In dit artikel lees je over de functies die beschikbaar zijn in het sollicitatieprofiel van een kandidaat.
Wat is het kandidaatprofiel?
Hoe wordt een kandidaatprofiel gemaakt?
Wanneer je een online sollicitatie van een kandidaat ontvangt, maakt Personio automatisch een profiel aan. Je kunt ook handmatig een sollicitatie voor een kandidaat maken. Ontdek de verschillende manieren om je sollicitaties over te zetten naar Personio.
Opmerking
Als een kandidaat op meerdere functies solliciteert, verschijnt er een waarschuwingsbericht in het sollicitatieprofiel van de kandidaat. Meer informatie over meerdere sollicitaties van dezelfde kandidaat.
Waarvoor kan ik het profiel van een kandidaat gebruiken?
Het kandidaatprofiel bevat belangrijke informatie over de kandidaat, zoals persoonsgegevens en andere informatie met betrekking tot de functie.
Je kunt alle aspecten van de sollicitatie beheren vanuit het kandidaatprofiel. Elk tabblad heeft een andere functie.
Toegang tot het kandidaatprofiel
Om bij het sollicitatieprofiel van een kandidaat te komen, ga je naar Werving & selectie > Sollicitaties. Hiermee open je de Lijst met sollicitaties. Klik op de regel met de details van de kandidaat. Indien nodig kun je de filters gebruiken om de getoonde kandidaten te beperken.
Bovenaan het profiel zie je de naam van de kandidaat, de functie waarop de kandidaat solliciteert en het e-mailadres van de kandidaat.
Tip
Klik op de titel van de functie waarop de kandidaat solliciteert om naar de functiedetails te gaan.
Tabbladen in het kandidaatprofiel
Het tabblad Overzicht
Het tabblad Overzicht bevat een samenvatting van alle gebeurtenissen die hebben plaatsgevonden sinds de sollicitatie werd ontvangen, inclusief alle statusveranderingen en ontvangen feedback.
Het tabblad Profiel
Het tabblad Profiel bevat de secties Kandidaatgegevens en Documenten.
Kandidaatgegevens
De sectie Kandidaatgegevens bevat alle relevante kandidaatattributen. Dit omvat vooraf gedefinieerde attributen en ook eventuele aangepaste attributen die je aanmaakt. Meer informatie over het aanmaken van kandidaatattributen.
Om de informatie in het profiel te bewerken, gebruik je het potloodpictogram. Klik op Meer informatie om je aangepaste kandidaatattributen te bewerken.
Documenten
De sectie Documenten bevat:
- Bestanden die je als e-mailbijlagen via het online sollicitatieformulier ontvangt, of
- Bestanden die je rechtstreeks naar het sollicitatieprofiel hebt geüpload.
Je kunt voor elk bestand de documentcategorie zien, bijvoorbeeld 'cv' of 'sollicitatiebrief'. Aan de rechterkant vind je ook een voorbeeldweergave van het bestand. Je kunt de documenten downloaden en een voorbeeldweergave openen in een nieuw browsertabblad.
Klik op het potloodpictogram om meer documenten te uploaden of bestanden te verwijderen. Je kunt de documenten afzonderlijk of in bulk uploaden. Zorg ervoor dat je aan elk document de juiste documentcategorie toewijst.
Opmerking
Toegangsrechten tot de documenten van de kandidaat worden gedefinieerd via wervingsrollen. Je kunt aan de betrokken medewerkers verschillende lees- en bewerkingsrechten toewijzen voor verschillende documentcategorieën.
Het tabblad Sollicitatiegesprekken
Op het tabblad Sollicitatiegesprekken kun je sollicitatiegesprekken plannen en opslaan. Alle deelnemers ontvangen een uitnodiging voor het sollicitatiegesprek via e-mail als de betreffende optie is geactiveerd in de instellingen van Werving & selectie. Je kunt het sollicitatiegesprek ook koppelen aan een evaluatieformulier, zodat je na afloop van het gesprek feedback van collega's kunt verzamelen.
Je moet vanuit deze omgeving een uitnodiging naar de kandidaat sturen.
Meer informatie over het plannen van sollicitatiegesprekken, met de geïntegreerde kalender of zonder de geïntegreerde kalender.
Het tabblad Berichten
Op het tabblad Berichten kun je via e-mail met kandidaten communiceren. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat je iets wil controleren bij een kandidaat of om meer informatie wil vragen. Hier vind je ook de volledige berichtgeschiedenis.
Inkomende e-mails worden automatisch toegewezen op basis van het e-mailadres. Deze worden vervolgens opgenomen in de berichtgeschiedenis van de bijbehorende sollicitatie.
Als er een nieuw ongelezen bericht is, verschijnt er een blauwe stip in zowel het kandidaatprofiel als de Lijst met sollicitaties. Als de juiste instellingen zijn ingesteld voor je wervingsrol, ontvang je ook een Inbox-notificatie over het nieuwe bericht.
Berichtstatus
Nadat je een bericht hebt verzonden, wordt het weergegeven op het tabblad Berichten met de huidige status. Bekijk de onderstaande tabel voor een overzicht van elke status.
| Status | Details |
| Wordt verzonden |
Personio is het bericht aan het verzenden:
Wanneer deze stappen voltooid zijn, wordt de status weergegeven als Verzonden. Als de e-mail niet kan worden verzonden, ontvang je een foutmelding. Klik op Opnieuw proberen. |
| Gepland |
Het bericht is ingepland op een specifieke datum en tijd. Op de geplande datum wordt de status weergegeven als Wordt verzonden. Het kan echter tot twee uur duren voordat het verzenden is voltooid. |
| Verzonden | Personio heeft het bericht verzonden op het weergegeven tijdstip. Het kan zijn dat de kandidaat het bericht iets later ontvangt, afhankelijk van de externe aanbieder. |
Een bericht opnieuw toewijzen
Als een bericht onjuist is toegewezen, kan het handmatig worden toegewezen aan een andere sollicitatie. Ga hiervoor naar het tabblad Berichten en klik op het pictogram met de drie puntjes rechts van het bericht.
Het bericht behoudt de oorspronkelijke status. Als de taak nog openstaat, wordt het bericht ook in het nieuwe profiel weergegeven met een blauwe stip. Als de taak al is afgesloten, verschijnt het bericht in de berichtengeschiedenis zonder speciale markering.
Als het e-mailadres van een bestaande kandidaat verandert, verschijnen hun inkomende berichten op het tabblad Niet-toegewezen berichten. Hier kun je ze aan het juiste profiel toewijzen door op Toewijzen te klikken en een kandidaat uit de lijst te selecteren. Ook berichten van al geaccepteerde of afgewezen kandidaten worden in deze map opgeslagen.
Het tabblad Evaluaties
Op het tabblad Evaluaties vind je een overzicht van alle evaluaties die tot nu toe zijn uitgevoerd. Meer informatie over het gebruik van evaluatieformulieren voor kandidaten.
Het tabblad Opmerkingen
Op het tabblad Opmerkingen kun je nieuwe interne opmerkingen schrijven en bestaande opmerkingen opslaan.
Afhankelijk van je instellingen ontvang je een notificatie wanneer er een opmerking wordt ingevoerd. Ongelezen opmerkingen worden ook weergegeven in de open taken op het tabblad Overzicht.
Het tabblad Aanbod
Je kunt de functies die een kandidaat aangeboden heeft gekregen, beheren op het tabblad Aanbod. Meer informatie over het aanmaken van een aanbod, met contract of zonder contract.
Zodra je een overeenstemming bereikt met de kandidaat en je hen accepteert, wordt er automatisch een medewerkersprofiel gemaakt. Dit profiel blijft gekoppeld aan de sollicitatie. De opgeslagen documenten van de kandidaat verschijnen in de sectie Documenten van het nieuwe medewerkersprofiel.
Het tabblad Toegang
Op het tabblad Toegang kun je de leden van het wervingsteam bekijken. Je bepaalt de leden van het wervingsteam wanneer je een functie maakt. Je kunt ook andere medewerkers toegang geven tot de sollicitatie.
Labels en prioritering
Een label toevoegen aan een profiel
Sollicitatie-labels zijn labels die je aan je kandidaatprofielen kunt koppelen.
Wanneer je een label toevoegt, verschijnt deze onder de kopregel van het kandidaatprofiel. Je kunt de label ook bekijken in de Lijst met sollicitaties (als je de kolom Labels hebt geselecteerd).
Meer informatie over het gebruik van sollicitatie-labels.
Sollicitaties met prioriteit markeren
Je kunt op het vlagpictogram klikken naast de naam van de kandidaten die je wilt markeren. Vervolgens kun je de Lijst met sollicitaties filteren op kandidaten met prioriteit.
Acties uitvoeren vanuit het kandidaatprofiel
Een beoordeling aanvragen
De knop Beoordeling aanvragen vind je rechtsboven in het kandidaatprofiel. Hier kun je de volgende soorten feedback van collega's aanvragen:
- Opmerkingen: Je kunt een opmerking aanvragen om de indrukken van je collega's over de kandidaat te verzamelen. Bijvoorbeeld een aanvraag om vooraf het cv van een kandidaat te controleren. Alle opmerkingen verschijnen vervolgens op het tabblad Opmerkingen.
- Evaluaties: Je kunt een collega vragen om een evaluatieformulier voor de kandidaat in te vullen. De resultaten worden weergegeven op het tabblad Evaluaties.
Tip
Alle feedbackaanvragen verschijnen in de Inbox van degene die feedback geeft. Ze worden ook weergegeven in het relevante tabblad van het sollicitatieprofiel. Zodra een opmerking of evaluatie is verzonden, is de taak voltooid.
Een sollicitatiegesprek plannen
De knop Sollicitatiegesprek plannen vind je rechtsboven in het kandidaatprofiel. Hier kun je rechtstreeks sollicitatiegesprekken plannen.
Meer acties
Je vind de knop met het pictogram met de drie puntjes rechtsboven in het kandidaatprofiel. Hier kun je het volgende doen:
- De sollicitatie anonimiseren: De sollicitatiegegevens worden geanonimiseerd, maar kunnen nog steeds worden gebruikt voor je rapporten in hun geanonimiseerde vorm.
- De sollicitatie verwijderen: Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt.
- De kandidaat toewijzen aan een andere functie: Je kunt de kandidaat aan een andere functie toewijzen. De kandidaatgegevens blijven bewaard.
Opmerking
Zowel het verwijderen als het anonimiseren van sollicitaties kan niet ongedaan worden gemaakt. De gegevens kunnen niet worden hersteld, maar geanonimiseerde sollicitatiegegevens blijven beschikbaar voor je rapporten. Meer informatie over opties voor gegevensbescherming in Werving & selectie.
De kandidaat naar een andere fase verplaatsen
Om een kandidaat naar een andere wervingsfase te verplaatsen, klik je rechtsboven op de knop die de huidige fase (bijvoorbeeld 'Screening') weergeeft.
Meer informatie over het verplaatsen van kandidaten naar een andere fase.
De kandidaat uitsluiten
Je kunt op de knop Uitsluiten klikken om de sollicitatie van een kandidaat te beëindigen, omdat diegene de sollicitatie heeft ingetrokken of omdat je bedrijf heeft besloten diegene af te wijzen.
Meer informatie over uitsluiting tijdens het sollicitatieproces.
Sollicitatielink kopiëren
Met de knop Sollicitatielink kopiëren kun je de URL van de sollicitatie naar je klembord kopiëren. Vervolgens kun je de link bijvoorbeeld doorsturen naar je collega's die toegang hebben tot deze sollicitatie.