Het werk met externe recruiters kan op twee verschillende manieren in Personio worden geregistreerd:
- Optie A: maak voor elke externe recruiter een apart wervingskanaal aan.
- Optie B: maak voor elke externe recruiter een apart medewerkersprofiel aan in Personio.
Optie A: maak voor elke externe recruiter een wervingskanaal aan
- Voeg onder Instellingen > Werving & selectie > Kanalen een apart wervingskanaal toe voor elke externe recruiter:
- Spreek met je externe recruiters af dat alle kandidaatvoorstellen worden gemaild naar het inkomende e-mailadres van je Personio-inbox. Volg dan het gebruikelijke proces om deze berichten om te zetten in overeenkomstige kandidaatprofielen.
Lees ons artikel over het verwerken van berichten van kandidaten voor meer informatie over het verwerken van berichten van kandidaten. - Vervolgens voer je de eerder aangemaakte kanalen van de externe recruiters in de respectievelijke kandidaatprofielen in. Op die manier kun je de oorsprong van elke sollicitatie duidelijk zien. Gebruik het rapport Kanalen om de performance van de afzonderlijke kanalen te vergelijken.
Zorg ervoor dat het eigenlijke e-mailadres van de kandidaat, en niet dat van de externe recruiter, wordt ingevoerd in het kandidaatprofiel bij het verwerken van de e-mails. Zo zorg je ervoor dat volgende berichten/kandidaatvoorstellen van de externe recruiter in jouw Personio-inbox blijven terechtkomen.
Optie B: maak voor de externe recruiter een medewerkersprofiel aan
Een andere optie is om voor elke externe recruiter een medewerkersprofiel aan te maken. Dit geeft de recruiter directe toegang tot je Personio-account.
Deze fictieve medewerkers worden op de gebruikelijke wijze in je facturatiepakket opgenomen en moeten dus worden meegeteld bij het maximale aantal medewerkers van je huidige pakket.
- Maak eerst het vereiste medewerkersprofiel aan. Wijs het type dienstverband Extern toe aan de fictieve medewerker, zodat hij of zij door het systeem duidelijk kan worden onderscheiden van interne medewerkers.
Lees ons artikel over het aanmaken van medewerkersprofielen voor meer informatie. - In de volgende stap moet je bepalen welke toegangsrechten de externe recruiter moet krijgen binnen je Personio-account. Hiervoor moeten zowel de medewerkersrollen als de wervingsrollen dienovereenkomstig worden geconfigureerd.
Medewerkersrollen configureren:
Maak een nieuwe medewerkersrol aan. In de toekomst moet deze rol bestaan naast de systeemrol Alle medewerkers en alle interne medewerkers omvatten. Geef deze duplicaatrol een naam, bijvoorbeeld Alle interne medewerkers, en wijs aan deze rol de toegangsrechten toe die interne medewerkers moeten krijgen voor je account.
Configureer vervolgens de systeemrol Alle medewerkers zo beperkt mogelijk. Verleen deze rol alleen de toegangsrechten die een externe recruiter nodig heeft. Dit is nodig omdat de rol als basisrol fungeert en daarom standaard automatisch aan elke medewerker wordt toegewezen.
Lees meer over het configureren van medewerkersrollen.
De wervingsrol configureren:
In de volgende stap kun je de wervingsrollen gebruiken om aan te geven welke rechten externe recruiters krijgen in het wervingsgedeelte van je account. Maak onder Instellingen > Werving & selectie > Rollen de wervingsrol 'Externe recruiter' aan en definieer de bijbehorende toegangsrechten. Lees meer over het configureren van wervingsrollen.
Definieer vervolgens de externe recruiters als de verantwoordelijke medewerkers voor de gewenste functies en wijs hun de wervingsrol toe die je zojuist hebt geconfigureerd. Je vindt meer details hierover in het artikel Medewerkers toegang geven tot sollicitaties via wervingsrollen. - Stuur tot slot een Personio-uitnodigingsmail naar de externe recruiters.
De recruiters kunnen dan handmatig kandidaatprofielen aanmaken in het systeem. Als je wilt kunnen volgen waar deze sollicitanten vandaan komen, moet ook het kanaal worden ingevoerd. Dit betekent dat de recruiter die de vacature verwerkt, in elk kandidaatprofiel moet worden vermeld als kanaal of bron (zie optie A).
Let wel op dat voor optie B een correcte en zorgvuldige configuratie van de medewerkersrollen essentieel is. Als je hulp nodig hebt bij het instellen van deze optie, ga dan naar Help in je Personio-account en neem contact op met ons supportteam.