzoeken handmatig goedkeuren als beheerder

Als beheerder heb je toegang tot een overzicht van alle openstaande goedkeuringsverzoeken, en kun je deze aanvragen verwerken vanuit de Workflow Hub. Je kunt bijvoorbeeld optreden als goedkeurder wanneer een leidinggevende afwezig of met verlof is. Dit geldt niet alleen voor de beheerder, maar voor elke medewerker met bewerkingsrechten voor aanwezigheidsgegevens of afwezigheden.

Gebruik deze oplossing alleen voor dringende gevallen om de workflows, afspraken en verantwoordelijkheden binnen het team niet te verstoren.

Goedkeuringsverzoeken

Goedkeuringsverzoeken die minder dan zeven dagen in behandeling zijn, worden weergegeven als een goedkeuring die op schema ligt, en goedkeuringsverzoeken die meer dan zeven dagen in behandeling zijn, worden weergegeven als een goedkeuring die te laat is in de widget Goedkeuringsverzoeken.

Volg deze stappen om verzoeken handmatig goed te keuren:

• Ga naar Workflow Hub > Goedkeuringsverzoeken.
• Om alle openstaande (op schema en te laat) goedkeuringsverzoeken te bekijken en te zien wie verantwoordelijk is voor elk goedkeuringsverzoek, klik je op Alle goedkeuringen bekijken.
• Klik op de pagina Openstaande goedkeuringsverzoeken op de naam van de medewerker die verantwoordelijk is voor het goedkeuren van de aanvraag in de kolom Moet worden goedgekeurd door.
• Je wordt dan naar het profiel van de betreffende medewerker geleid. Klik op Als deze medewerker aanmelden en keur de aanvraag handmatig goed.

Voor meer informatie over de Workflow Hub en de widget Workflows op het dashboard, lees je dit Helpcentrum-artikel.