E-mailsjablonen maken

Aymen Marklstorfer

24 november 2022 16:17

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je aangepaste e-mailsjablonen maakt in Personio. Je kunt zoveel eigen e-mailsjablonen maken als je wilt, bijvoorbeeld voor de automatische ontvangstbevestiging van binnenkomende e-mails, het afwijzen van een sollicitatie of de uitnodiging voor een interview. E-mailsjablonen besparen je tijd en moeite, en zorgen ervoor dat de communicatie met kandidaten binnen het hele bedrijf consistent is.

E-mailsjablonen maken

Volg deze stappen om een nieuw e-mailsjabloon te maken:

Ga naar Instellingen > Werving & selectie > Werving & selectie > E-mailsjablonen.
Voer in het tekstveld Nieuw e-mailsjabloon toevoegen de titel in die je aan het sjabloon wilt geven en klik op Opslaan.
Voer de onderwerpregel en de inhoud van de e-mail in. Om de communicatie met je kandidaten te personaliseren, kun je Plaatshouders en Variabelen voor geslacht invoegen.

▶︎ Plaatshouders worden gebruikt om automatisch de juiste kandidaatgegevens in het bericht in te vullen. Meer informatie over de verschillende plaatshouders vind je hieronder.
▶︎ Je gebruikt Variabelen voor geslacht wanneer je wilt dat de software automatisch geslachtsspecifieke (grammaticale) aanpassingen in je e-mails maakt. Dit werkt alleen als je het systeemattribuut Geslacht hebt toegevoegd aan het sollicitatieformulier op je Personio-carrièrepagina. De mannelijke geslachtsvariabele wordt standaard als eerste vermeld.
Je kunt eventueel een bijlage bij het bericht voegen door bestanden naar het veld te slepen of een nieuw document te uploaden. Je kunt aanvullende documenten toevoegen wanneer je e-mails verstuurt naar kandidaten.
Klik op Wijzigingen toepassen.

Opmerking
Alle medewerkers die vanuit Personio e-mails naar kandidaten versturen, moeten een e-mailhandtekening configureren.De individuele handtekeningen worden automatisch toegevoegd aan zowel vrije e-mails als berichten die zijn opgesteld met e-mailsjablonen. Lees meer over het instellen van een e-mailhandtekening.

Plaatshouders gebruiken

Plaatshouders worden gebruikt om de gegevens van de betreffende kandidaat automatisch in te vullen in het bericht. De volgende plaatshouders kunnen in het sjabloon worden ingevoegd:

Algemene plaatshouders

Plaatshouder	Beschrijving
{{first_name}}	De voornaam van de kandidaat.
{{last_name}}	De achternaam van de kandidaat.
{{position_name}}	De functie waarvoor de kandidaat solliciteert.

Opmerking
Bij het maken van e-mailsjablonen moeten plaatshouders altijd handmatig in het sjabloon worden getypt (in plaats van ze te kopiëren en plakken) om fouten en een onjuiste opmaak te voorkomen.

Plaatshouders voor sollicitatiegesprekken

Deze plaatshouders kunnen alleen worden gebruikt in berichten die worden aangemaakt en verzonden via het tabblad Sollicitatiegesprekken. Anders kan het systeem bijvoorbeeld niet bepalen welke datum of tijd moet worden ingevoegd, omdat het bericht niet aan een specifiek gesprek is gekoppeld.

Plaatshouder	Beschrijving
{{interview_date}}	De geplande datum van het interview.
{{interview_weekday}}	De geplande weekdag van het interview. Voorbeeld: vrijdag
{{interview_time}}	Het geplande tijdstip van het interview.
{{interview_participants}}	De voor- en achternaam van de interviewers. Voorbeeld: John Doe en Jane Doe
{{interview_participants_with_job_title}}	De voor- en achternaam van de interviewers, en hun functietitels. Voorbeeld: John Doe (marketingmanager) en Jane Doe (CEO)
{{interview_video_conferencing_link}}	De link naar de videoconferentie (indien van toepassing).
{{smart_interview_scheduling_link}}	De link voor het slim plannen van het sollicitatiegesprek (indien geconfigureerd).

Opmerking
Voor plaatshouders voor sollicitatiegesprekken wordt altijd tekst ingevoegd in de taal die is ingesteld als standaardtaal voor de functie.

Voorbeeld
Je hebt een functie aangemaakt met Engels als standaardtaal. Je ontvangt een sollicitatie van een Duitse kandidaat en stuurt een uitnodiging voor een gesprek op basis van een Duits sjabloon dat plaatshouders bevat voor de dag van het gesprek, enz. De e-mail die naar de kandidaat wordt gestuurd is in het Duits, maar de dag van het gesprek wordt in het Engels ingevoegd.

HTML-inhoud invoegen in e-mails

Bij het maken van e-mails en e-mailsjablonen kun je inhoud in HTML-opmaak toevoegen, inclusief afbeeldingen.

Volg deze stappen om bijvoorbeeld een bestaande e-mailhandtekening in het sjabloon in te voegen:

Stap	Screenshot
1. Kopieer de inhoud van de bestaande e-mailhandtekening.
2. Ga naar je e-mailsjabloon en klik op de rechtermuisknop of druk op Ctrl+V om de gekopieerde inhoud in de tekst van de e-mail in te voegen.
3. Klik vervolgens op Meer tekst en selecteer Codeweergave < >. Nu kun je de HTML-code van je sjabloon bewerken.