Dit artikel geeft je een overzicht van de verschillende functies die beschikbaar zijn in de sollicitatie.

Personio maakt automatisch een sollicitatieprofiel aan voor alle online sollicitaties die je ontvangt, en wijst ze toe aan de respectieve functies.  Sollicitaties kunnen ook handmatig worden aangemaakt. Ga naar Werving & selectie > Sollicitaties > Sollicitatie creëren. Ontdek hoe je sollicitaties overbrengt naar de wervingstool van Personio.

Alle sollicitaties zijn dan rechtstreeks toegankelijk vanuit de functie. Klik op de naam van een kandidaat om de desbetreffende sollicitatie te openen. Je kunt direct naar de verschillende secties binnen het profiel gaan om deze te beheren.

Als een kandidaat naar meerdere functies solliciteert, worden hiervoor afzonderlijke profielen aangemaakt. Personio markeert elk van deze profielen als zodanig en koppelt ze aan elkaar. 

1. Overzicht:  het overzicht bevat een samenvatting van alle gebeurtenissen die hebben plaatsgevonden sinds de sollicitatie werd ontvangen, inclusief alle statusveranderingen en ontvangen feedback.
   
   
2. Profiel: het tabblad Profiel bevat de secties Kandidaatgegevens en Documenten.
   
   ▶︎ De kandidaatgegevens bevatten alle gegevens die je eerder via het sollicitatieformulier hebt opgevraagd. Ze omvatten de kandidaatattributen die je hebt toegevoegd onder Instellingen > Werving & selectie > Attributen. Sommige attributen zijn vooraf gedefinieerd, maar je hebt ook de mogelijkheid om eigen attributen aan te maken om kandidaatgegevens bij te houden. Je kunt deze attributen handmatig invoeren of rechtstreeks via het sollicitatieformulier ophalen. Klik op het potloodpictogram om de gegevens in het profiel te bewerken. Klik op Meer informatie om ook je zelfgemaakte kandidaatattributen te bewerken. 
   
   Je kunt aparte toegangsrechten toekennen voor het kandidaatprofiel en HR-informatie, en kandidaatattributen naar voorkeur over de secties verdelen. Lees hier meer over in ons artikel Best practices: wervingsrollen.  
   
   
   
   ▶︎ De sectie Documenten bevat alle sollicitatiebestanden die je hebt ontvangen als bijlagen bij e-mails en via het online sollicitatieformulier, of die je rechtstreeks naar de sollicitatie hebt geüpload. Zo kun je direct zien voor welke documentcategorieën er bestanden bestaan en kun je een voorbeeld van het betreffende document bekijken. Klik op de pijlknoppen boven het voorbeeldvenster om te schakelen tussen de afzonderlijke documenten binnen een documentcategorie. Je kunt de documenten ook downloaden of ze als voorbeeld openen in een nieuw browsertabblad.
   
   Om meer documenten te uploaden of bestanden te verwijderen, klik je op het potloodpictogram. Je kunt documenten afzonderlijk of in bulk uploaden door te klikken of ze naar de pagina te slepen. Ten slotte kun je dan aan elk document de juiste documentcategorie toewijzen.
   
   

   Opmerking: De toegangsrechten voor kandidaatdocumenten worden ingesteld via de wervingsrollen. Wijs aan de betrokken medewerkers verschillende weergave- en bewerkingsrechten toe voor verschillende documentcategorieën.

   Wanneer het wervingsproces voor een kandidaat is afgerond, en je hem of haar aanneemt, vind je in de sollicitatie een link naar het medewerkersprofiel. Lees meer over het aanmaken van een aanbod in Personio en het instellen van een medewerkersprofiel.
3. Sollicitatiegesprekken: in het tabblad Sollicitatiegesprekken kun je sollicitatiegesprekken inplannen en rechtstreeks in Personio opslaan. Alle deelnemers ontvangen een uitnodiging voor het sollicitatiegesprek via e-mail als de betreffende optie is geactiveerd in de algemene wervingsinstellingen. Je kunt het sollicitatiegesprek eventueel koppelen aan een evaluatieformulier om na afloop van het gesprek feedback over de kandidaat te verzamelen van alle deelnemers. Lees hier meer over in ons artikel Stap 3: sollicitatiegesprekken organiseren.
4. Berichten: klik op het tabblad Berichten om via e-mail met kandidaten te communiceren. Hier vind je de hele berichtengeschiedenis en kun je nieuwe e-mails opstellen en versturen naar de kandidaat. Binnenkomende e-mails worden automatisch toegewezen op basis van het e-mailadres, en worden opgenomen in de berichtengeschiedenis van de overeenkomstige sollicitatie. Berichten kunnen indien nodig handmatig aan een ander profiel worden toegewezen via de knop met de drie puntjes. Als er een nieuw, ongelezen bericht is, verschijnt er een blauwe stip in zowel de sollicitatie als de sollicitatielijst. Als de juiste instellingen zijn geconfigureerd voor je wervingsrol, ontvang je ook een e-mailnotificatie over het nieuwe bericht.
   
   

   Opmerking: Als een bericht per ongeluk verkeerd is toegewezen, kan het handmatig worden toegewezen aan een andere sollicitatie via de knop met de drie puntjes. Het bericht behoudt de oorspronkelijke verwerkingsstatus: als de taak nog open staat, verschijnt de e-mail ook in het nieuwe profiel met een blauwe stip. Als de taak al was voltooid, wordt de e-mail in de berichtengeschiedenis geplaatst zonder speciale markering.

   
   Je kunt e-mailsjablonen gebruiken om berichten op te stellen en je kunt het verzenden van berichten plannen. Meer informatie over het versturen van wervingsberichten.
   Als het e-mailadres van een bestaande kandidaat verandert, worden de inkomende berichten van deze kandidaat opgeslagen onder Niet-toegewezen berichten, waar je ze aan het betreffende profiel kunt toewijzen door op Toewijzen te klikken. Selecteer vervolgens een kandidaat uit de lijst en klik op Bevestigen. Berichten die worden ontvangen van kandidaten die al zijn aangenomen of afgewezen, worden ook in deze map opgeslagen.
5. Evaluaties: met Personio kun je gestandaardiseerde evaluatieformulieren maken om gestructureerde feedback te verzamelen van alle medewerkers die betrokken zijn bij het sollicitatieproces. Het tabblad biedt ook een overzicht van alle evaluaties die tot nu toe zijn uitgevoerd.
6. Opmerkingen: gebruik de optie Opmerkingen voor interne communicatie of om opmerkingen in verband met beoordelingen op te slaan. Afhankelijk van je instellingen, ontvang je een e-mailnotificatie wanneer er een opmerking wordt ingevoerd. Ongelezen opmerkingen verschijnen ook in het overzicht van openstaande taken in het functieoverzicht.
   
   
7. Aanbod: als de kandidaat je tijdens het hele sollicitatieproces heeft kunnen overtuigen, kun je in de volgende stap een aanbod aanmaken in Personio. Klik hiervoor op Aanbod en genereer een nieuw contractaanbod met of zonder contractdocument op basis van een sjabloon. Lees meer over Een aanbod aanmaken in Personio.
   Zodra je een akkoord hebt bereikt met de kandidaat en hem of haar hebt aangenomen, wordt er automatisch een medewerkersprofiel aangemaakt. Dit profiel blijft gekoppeld aan de sollicitatie en de opgeslagen documenten van de kandidaat worden rechtstreeks aangemaakt in de sectie Documenten van het nieuwe medewerkersprofiel onder de categorie Sollicitatiedocumenten.
8. Toegang: op het tabblad Toegang zie je in één oogopslag wie verantwoordelijk is voor de functie, zoals gedefinieerd in de details van de functie. Je kunt ook andere medewerkers toegang geven tot de sollicitatie. Lees meer over het gebruiken van wervingsrollen om medewerkers toegang te geven tot sollicitaties.
9. Tag toevoegen: klik op Tag toevoegen om sollicitaties te taggen, bijvoorbeeld om doorverwijzingen van bestaande medewerkers te markeren. Met tags kun je ook specifieke groepen kandidaten in de sollicitatielijst identificeren. Lees meer over het beheren van sollicitatietags.
10. Markeren met vlag: je kunt een vlag gebruiken om topkandidaten te markeren. Je kunt de sollicitatielijst ook filteren of sorteren via de kolom Prioriteit.
11. Functiegegevens weergeven: via deze link ga je naar de detailpagina van de vacature. Zo kun je bijvoorbeeld kort voor een sollicitatiegesprek de geplande startdatum of de vereisten voor de vacature nog eens controleren en vergelijken met de sollicitatie.
    De link verschijnt alleen voor medewerkers aan wie een wervingsrol is toegewezen die ten minste het recht geeft om vacatures te bekijken.
12. Documenten: met deze knop kun je alle documenten die in de sollicitatie zijn opgeslagen in één keer openen en downloaden.
13. Feedback: met behulp van de knop Feedback aanvragen kun je informele feedback vragen aan een collega, bijvoorbeeld met het verzoek om het cv vooraf te controleren. Je kunt ook een omschrijving toevoegen aan het verzoek. Daarna vind je alle feedback over de kandidaat terug op het tabblad Opmerkingen. Je kunt ook een evaluatieformulier selecteren dat voor de kandidaat moet worden ingevuld. De resultaten verschijnen dan in het tabblad Evaluaties.
    Naast de taak in het dashboard en het overzicht in de sollicitatie, worden feedbackverzoeken ook direct weergegeven in het betreffende tabblad (Evaluaties of Opmerkingen) voor de feedbackgever. Zodra de evaluatie is ingediend, wordt de taak als voltooid beschouwd.
14. Actieknop: gebruik deze knop om een van de volgende acties uit te voeren:
    ▶︎ Sollicitatie anonimiseren: de sollicitatiegegevens worden geanonimiseerd, maar kunnen nog steeds in geanonimiseerde vorm worden gebruikt voor je rapporten. Lees hier meer over welke gegevens geanonimiseerd worden.
    ▶︎ Sollicitatie verwijderen: de sollicitatie wordt permanent verwijderd. Lees er hier meer over.
    Let op: zowel het verwijderen als het anonimiseren van sollicitaties kan niet ongedaan worden gemaakt. De gegevens kunnen niet worden hersteld, maar de geanonimiseerde sollicitatiegegevens zijn nog wel beschikbaar voor rapporten.
    ▶︎ Aan een andere functie toewijzen: je kunt de kandidaat toewijzen aan een andere functie. De kandidaatgegevens blijven behouden.
    
    
15. Sollicitatiefase: deze knop toont de huidige wervingsfase waarin de kandidaat zich bevindt. Je kunt Verplaatsen naar gebruiken om de kandidaat naar de volgende fase in het wervingsproces te sturen.Klik hier om te zien hoe je in Personio wervingsfases aanmaakt.
    
    
16. Uitsluiten: je kunt op Uitsluiten klikken om de sollicitatie van een kandidaat op elk moment te beëindigen, omdat hij of zij de sollicitatie heeft ingetrokken, of omdat je bedrijf heeft besloten hem of haar af te wijzen.
    
    
17. Pijlknoppen: gebruik de pijltjes om te schakelen tussen de sollicitaties binnen de geselecteerde functie en sollicitatiefase.
18. Sollicitatielink kopiëren: je kunt de knop Sollicitatielink kopiëren gebruiken om de URL van de sollicitatie naar je klembord te kopiëren. Je kunt de link dan bijvoorbeeld naar je collega's sturen die toegang hebben tot deze sollicitatie.