E-mailsjablonen maken

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je aangepaste e-mailsjablonen maakt in Personio. Je kunt zoveel eigen e-mailsjablonen maken als je wilt, bijvoorbeeld voor de automatische ontvangstbevestiging van binnenkomende e-mails, het afwijzen van een sollicitatie of de uitnodiging voor een interview. E-mailsjablonen besparen je tijd en moeite, en zorgen ervoor dat de communicatie met kandidaten binnen het hele bedrijf consistent is.

Volg deze stappen om een nieuw e-mailsjabloon te maken:

1. Ga naar Instellingen > Werving & selectie > Werving & selectie > E-mailsjablonen.
2. Voer in het tekstveld Nieuw sjabloon toevoegen de titel in die je aan het sjabloon wilt geven en klik op Toevoegen.
3. Klik naast de titel van het sjabloon op Bewerken om de onderwerpregel en de inhoud van de e-mail in te voeren. Om de communicatie met je kandidaten te personaliseren, kun je Plaatshouders en Variabelen voor geslacht invoegen.
   
   ▶︎ Plaatshouders worden gebruikt om automatisch de juiste kandidaatgegevens in het bericht in te vullen. De volgende plaatshouders kunnen in het sjabloon worden ingevoegd:
   
   

   Plaatshouder	Beschrijving
   {{first_name}}	De voornaam van de kandidaat.
   {{last_name}}	De achternaam van de kandidaat.
   {{position_name}}	De functie waarvoor de kandidaat solliciteert.
   {{interview_date}}	De geplande datum van het interview.
   {{interview_weekday}}	De geplande weekdag van het interview. Voorbeeld: vrijdag
   {{interview_time}}	Het geplande tijdstip van het interview.
   {{interview_participants}}	De voor- en achternaam van de interviewers. Voorbeeld: John Doe en Jane Doe
   {{interview_participants_with_title}}	De voor- en achternaam van de interviewers, en hun functietitels. Voorbeeld: John Doe (marketingmanager) en Jane Doe (CEO)
   {{interview_video_conferencing_link}}	De link naar de videoconferentie (indien van toepassing).
   {{smart_interview_scheduling_link}}	De link voor het slim plannen van het sollicitatiegesprek (indien geconfigureerd).

   
   ▶︎ Je gebruikt Variabelen voor geslacht wanneer je wilt dat de software automatisch geslachtsspecifieke (grammaticale) aanpassingen in je e-mails maakt. Dit werkt alleen wanneer je het systeemattribuut Geslacht hebt toegevoegd aan het sollicitatieformulier op je Personio-carrièrepagina. De mannelijke geslachtsvariabele wordt standaard als eerste vermeld.
4. Om documenten zoals een routebeschrijving naar je kantoor toe te voegen aan je e-mailsjabloon, klik je op Document als bijlage toevoegen. Je kunt aanvullende documenten toevoegen wanneer je e-mails verstuurt naar kandidaten.
5. Klik op Opslaan.

Let op: Alle medewerkers die vanuit Personio e-mails naar kandidaten versturen, moeten een e-mailhandtekening configureren. De individuele handtekeningen worden automatisch toegevoegd aan zowel vrije e-mails als berichten die zijn opgesteld met e-mailsjablonen. Lees meer over het instellen van een e-mailhandtekening. 

Bekijk ons artikel over wervingsberichten voor meer informatie over het gebruik van sjablonen bij het verzenden van berichten naar kandidaten.