Dit artikel helpt je ervoor te zorgen dat je personeelswerving in overeenstemming is met wetgeving inzake gegevensbescherming. Je moet de gegevens van je kandidaten beschermen volgens zowel jouw vereisten als die van de Europese AVG. Ga voor meer informatie over gegevensbescherming bij Personio naar het Personio Trust Center.
We raden je aan de instellingen die in dit artikel worden beschreven te controleren en te gebruiken.
Privacyverklaring en juridische kennisgeving
Wat is een privacyverklaring?
Dit document informeert de kandidaat over hoe je zijn of haar gegevens verwerkt. Als verantwoordelijke persoon of entiteit voor een online sollicitatieproces ben je wettelijk verplicht om persoonsgegevens uitsluitend te verwerken in overeenstemming met de huidige wetgeving.
In het kader van een sollicitatieproces gaat het meestal om de uitvoering van precontractuele maatregelen en/of de toestemming van de kandidaat. Je bent er ook verantwoordelijk voor dat je proces overeenstemt met de belangen en rechten van de kandidaat, zoals transparante informatie en het recht op toegang.
Opmerking
Naast jouw privacyverklaring voor persoonsgegevens voegt Personio als beheerder van je carrièrepagina's automatisch een privacyverklaring toe voor het verwerken van (persoons)gegevens.
De privacyverklaring toevoegen aan je Personio-carrièrepagina
Volg deze stappen om je privacyverklaring toe te voegen aan je Personio-carrièrepagina:
- Ga naar Instellingen > Werving & Selectie.
- Klik op het tabblad Carrièrepagina.
- Scrol naar beneden naar de sectie Omschrijvingen & vertalingen.
- Voer in het veld voor de Privacyverklaring jouw verklaring in.
- Sla onder Vertaling je privacyverklaring over kandidaatgegevens indien nodig in meerdere talen op.
In het gedeelte Downloaden van dit artikel vind je een sjabloon voor de privacyverklaring. Dit is slechts een suggestie. Mogelijk wordt in de sjabloon geen rekening gehouden met potentiële bedrijfsspecifieke kenmerken (sector, organisatiestructuur, juridische omgeving, enz.). Pas de sjabloon aan je specifieke vereisten aan en voeg eventuele ontbrekende details toe.
Tip
Je deadline voor het anonimiseren van persoonsgegevens van kandidaten moet ook in het document staan.
Je juridische kennisgeving toevoegen aan je Personio-carrièrepagina
Als je de carrièrepagina van Personio gebruikt, moet je de link naar je juridische kennisgeving in Personio invoeren. Bezoekers van je carrièrepagina moeten toegang hebben tot alle benodigde juridische informatie over je bedrijf en diensten. Je kunt de link naar de juridische kennisgeving invoeren via Instellingen > Carrièrepagina > Link naar juridische kennisgeving.
Persoonsgegevens van kandidaten anonimiseren
Het anonimiseren van kandidaatgegevens kan niet ongedaan worden gemaakt. De gegevens kunnen niet worden hersteld, maar worden nog wel in geanonimiseerde vorm gebruikt in je Rapporten.
Welke gegevens worden geanonimiseerd?
De volgende informatie wordt geanonimiseerd:
- De naam van de kandidaat.
- Het geslacht van de kandidaat.
- Alle sollicitatiedocumenten.
- De berichtengeschiedenis, inclusief alle bijlagen.
- Het e-mailadres, het telefoonnummer en de geboortedatum van de kandidaat.
- Aanbiedingen.
- Evaluaties, met uitzondering van kwantitatieve evaluaties, die blijven behouden.
Als de kandidaat op meerdere functies heeft gesolliciteerd, worden de gegevens van de kandidaat voorlopig bewaard.
Het anonimiseren van kandidaatgegevens heeft geen invloed op de rapportage. Desollicitatie-ID, de sollicitatiedatum en het sollicitatiekanaal blijven in de database staan.
Automatische anonimisering instellen
De automatische anonimisering is alleen van toepassing op kandidaten die zich in de wervingsfase Afgewezen of Teruggetrokken bevinden.
Volg deze stappen om kandidaatgegevens automatisch te anonimiseren:
- Ga naar Instellingen > Werving & selectie.
- Klik op het tabblad Algemeen.
- Klik naast Privacy-instellingen op Bewerken.
- Naast Gegevens automatisch anonimiseren? selecteer je Ja.
- Kies onder Anonimiseren na het aantal dagen waarna de gegevens moeten worden geanonimiseerd wanneer een kandidaat wordt afgewezen of zich terugtrekt uit de procedure.
Let op: als je dit aantal instelt of wijzigt, wordt het systeem niet meteen bijgewerkt. Elke ochtend wordt er een update uitgevoerd en wordt het aantal dagen berekend dat is verstreken sinds de uitsluiting. Dit geldt ook voor kandidaatgegevens uit het verleden. - Selecteer naast Wil je de naam van de sollicitant in e-mailnotificaties opnemen? of de naam van de kandidaat moet worden weergegeven in e-mailnotificaties. Als je Nee selecteert, worden er geen kandidaatgegevens opgenomen in e-mailnotificaties.
- Sla je instellingen op.
Als een kandidaat niet geschikt is voor een openstaande functie, maar misschien wel voor een toekomstige functie, kun je Personio gebruiken om een talentenpool te creëren. Je hebt hiervoor de goedkeuring van de kandidaat nodig.
Handmatig anonimiseren
Kandidaatgegevens in bulk anonimiseren
Volg deze stappen om de gegevens van meerdere kandidaten tegelijk te anonimiseren:
- Ga naar Werving & Selectie > Sollicitaties.
- Vink het vakje links van de namen van de betreffende kandidaten aan.
- Klik in de menubalk die verschijnt op het pictogram met de drie puntjes en selecteer Anonimiseren.
- Bevestig de anonimisering.
Kandidaatgegevens anonimiseren in de sollicitatie
Je kunt de gegevens ook rechtstreeks in de betreffende sollicitatie anonimiseren. Dat doe je als volgt:
- Ga naar Werving & Selectie > Sollicitaties.
- Klik op de sollicitatie die je wilt anonimiseren.
- Klik op het pictogram met de drie puntjes en selecteer Sollicitatie anonimiseren.