Belangrijke vooraf gedefinieerde attributen en hun functionaliteiten – Personio

In dit artikel worden de functionaliteiten van een aantal belangrijke vooraf gedefinieerde attributen uitgelegd.

Vooraf gedefinieerde attributen zijn attributen die standaard zijn aangemaakt in je Personio-account omdat ze gekoppeld zijn aan andere functionaliteiten in Personio. Je kunt ze bekijken onder Instellingen > Medewerkersgegevens en worden daar aangegeven met de grijze notitie Vooraf gedefinieerd attribuut.

Vooraf gedefinieerde attributen worden ook standaard weergegeven in de sectie Persoonlijke informatie van ieder medewerkersprofiel. Ze worden ook opgeslagen in alle talen die beschikbaar zijn in Personio.

Omdat vooraf igedefinieerde attributen niet kunnen worden bewerkt of verwijderd, moeten bepaalde waarden van te voren voor ze worden gedefinieerd. Lees hier welke waarden je in kunt voeren.

Sectie Openbaar profiel

Naam

De naam van een medewerker bestaat uit de vooraf gedefinieerde attributen Voornaam en Achternaam en wordt zo weergegeven in het medewerkersprofiel.
De voor- en achternaam van een medewerker worden ook standaard weergegeven in de voorbereidende loonadministratie.

Geslacht

Keuzemogelijkheden: man, vrouw, divers, niet gedefinieerd
Als je het 'Productivity Plus'-abonnement hebt, kun je geslachtsvariabelen gebruiken voor documentsjablonen in Personio: wanneer het geslacht van een medewerker is geselecteerd, wordt in documenten automatisch de relevante geslachtsspecifieke variant van een woord gebruikt.

Je vindt hier meer informatie over het configureren van variabelen voor geslacht in documentsjablonen.

Afdeling

Definieer in Instellingen > Afdeling voor iedere afdeling afzonderlijk hoeveel werkuren per week gelijkstaat aan een voltijdse functie. Als dit niet wordt aangepast is de standaardinstelling 40 uur per week.

De uren per week van een afdeling zijn anders dan de uren per week die voor individuele medewerkers staan vermeld in hun profiel. De individuele werkuren van een medewerker worden ingesteld naar verhouding met de werkuren van zijn of haar afdeling. Deze verhouding bepaalt de parttime waarde van de medewerker en draagt bij aan het FTE (fulltime-equivalent) van het bedrijf.
Aanpassing van de parttime waarde heeft ook invloed op het salaris van medewerkers die een vast salaris ontvangen. Als de wekelijkse werkuren worden aangepast, wordt het salaris overeenkomstig aangepast op basis van de resulterende parttime waarde.

E-mailadres

Het e-mailadres is een uniek identificatiemiddel (Uniek ID) in Personio. Het is ook vereist voor de import van salarisgegevens en aanwezigheden/afwezigheden. Als er in Personio geen ander attribuut wordt gedefinieerd als Uniek ID, is het e-mailadres ook nodig om medewerkergegevens te importeren.
Daarnaast is het e-mailadres vereist voor de eerste uitnodiging voor Personio, en heeft de medewerker het vanaf dat moment nodig om in te loggen.
Voor het versturen van notificaties, herinneringen en onboarding-taken is ook het e-mailadres van de medewerker vereist.

Dochteronderneming

Als er dochterondernemingen zijn ingesteld, wordt er een aparte export aangemaakt voor iedere dochteronderneming in de voorbereidende loonadministratie.
Onder Medewerkersrollen kunnen in iedere dochteronderneming verschillende toegangsrechten worden toegewezen per rol.
Daarnaast zijn er aparte organigrammen voor dochterondernemingen.

Sectie HR-informatie

Status

Actief

De medewerker maakt deel uit van je Personio-abonnement.
De medewerker kan via de zoekbalk door alle andere medewerkers worden gevonden, en wordt weergegeven in de medewerkerslijst voor iedereen die het recht heeft het openbare profiel van de medewerker te bekijken.
De medewerkerslijst wordt standaard gefilterd op actieve medewerkers.
Alle actieve medewerkers worden weergegeven in het organigram.

Verlof

De medewerker maakt deel uit van je Personio-abonnement.
De medewerker kan via de zoekbalk door alle andere medewerkers worden gevonden, en wordt weergegeven in de medewerkerslijst voor iedereen die het recht heeft het openbare profiel van de medewerker te bekijken.
De status Verlof wordt in het medewerkersprofiel getoond naast de profielfoto.
Als een medewerker de status Verlof heeft als gevolg van een tijdelijke schorsing van het dienstverband, worden de vakantiedagen van deze medewerker voor elke volledige kalendermaand verminderd, en worden zijn of haar salarisbetalingen verlaagd tot het exacte aantal dagen. Lees dit artikel voor meer informatie over het inplannen van verlof voor medewerkers.
In het rapport over FTE's wordt de medewerker niet opgenomen voor de periode waarin hij of zij afwezig was.

Onboarding

De medewerker maakt geen deel uit van je Personio-abonnement.
Hij of zij kan alleen worden gevonden via de zoekbalk en wordt alleen weergegeven in de medewerkerslijst voor medewerkers die het recht hebben de HR-informatie van de medewerker in te zien.
Als er geen aanstellingsdatum is ingevoerd of als deze datum nog in de toekomst ligt, is de standaardstatus van de medewerker 'Onboarding'. Op de aanstellingsdatum verandert de status automatisch van Onboarding naar Actief.

Inactief

De medewerker maakt geen deel uit van je Personio-abonnement.
Hij of zij kan alleen worden gevonden via de zoekbalk en wordt alleen weergegeven in de medewerkerslijst voor medewerkers die het recht hebben de HR-informatie van de medewerker in te zien.
De medewerker kan niet langer inloggen bij Personio.
De medewerker wordt niet meer opgenomen in de voorbereidende loonadministratie, tenzij zijn of haar salaris wordt doorbetaald. In dit geval wordt de medewerker nog voor maximaal 3 maanden nadat zijn of haar status in Inactief is veranderd, weergegeven in de loonadministratie.
Inactieve medewerkers worden niet weergegeven in het organigram.

Type dienstverband

Intern

Rapporten in Personio worden standaard voorgefilterd op interne medewerkers. Deze filter kan echter handmatig worden verwijderd.

Extern

Externe medewerkers worden niet weergegeven in de voorbereidende loonadministratie.

Aanstellingsdatum

De aanstellingsdatum is vereist om een verlofregeling aan een medewerker toe te wijzen.
Zonder aanstellingsdatum wordt de medewerker niet weergegeven in de voorbereidende loonadministratie.
Als je het Professional- of Enterprise-abonnement hebt en de onboarding-functie van Personio gebruikt, wordt de deadline voor de onboarding-taken bepaald door de aanstellingsdatum van de medewerker, omdat deze taken altijd direct verband houden met de aanstellingsdatum.
Medewerkers zonder aanstellingsdatum worden niet opgenomen in rapporten.

Einde contract

Als je een einddatum hebt ingevoerd voor het contract van de medewerker, verschijnt er 30 dagen voor die datum een taak op je startscherm (afhankelijk van je toegangsrechten). Je kunt dan kiezen tussen Contract verlengen en Beëindiging van deze medewerker plannen.
Op basis van de einddatum van het contract wordt de aanspraak op vakantie van de medewerker verminderd in overeenstemming met de verlofregeling, de lengte van het dienstverband en de geplande vertrekdatum. Klik hier voor meer informatie over verlofregelingen.
In de tijdlijnweergave (Medewerkers > Tijdlijnweergave) wordt de medewerker gemarkeerd in oranje in de maand waarin het contract eindigt.

Houd er rekening mee dat de einddatum van het contract niet noodzakelijk het einde van het dienstverband betekent. Klik hier voor meer informatie over het verschil tussen de einddatum van het contract en het beëindigen van het dienstverband.

Leidinggevende

Je kunt toegangsrechten en goedkeuringsprocessen in Personio definiëren via de leidinggevende.
De leidinggevende is ook erg relevant voor de structuur van het organigram. Medewerkers worden altijd toegewezen aan de leidinggevende die voor hen is opgeslagen in Personio.
Als je het Professional- of Enterprise-abonnement hebt, kun je de leidinggevende definiëren in de on- en offboarding-processen als verantwoordelijke voor bepaalde taken en om e-mailberichten te ontvangen. Klik hier voor meer informatie over hoe je on- en offboarding-processen kunt configureren.
Op het dashboard zien leidinggevenden een overzicht van hun team.
Als er toegangsrechten voor de afwezigheidskalender zijn vastgelegd, kunnen leidinggevenden de afwezigheden van hun teamleden op hun dashboards zien. Ze kunnen ook filteren op hun team in de bedrijfskalender.

Lengte proeftijd

Wanneer een tijdsduur is ingevoerd voor de proeftijd, vermeldt het rapport Proeftijden voor de geselecteerde rapportageperiode de medewerkers die met hun proeftijd bezig zijn. Klik hier voor meer informatie over het rapport Proeftijden.
Als je het Automation Plus-abonnement hebt, kun je via de medewerkersrollen herinneringen instellen voor medewerkers van wie de proeftijd eindigt.

Uur per week

De uren per week van een medewerker worden ingesteld in verhouding met de uren per week van zijn/haar afdeling. Deze verhouding is belangrijk voor de parttime waarde van de medewerker en het FTE van het bedrijf.
Als de uren per week worden aangepast, heeft dit effect op het salaris van medewerkers die een vast salaris ontvangen, omdat een vast salaris wordt aangepast aan de resulterende parttime waarde.

Let op: Het aanpassen van de uren per week is niet van invloed op de aanspraak op vakantie van een medewerker, omdat deze wordt berekend op basis van het werkrooster dat is opgeslagen onder Aanwezigheid. Lees dit artikel voor meer informatie over aanspraak op vakantie in de context van een verandering in werkuren.

Kinderen

Als je bij een medewerker een verwachte geboortedatum toevoegt, stelt Personio een periode voor het zwangerschaps- en bevallingsverlof voor op basis van Duitse regelgeving. Deze voorgestelde periode kan gemakkelijk aangepast worden aan de regelgeving van andere landen. Als zwangerschaps- en bevallingsverlof wordt geactiveerd, kan de betreffende periode direct aan de afwezigheidskalender worden toegevoegd.

Klik hier voor meer informatie over hoe je zwangerschaps- en bevallingsverlof instelt in Personio.

Houd er rekening mee dat als je de DATEV-integratie gebruikt, sommige aanvullende attributen in vooraf gedefinieerde attributen veranderen.

Waar kunnen we je mee helpen?