In dit artikel wordt uitgelegd hoe je aangepaste e-mailsjablonen maakt voor communicatie met kandidaten. Je kunt zoveel sjablonen maken als je nodig hebt voor de verschillende fases van het wervingsproces.

Met sjablonen kun je wervingsberichten sneller versturen en jezelf handmatig werk besparen. Je zorgt er ook voor dat je consistent blijft communiceren met kandidaten.

Dit zijn voorbeelden van sjablonen die je kunt maken:

• Bevestiging van sollicitatie
• Uitnodiging voor sollicitatiegesprek
• Afwijzing van sollicitatie
• Afwijzing van sollicitatiegesprek
• Aanbodbrief
• Verwijzing van medewerker

Voordat je begint

Om e-mailsjablonen te maken, heb je toegangsrechten nodig voor de bedrijfsinstellingen voor Werving & selectie.

Andere medewerkers hebben toegang tot deze functie als ze over de juiste toegangsrechten voor wervingsrollen beschikken. Als ze bijvoorbeeld toegang hebben tot het tabblad Berichten, kunnen ze een e-mail naar een kandidaat sturen met behulp van een sjabloon.

Een e-mailsjabloon maken

Een nieuw e-mailsjabloon maken:

1. Ga in Instellingen naar Werving & selectie > E-mailsjablonen.
2. Klik op de knop om een nieuw sjabloon toe te voegen.
3. Voer de naam van het nieuwe sjabloon in en sla het op.
4. Voer een onderwerpregel en e-mailbericht in.
5. [Optioneel] Voeg placeholders, een e-mailhandtekening en geslachtsvariabelen in om de communicatie met je kandidaten te personaliseren.
6. [Optioneel] Voeg een bijlage toe aan het bericht.
7. Pas je wijzigingen toe.

Placeholders gebruiken

Je kunt placeholders gebruiken om je e-mail te vullen met relevante gegevens. Zo bespaar je jezelf handmatig werk en kun je je wervingsmails personaliseren.

We raden aan om placeholders in het sjabloon te typen (in plaats van ze te kopiëren en te plakken). Zo voorkom je fouten en onjuiste opmaak.

Algemene placeholders

Raadpleeg de onderstaande tabel voor een overzicht van algemene placeholders. Je kunt ook een voorbeeld bekijken van een e-mail met placeholders.

Voorbeeld:
Beste {{first_name}},
Bedankt voor je sollicitatie naar de functie van {{position_name}}.
We waarderen je interesse in ons bedrijf en de tijd die je in deze sollicitatie hebt gestoken. We beoordelen de sollicitaties zorgvuldig en nemen binnenkort contact met je op.
Met vriendelijke groet,
Het HR-team

Placeholders voor sollicitatiegesprekken

Tip:
Voor placeholders voor sollicitatiegesprekken wordt altijd tekst ingevoegd in de taal die is ingesteld als standaardtaal voor de functie.

Lees meer in ons artikel voor probleemoplossing.

Je kunt placeholders voor sollicitatiegesprekken alleen gebruiken in e-mails die worden verzonden vanaf het tabblad Sollicitatiegesprekken van het kandidaatprofiel. Zo kan Personio de specifieke datum en tijd in de e-mail invoegen.

Raadpleeg de onderstaande tabel voor een overzicht van de placeholders voor sollicitatiegesprekken. Je kunt ook een voorbeeld bekijken van een e-mail met placeholders voor een sollicitatiegesprek.

Voorbeeld:
Beste {{first_name}},
Bedankt voor je sollicitatie naar de functie van {{position_name}}.
We zijn onder de indruk van je kwalificaties en ervaring, en we denken dat je een waardevolle aanvulling zou kunnen zijn voor ons team. Ben je beschikbaar voor een sollicitatiegesprek op {{interview_date}} om {{interview_time}}?
Het sollicitatiegesprek zal online plaatsvinden. Je kunt deelnemen via de volgende videolink {{interview_video_conferencing_link}}.
Met vriendelijke groet,
{{interview_participants}}

Handtekeningen gebruiken in e-mailsjablonen

Er zijn twee manieren om handtekeningen in e-mailsjablonen te gebruiken. Deze worden hieronder toegelicht.

Een gepersonaliseerde e-mailhandtekening instellen

Medewerkers die regelmatig e-mails naar kandidaten sturen, kunnen hun eigen gepersonaliseerde e-mailhandtekening instellen. Dit kunnen ze doen in hun Persoonlijke instellingen. Personio voegt de handtekening automatisch toe aan zowel volledig nieuwe e-mails als e-mails die je aanmaakt met een sjabloon. Lees hoe je een e-mailhandtekening instelt.

Een handtekening toevoegen aan een e-mailsjabloon

Je kunt een e-mailhandtekening toevoegen aan een e-mailsjabloon. Je kunt bijvoorbeeld de algemene HR-handtekening van je bedrijf toevoegen aan een sjabloon voor uitnodigingen voor sollicitatiegesprekken.

Als jij of andere medewerkers ook een persoonlijke handtekening hebben ingesteld, is het belangrijk om dubbele handtekeningen te voorkomen. Anders worden beide handtekeningen in de e-mail weergegeven. 

Een handtekening toevoegen aan een e-mailsjabloon:

1. Ga in Instellingen naar Werving & selectie > E-mailsjablonen.
2. Open het betreffende sjabloon.
3. Kopieer de inhoud van je bestaande e-mailhandtekening in je e-mailprovider.
4. Plak de inhoud in de tekst van de e-mail in je e-mailsjabloon.
5. [Optioneel] Klik op Meer tekst en selecteer Codeweergave om de HTML-code te bewerken.
6. Pas je wijzigingen toe.

Geslachtsvariabelen gebruiken

Je kunt geslachtsvariabelen gebruiken voor automatische grammaticale aanpassingen. Om deze functie te kunnen gebruiken, moeten de instellingen van je carrièrepagina worden geconfigureerd. Ga in Instellingen naar Werving & selectie > Carrièrepagina en voeg Geslacht toe als veld voor het sollicitatieformulier.

Dit is handig als je het geslacht van de kandidaat in de aanhef wilt noemen. Bijvoorbeeld:

||Geachte heer|Geachte mevrouw|| {{last_name}}

Lees meer over hoe je geslachtsvariabelen in documenten en sjablonen kunt gebruiken.