In Personio kunnen medewerkers op elk moment werkuren registreren of verlof aanvragen, zelfs als hun goedkeurder afwezig is. Om aanvragen te beheren terwijl een goedkeurder afwezig is, wordt vaak gebruikgemaakt van de functie om goedkeuringen te delegeren. Deze is beschikbaar voor urgente aanvragen, zoals aanvragen met betrekking tot werkuren of afwezigheid. De functie is niet van toepassing op wijzigingen in medewerkersgegevens. Hieronder worden andere opties genoemd om aanvragen te beheren.

Opties om aanvragen te beheren wanneer een goedkeurder afwezig is

Er zijn drie mogelijkheden om aanvragen te beheren tijdens de afwezigheid van een goedkeurder: 

• Delegeer goedkeuringen en stuur aanvragen door naar de leidinggevende van de goedkeurder.
• Maak een tijdelijke goedkeurder aan en kies een andere medewerker (niet de leidinggevende van de goedkeurder) om aanvragen goed te keuren.
• Laat aanvragen handmatig goedkeuren door een beheerder.

Goedkeuringen delegeren

Je kunt goedkeuringen delegeren in de volgende gevallen:

• je houdt de afwezigheden van je medewerkers bij in Personio.
• je houdt de werktijden van je medewerkers bij in Personio.
• je hebt goedkeuringsworkflows ingesteld via Instellingen > Goedkeuringen.

Volg deze stappen om goedkeuringen te delegeren:

1. Ga naar Instellingen > Goedkeuringen en selecteer het betreffende tabblad voor afwezigheid of aanwezigheid.
2. Ga naar de sectie Goedkeuringen delegeren en vink het vakjeDelegatie inschakelen aan. 
3. Sla de wijzigingen op.

Als de primaire goedkeurder afwezig is, worden goedkeuringsaanvragen doorgestuurd naar de inbox van diens leidinggevende. Aanvragen die niet zijn afgehandeld, verdwijnen uit de inbox van de leidinggevende zodra de primaire goedkeurder terug is. 

Opmerking
Goedkeuringen worden niet gedelegeerd aan medewerkers die zijn ingesteld als vervanger van een afwezige goedkeurder. De functie voor het delegeren van goedkeuringen werkt bovendien niet voor het afwezigheidstype Werk op afstand.

Een tijdelijke goedkeurder aanmaken

Je kunt medewerkersrollen gebruiken om een tijdelijke goedkeurder aan te maken die niet de leidinggevende is. Volg deze stappen:

1. Ga naar Instellingen > Medewerkersrollen en klik op Nieuwe rol maken.
2. Geef de rol een naam en wijs de tijdelijke goedkeurders eraan toe.
3. Wijs de benodigde toegangsrechten aan de rol toe om goedkeuringen te beheren.
4. Maak een personeelsfilter aan met de medewerkers van wie de aanvragen door de vervanger moeten worden beheerd. 
5. Wijs de rol van tijdelijke goedkeurder toe als goedkeurder voor de betreffende stappen. Herhaal deze stappen voor verschillende soorten aanvragen. 
6. Als de leidinggevende terug is, ga je naar Instellingen > Goedkeuringen om de wijzigingen ongedaan te maken. Klik op Personeelsfilters beheren en verwijder de personeelsfilters die voor de tijdelijke goedkeurder zijn aangemaakt.

Tip
Als de primaire goedkeurder afwezigheid aanvraagt, moet diegene de tijdelijke goedkeurder als vervanger kiezen. De tijdelijke goedkeurder ontvangt dan een vervangingsaanvraag. Deze kan dienen als herinnering aan toekomstige afwezigheidsaanvragen die mogelijk aandacht vereisen.

Aanvragen handmatig goedkeuren als beheerder

In urgente gevallen kunnen beheerders aanvragen op deze manier handmatig goedkeuren:

1. Ga naar Automatisering > Goedkeuringsaanvragen.
2. Klik op Alle goedkeuringen bekijken om een lijst met openstaande goedkeuringsaanvragen te bekijken.
3. Zoek de aanvraag die actie vereist en de toegewezen medewerker in de goedkeurderskolom.
4. Meld je aan als de medewerker die is toegewezen als goedkeurder en handel de aanvraag af.

Opmerking
Gebruik deze optie alleen in dringende gevallen. Zo voorkom je dat je de workflows, afspraken en verantwoordelijkheden binnen het team verstoort.

Raadpleeg dit Helpcentrum-artikel voor meer informatie over het gedeelte Automatisering.