Dit artikel legt uit hoe je werkroosters kunt configureren en één rooster kunt instellen als de standaard die op alle medewerkers van toepassing is, tenzij een ander werkrooster is toegewezen.

Zo gebruik je werkroosters

Door een werkrooster in Personio toe te wijzen, leg je vast hoeveel uren je medewerkers op welke dagen moeten werken. De toewijzing van een werkrooster vormt niet alleen de basis voor een correcte aanwezigheidsregistratie, maar kan ook worden gebruikt voor de berekening van verlofrechten naar rato voor parttime medewerkers. Meer informatie over de configuratie van deeltijdwerk vind je hier.

Binnen een bedrijf is er vaak een standaard werkrooster dat voor de meeste medewerkers geldt. In Personio heb je de mogelijkheid om verschillende werkroosters aan te maken die een weerspiegeling zijn van de contractueel overeengekomen werkuren van je medewerkers.

Een werkrooster configureren

Om een werkrooster te configureren, ga je naar Instellingen > Aanwezigheid. Klik op Werkrooster toevoegen om een nieuw werkrooster aan te maken. Wijs een duidelijke naam toe aan het rooster (bijvoorbeeld fulltime; 40 uur; ma, di, wo, do, vr met tijdregistratie). Klik vervolgens op het plusteken.

1. Werkdagen en werkuren definiëren

   Voer het aantal uren in dat je medewerkers gewoonlijk op elke werkdag werken en hoe lang de pauzes zijn.

   De invoer van begin- en eindtijden is optioneel en dient alleen als leidraad. Medewerkers kunnen werkuren registreren buiten de opgegeven begin- en eindtijden.

2. Overuren

   Selecteer of je wilt dat de overuren die door medewerkers zijn ingevoerd, worden geregistreerd. Als je de optie Overuren registreren activeert, heb je de keuze om de overuren van je medewerkers dagelijks of wekelijks te laten berekenen.

   Als je ze dagelijks registreert, kun je ook minuren registreren. Met deze optie kun je automatisch minuren registreren, zowel voor dagen met tijdsregistratie als voor dagen zonder tijdsregistratie. Deze worden dan verrekend met eventuele overuren in het overurensaldo van de medewerker. Je kunt ook het aantal overuren per maand vastleggen dat al door het salaris van de medewerkers wordt gedekt.

   Meer gedetailleerde informatie over de instellingen voor de berekening van overuren vind je hier.

3. Pauzeregels

   Je kunt indien nodig tot twee pauzeregels toevoegen. Zo kun je bepalen hoe lang een pauze moet zijn als een persoon een bepaald aantal uren per dag werkt. Medewerkers en goedkeurders worden dan gewaarschuwd als ze onvoldoende of te veel pauzes invoeren of goedkeuren in hun tijdregistratie.

   Meer informatie over pauzeregels en het gebruik ervan vind je hier.

4. Afwezigheden

   Ten slotte kun je via de optie 'Pro rata verlofdagen' aangeven of je het werkrooster als basis wilt laten dienen voor de berekening van vakantiedagen. Hier kun je ook de referentiewaarde voor de pro rata berekening van de vakantiedagen bepalen. Bij de berekening van de vakantiedagen stemt Personio de werkdagen die in het werkrooster zijn ingevoerd, af op de opgegeven referentiewaarde.

   Indien een werkrooster vier werkdagen bevat, maar de referentiewaarde vijf dagen bedraagt, krijgen de medewerkers aan wie dit werkrooster is toegewezen, dus vier vijfde van de normale vakantiedagen. Meer informatie over pro rata verlofrechten vind je hier.

5. Werkrooster opslaan
   
   Als je wijzigingen aanbrengt in de werkuren of in de sectie Overuren en minuren, verschijnt het venster Werkrooster bijwerken wanneer je klikt op Werkrooster opslaan. Aangezien dit belangrijke wijzigingen zijn, kun je in dit venster de wijzigingen toepassen op een kopie van hetzelfde werkrooster in plaats van op het oorspronkelijke rooster, en de kopie automatisch toewijzen aan de betrokken medewerkers. Door ervoor te kiezen om de wijzigingen toe te passen op een duplicaat van het rooster, voorkom je dat vroegere aanwezigheidsgegevens gewijzigd worden en dat dit gevolgen heeft voor de toekomstige loonadministratie en rapportage. 

Een standaard werkrooster definiëren 

Zodra een werkrooster is aangemaakt, kun je het instellen als standaard werkrooster. Dit wordt dan automatisch toegewezen aan alle medewerkers, tenzij er een ander werkrooster wordt toegewezen. Als je geen rooster kiest, stelt Personio automatisch het eerste werkrooster op je lijst in als standaardrooster. Meer informatie over het toewijzen van werkroosters vind je hier.

Zowel nieuwe als eerder gemaakte werkroosters kunnen als standaardrooster worden ingesteld. Om een werkrooster als standaard in te stellen, selecteer je het werkrooster en klik je vervolgens op Instellen als standaardrooster.

Let op: als een nieuw werkrooster als standaard wordt ingesteld, zullen de instellingen van het werkrooster worden gebruikt om geregistreerde overuren opnieuw te berekenen op basis van de bestaande werkuren.