Ziet iets er anders uit? Deze functie wordt geleidelijk uitgerold naar al onze klanten, dus sommige informatie in dit artikel kan afwijken van wat je op dit moment ziet in je Personio-product.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je de functie Opnieuw aanstellen in Personio kunt gebruiken om het profiel van een voormalig medewerker te herstellen. Met deze functie kun je alle medewerkersgegevens van het inactieve medewerkersprofiel overzetten naar een nieuw profiel. 

Je kunt dit doen als het oorspronkelijke profiel inactief is en de datum uit dienst in het verleden ligt.

Opmerking
We raden af om het eerdere profiel van een medewerker opnieuw te activeren door de status van Inactief naar Actief te veranderen, omdat dit van invloed kan zijn op de rapportgegevens en de medewerkersgeschiedenis. 

Maak een nieuw profiel aan op basis van hun inactieve profiel

1. Zorg ervoor dat je bewerkingsrechten hebt voor Configuratie > Nieuwe medewerker toevoegen.
2. Open het vorige profiel van de medewerker, dat nu als Inactief wordt weergegeven.
3. Klik op het pictogram met drie puntjes en selecteer Deze persoon opnieuw aanstellen.
4. Controleer de gegevens van het vorige dienstverband van de medewerker. Werk indien nodig attribuutwaarden bij zodat ze overeenkomen met de gegevens uit het nieuwe contract. Denk bijvoorbeeld aan de nieuwe aanstellingsdatum en functie. 

   Opmerking
   De aanstellingsdatum voor het nieuwe profiel van de medewerker moet na de datum uit dienst van het vorige profiel liggen.

5. Selecteer de eerste optie bij Vorige profielgegevens overzetten. Hierdoor worden automatisch alle aangepaste attribuutwaarden van het vorige profiel van de medewerker overgezet naar het nieuwe profiel.

   Let op
   Attributen die als uniek ID zijn gemarkeerd in de instellingen voor medewerkersgegevens (inclusief attributen met betrekking tot loonadministratie) worden niet overgezet naar het nieuwe profiel. Deze moet je later invullen.

6. Behoud het oude e-mailadres van de medewerker door dit naar het nieuwe profiel over te zetten of voer een nieuw e-mailadres in. Als je het oude e-mailadres wilt overzetten, past Personio dit in het oude profiel aan door een liggend streepje en een willekeurige hash van 5 tekens toe te voegen, zodat het opnieuw kan worden gebruikt.
7. Bepaal of je een nieuwe Personio-login wilt aanmaken voor de opnieuw aangestelde medewerker. De opnieuw aangestelde medewerker ontvangt dan automatisch een e-mail met inloginstructies.
8. Klik op Opnieuw aanstellen om het nieuwe profiel aan te maken.

Je kunt naar het vorige profiel van de medewerker gaan via de vervolgkeuzelijst bovenaan het profiel. (bijvoorbeeld: People / Alex Header / UX Writer). 

Bekijk het tabblad Persoonlijke informatie

Als je het selectievakje Alle andere attributen van het vorige profiel kopiëren hebt geselecteerd bij het aanmaken van het nieuwe profiel, worden alle gegevens van het tabblad Persoonlijke informatie automatisch overgezet naar het nieuwe profiel.

Volg deze stappen om meer gegevens te bekijken en toe te voegen:

1. Ga naar het tabblad Persoonlijke informatie in het nieuwe profiel van de medewerker.
2. Bekijk de volledige lijst met attributen die naar het nieuwe profiel zijn overgedragen.
3. Stel waarden in voor de unieke ID-attributen die niet zijn overgedragen naar het nieuwe profiel van de medewerker. Je kunt dezelfde waarden uit het vorige profiel opnieuw gebruiken.
4. Controleer (indien van toepassing )je integratie-instellingen om er zeker van te zijn dat medewerkersprofielen niet gedupliceerd worden in de integratietools.

Opmerking
Dienstjaren worden niet overgezet van het vorige profiel van de medewerker naar het nieuwe profiel. Indien nodig kun je de oorspronkelijke aanstellingsdatum in het nieuwe profiel registreren door een aangepast attribuut aan te maken of door de functie Notities te gebruiken.

Vul de overige tabbladen in

Met de nieuwe functie worden alle medewerkersgegevens van het tabblad Persoonlijke informatie overgedragen, zolang je het selectievakje Alle andere attributen van hun vorige profiel kopiëren selecteert.

Je moet de gegevens voor de overige tabbladen van het medewerkersprofiel, zoals Documenten, Salaris, Afwezigheid en Aanwezigheid, echter afzonderlijk verstrekken. Je kunt dit handmatig doen via elk tabblad of je kunt de gegevens importeren.

Op het tabblad Onboarding kun je een onboarding toewijzen aan de medewerker om de vereiste onboardingstappen te starten. Je kunt ook een medewerkersrol aan hen toewijzen om de toegang tot bepaalde gedeelten en datasets te beperken.

Het vorige profiel van de medewerker bewerken

Meestal kun je de medewerkersgegevens bewerken op het tabblad Persoonlijke informatie van het vorige profiel van de medewerker, maar er gelden enkele beperkingen:

• Status: je kunt de status niet wijzigen van Inactief naar Actief.
• Datum uit dienst: je kunt de datum uit dienst niet instellen op of na de aanstellingsdatum in het nieuwe profiel van de medewerker (of het volgende profiel, in het geval van meerdere hernieuwde aanstellingen).
• Informatie over beëindiging: je kunt de informatie over de beëindiging van het dienstverband niet verwijderen.