In dit artikel wordt uitgelegd welke instellingen Personio aanbiedt om de gegevens van medewerkers en kandidaten te beschermen. Deze instellingen voldoen aan de vereisten van de AVG en je kunt ze aanpassen aan de gegevensbeschermingsbehoeften van je organisatie. We raden je aan de instellingen die in dit artikel worden beschreven te controleren en te gebruiken.
Tip:
Ga voor meer informatie over gegevensbescherming bij Personio naar het Personio Trust Center.
Accounteigenaren, contracteigenaren en beheerders beheren
Personio heeft sleutelrollen zoals accounteigenaren, contracteigenaren en beheerders. Elke rol heeft andere toegangsrechten. Vergelijk de verschillen tussen deze rollen, want voor sommige functies in dit artikel zijn specifieke toegangsrechten vereist.
Account- en contracteigenaren
- Accounteigenaren kunnen contact opnemen met ons supportteam voor vragen over hun account.
- Contracteigenaren kunnen contact opnemen met ons Growth & Success-team voor vragen over hun abonnement
- Zowel account- als contracteigenaren kunnen instructies geven met betrekking tot de AVG.
- Lees hoe je account- of contracteigenaren kunt toevoegen of verwijderen.
Beheerders
- Beheerders kunnen alles bekijken en bewerken, behalve functies die exclusief zijn voor account- of contracteigenaren.
- Lees meer over toegangsrechten van beheerders en hoe je medewerkersrollen beheert.
Toegang tot de gegevensverwerkingsovereenkomst (VWO)
Vanaf 25 mei 2018 moet Personio een gegevensverwerkingsovereenkomst (VWO) met je aangaan en sluiten. Je kunt de VWO invullen en bekijken in Personio. Lees meer over toegang tot de VWO.
Toegang tot klantaccounts beperken
In overeenstemming met de AVG hebben Personio-medewerkers standaard geen toegang tot je account. Om hulp te krijgen van ons Growth & Success-team met je accountinstellingen of serviceaanvragen, moet je toegang verlenen aan ons supportteam. Alleen accounteigenaren of beheerders kunnen toegang verlenen en je kunt de toegang op elk moment intrekken.
Lees meer over het verlenen van toegang aan Personio-medewerkers.
E-mailnotificaties inschakelen
Ga als volgt te werk om e-mailnotificaties van het systeem te activeren voor jou en al je medewerkers:
- Ga naar Instellingen.
- Klik in het gedeelte Organisatie op Bedrijf.
- Schakel e-mailnotificaties in.
Als je e-mailnotificaties inschakelt, kunnen gebruikers kiezen welke notificaties ze willen ontvangen. Als je deze optie uitschakelt, stuurt Personio geen e-mailnotificaties van het systeem naar gebruikers.
Lees meer over e-mailnotificaties van Personio.
Bedrijfsgegevens exporteren
Je kunt je bedrijfsgegevens op elk moment downloaden in een gestructureerd en machineleesbaar formaat. Accounteigenaren en contracteigenaren exporteren alle bedrijfsgegevens die in Personio zijn opgeslagen. Nadat je de export hebt gegenereerd, kun je deze als ZIP-bestand downloaden.
Wachtwoordbeveiliging waarborgen
Personio-wachtwoorden moeten aan bepaalde wachtwoordvereisten voldoen om veilig te zijn. Als een inlogpoging van een medewerker drie keer achter elkaar mislukt, sturen we een beveiligingstoken naar het e-mailadres van de medewerker. Lees meer over het aanmaken en beheren van Personio-wachtwoorden. Je kunt ook regelmatige wachtwoordwijzigingen voor je medewerkers instellen.
Een privacyverklaring toevoegen aan je Personio-carrièrepagina
Als verantwoordelijke persoon of entiteit voor het online sollicitatieproces via je carrièrepagina moet je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de huidige wetgeving. Binnen het sollicitatieproces gaat het meestal om precontractuele maatregelen of de toestemming van de kandidaat. Je moet ook de rechten van sollicitanten eerbiedigen, zoals het recht op transparantie en het recht om informatie over hun gegevens te ontvangen. Om deze aspecten te beheren, voeg je een privacyverklaring toe aan je Personio-carrièrepagina. Kandidaten moeten met deze verklaring akkoord gaan voordat ze hun sollicitatie indienen.
Persoonsgegevens van kandidaten anonimiseren
Met Personio kun je de gegevens van kandidaten anonimiseren. Na de periode die je hebt ingesteld, verwijdert Personio alle persoonsgegevens van kandidaten die je aanbod hebben geweigerd of die je hebt afgewezen. Niet-persoonlijke geanonimiseerde metadata worden bewaard voor rapportagedoeleinden. Ontdek hoe je kandidaatgegevens kunt anonimiseren en verwijderen.