Tip:
Als je de installatieprocedure gebruikt, volg dan de stappen om de installatie daar te voltooien.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je werkroosters kunt aanmaken en een standaardrooster kunt instellen voor al je medewerkers.

Als je een werkrooster maakt, definieer je hoeveel uur je medewerkers geacht worden te werken en op welke dagen ze dat doen. Werkroosters vormen de basis voor een correcte aanwezigheidsregistratie en voor de berekening van de pro rata verlofaanspraak van parttime medewerkers.

Binnen een bedrijf is er vaak een standaard werkrooster dat voor de meeste medewerkers geldt. In Personio heb je de mogelijkheid om verschillende werkroosters aan te maken die een weerspiegeling zijn van de contractueel overeengekomen werkuren van je medewerkers.

Een nieuw werkrooster maken

Volg deze stappen om een nieuw werkrooster te maken:

1. Ga naar Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Aanwezigheid.
2. Klik op Toevoegen om het venster Nieuw werkrooster te openen.
3. Voer onder Naam een beschrijvende naam voor het werkrooster in. Bijvoorbeeld: 'Fulltime; 40 uur; ma, di, wo, do, vr met tijdregistratie'.
4. Vul alle instellingen voor het werkrooster in, lees een uitgebreide beschrijving in ons artikel over de instellingen.
5. Klik op Wijzigingen opslaan om het werkrooster aan te maken.

Werkroosters toewijzen

Nadat je werkroosters hebt geconfigureerd, moet je het volgende doen:

1. Selecteer welk werkrooster het standaard werkrooster voor je medewerkers moet zijn.
2. Wijs andere werkroosters individueel of in bulk toe aan specifieke medewerkers.

Houd rekening met het volgende:

• Als je een nieuw werkrooster toewijst nadat de afwezigheidsaanspraken zijn toegekend (meestal op 1 januari), berekent het systeem de aanspraken opnieuw.
• Als je een nieuw werkrooster als standaard werkrooster instelt, berekent het systeem overuren opnieuw op basis van de instellingen voor het nieuwe werkrooster en en de bestaande aanwezigheden.

Het standaard werkrooster instellen

Het systeem wijst het standaardrooster toe aan alle medewerkers. Volg deze stappen:

1. Ga naar Instellingen > Aanwezigheid.
2. Klik op het werkrooster dat je als standaard wilt instellen.
3. Klik op Als standaard instellen.
4. Sla de wijzigingen op.

Als je deze stappen niet volgt, wijst Personio het eerste werkrooster in je lijst toe als standaardrooster voor alle medewerkers.

Werkroosters in bulk toewijzen

Volg deze stappen om een werkrooster aan meerdere medewerkers tegelijk toe te wijzen:

1. Klik op Medewerkers.
2. Optioneel: Filter de medewerkers om je selectie te beperken.
3. Selecteer het vakje links van alle medewerkers aan wie je hetzelfde rooster wilt toewijzen.
4. Klik op Tijdregelingen bewerken > Werkrooster toewijzen.
5. Kies het juiste werkrooster en bepaal vanaf welke datum dit rooster moet worden toegepast.
6. Bevestig de wijziging.

Werkroosters individueel toewijzen

Volg deze stappen om een werkrooster aan één medewerker toe te wijzen:

1. Ga naar Medewerkersprofiel > Aanwezigheid.
2. Klik op de titel van de widget Werkrooster > Rooster wijzigen.
3. Selecteer de gewenste begindatum en het relevante werkrooster in het vervolgkeuzemenu.
4. Bevestig de wijziging.

Een bestaand werkrooster bijwerken of een kopie maken

Als je een bestaand werkrooster bijwerkt, herberekent het systeem de gegevens inzake aanwezigheid en overuren voor alle medewerkers die dat rooster hebben. Daarom kun je bestaande roosters bijwerken of kun je ervoor kiezen om een kopie te maken. Volg deze stappen:

1. Ga naar Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Aanwezigheid > Werkrooster.
2. Breng wijzigingen aan in het werkrooster.
3. Sla de wijzigingen op.
4. Als het werkrooster is toegewezen aan een of meer medewerkers, verschijnt er een venster waarin je kunt kiezen uit twee opties:
   • Werkrooster kopiëren
     Zo maak je een volledig apart werkrooster dat aan alle medewerkers van het originele rooster wordt toegewezen. Dit voorkomt aanwezigheidsgegevens en overuren uit het verleden opnieuw berekend worden.
   • Huidig werkrooster bijwerken
     Wijzigingen worden toegepast op het bestaande werkrooster en ook met terugwerkende kracht op gegevens uit het verleden.
5. Als je ervoor kiest een duplicaat van een werkrooster te maken, geef je het werkrooster een naam en stel je een datum in waarop het nieuwe werkrooster van kracht wordt.
6. Controleer de nieuwe configuratie en sla de wijzigingen op.