Wie kan afwezigheidsaanvragen goedkeuren wanneer een leidinggevende met verlof is?

Als een medewerker een afwezigheidsaanvraag wil indienen terwijl zijn/haar hoofdverantwoordelijke (meestal de leidinggevende) met verlof is, moet de aanvraag nog steeds spoedig worden verwerkt. Personio biedt medewerkers de mogelijkheid om op elk moment een afwezigheidsaanvraag in te dienen, ook in periodes waarin een leidinggevende bijvoorbeeld op vakantie of met ziekteverlof is.

Hieronder worden twee mogelijke oplossingen beschreven die in Personio kunnen worden toegepast om ervoor te zorgen dat alle goedkeuringsverzoeken (en met name afwezigheidsaanvragen) worden verwerkt terwijl een leidinggevende met verlof of afwezig is.

 

Oplossing 1: stel een tijdelijke goedkeurder aan

Je kunt een tijdelijke goedkeurder aanstellen die als vervanger zal fungeren en de afwezigheidsaanvragen van de medewerker zal kunnen goedkeuren terwijl zijn of haar leidinggevende met verlof is. 

Als een medewerker rapporteert aan een leidinggevende en een projectmanager binnen een ander team, kun je de projectmanager toewijzen als de tijdelijke goedkeurder. Je kunt ook directe ondergeschikten van een leidinggevende aanwijzen als de tijdelijke goedkeurder.

Volg deze stappen om ervoor te zorgen dat een tijdelijke goedkeurder een afwezigheidsaanvraag kan verwerken:

  • Ga naar Instellingen > Medewerkersrollen > Leden, creëer een aangepaste medewerkersrol (bijvoorbeeld 'Vervangende goedkeurder voor verlof') en wijs deze toe aan de tijdelijke goedkeurder. 

    employee-roles-members-substitute_leave_approver_role_nl.png

     

  • Ga naar Instellingen > Medewerkersrollen > Toegangsrechten en wijs de juiste toegangsrechten voor afwezigheden en de kalender toe aan de nieuwe medewerkersrol.

    employee-roles-substitute_leave_approver_role-access_rights_nl.png

  • Ga naar Instellingen > Goedkeuringen om de groep van medewerkers te definiëren waaraan de nieuwe tijdelijke goedkeurder zal worden toegewezen. Klik op Personeelsfilters beheren om een personeelsfilter aan te maken die overeenkomt met het directe team van de leidinggevende (bijvoorbeeld het klantenserviceteam). Klik op Nieuwe regelset toevoegen om de relevante goedkeuringsstappen toe te voegen met zowel de medewerkersfilter als de aangepaste medewerkersrol.

    approvals-absence_paid_vacation-.ruleset-approval_step_nl.png

  • De tijdelijke goedkeurder kan dan alle afwezigheidsaanvragen goedkeuren die van het directe team van de leidinggevende komen terwijl de leidinggevende afwezig is.

    Opmerking
    We raden aan dat de leidinggevende de tijdelijke goedkeurder als zijn of haar vervanger selecteert wanneer hij of zij een afwezigheid aanvraagt via Medewerkersprofiel > Afwezigheden. Op die manier zal de tijdelijke goedkeurder een vervangingsaanvraag ontvangen en herinnerd worden aan de komende afwezigheidsaanvragen die zijn of haar aandacht zullen vragen.

    settings-employee_list-absence-add_absence_period_en-nl.png
  • Zodra de leidinggevende terug is, maak je de wijzigingen ongedaan. Ga naar Instellingen > Goedkeuringen, klik op Personeelsfilters beheren en verwijder de personeelsfilters die je specifiek voor de tijdelijke goedkeurder hebt aangemaakt.

Voor meer informatie over goedkeuringsprocessen en het beheer van vervangingen bij afwezigheid, kun je kijken naar de artikelen Goedkeuringsprocessen en herinneringen met meerdere leidinggevenden en Vervangingen bij afwezigheid beheren.

 

Oplossing 2: Afwezigheidsaanvragen handmatig goedkeuren als beheerder

Als beheerder heb je toegang tot een overzicht van alle openstaande afwezigheidsaanvragen, en kun je deze aanvragen verwerken vanuit de Workflow Hub. Je kunt bijvoorbeeld optreden als goedkeurder wanneer een leidinggevende afwezig of met verlof is. Dit geldt niet alleen voor de beheerder, maar voor elke medewerker met bewerkingsrechten voor het betreffende afwezigheidstype.

Gebruik deze oplossing alleen voor dringende gevallen om de workflows, afspraken en verantwoordelijkheden binnen het team niet te verstoren.

Afwezigheidsaanvragen

Afwezigheidsaanvragen die minder dan zeven dagen in behandeling zijn, worden weergegeven als een goedkeuring die op schema ligt, en afwezigheidsaanvragen die meer dan zeven dagen in behandeling zijn, worden weergegeven als een goedkeuring die te laat is in de widget Goedkeuringsverzoeken.

workflow_hub-approval_requests_nl.png

Volg deze stappen om afwezigheidsaanvragen handmatig goed te keuren:

  • Ga naar Workflow Hub > Goedkeuringsverzoeken.
  • Om alle openstaande (op schema en te laat) goedkeuringsverzoeken te bekijken en te zien wie verantwoordelijk is voor elk goedkeuringsverzoek, klik je op Alle goedkeuringen bekijken.
  • Klik op de pagina Openstaande goedkeuringsverzoeken op de naam van de medewerker die verantwoordelijk is voor het goedkeuren van de aanvraag in de kolom Moet worden goedgekeurd door.
  • Je wordt dan naar het profiel van de betreffende medewerker geleid. Klik op Als deze medewerker aanmelden en keur de aanvraag handmatig goed.

employees-employee_list-profile-log_in_as_employee_nl.png

Voor meer informatie over de Workflow Hub en de widget Workflows op het dashboard, lees je dit Helpcentrum-artikel.

Opmerkingen

0 opmerkingen

Artikel is gesloten voor opmerkingen.

    Onderwerpen in dit artikel