Dit artikel helpt je ervoor te zorgen dat je Werving & selectie in overeenstemming is met de gegevensbeschermingswetgeving. Je moet de gegevens van je kandidaten beschermen volgens zowel jouw eigen eisen als die van de Europese AVG. Bezoek onze website voor meer informatie over gegevensbescherming en lees onze whitepapers Europese AVG bij Personio en AWS bij Personio.
We adviseren je om de volgende instellingen te controleren en te gebruiken:
Privacyverklaring en juridische kennisgeving
Wat is een privacyverklaring?
Dit document informeert de kandidaat over hoe je zijn of haar gegevens verwerkt. Als verantwoordelijke persoon of entiteit voor een online sollicitatieproces ben je wettelijk verplicht om persoonsgegevens uitsluitend te verwerken in overeenstemming met de huidige wetgeving.
In het kader van een sollicitatieproces gaat het meestal om de uitvoering van precontractuele maatregelen en/of de toestemming van de kandidaat. Je bent er ook verantwoordelijk voor dat je proces overeenstemt met de belangen en rechten van de kandidaat, zoals transparante informatie en het recht op toegang.
Naast jouw privacyverklaring voor persoonsgegevens voegt Personio, als beheerder van je carrièrepagina's, automatisch een privacyverklaring toe voor het verwerken van (persoons)gegevens.
De privacyverklaring toevoegen aan je Personio-carrièrepagina
Volg deze stap om je privacyverklaring toe te voegen aan je Personio-carrièrepagina.
- Ga naar Instellingen > Werving & selectie > Carrièrepagina.
- Scrol naar beneden naar de sectie Omschrijvingen & vertalingen.
- Voer in het veld voor de Privacyverklaring jouw verklaring in.
- Sla, indien nodig, onder Vertalingen je privacyverklaring voor kandidaten in verschillende talen op.
In de sectie Download van deze pagina vind je een sjabloon voor een privacyverklaring. Dit is een suggestie. Er wordt geen rekening gehouden met mogelijke bedrijfsspecifieke kenmerken (sector, organisatiestructuur, juridische omgeving ...). Je zult het sjabloon moeten aanpassen aan je specifieke eisen en eventuele ontbrekende details moeten toevoegen.
In dit document moet ook je deadline voor het anonimiseren van persoonsgegevens van kandidaten worden opgenomen.
Je juridische kennisgeving toevoegen aan je Personio-carrièrepagina
Als je de carrièrepagina van Personio gebruikt, moet je de link naar je juridische kennisgeving in Personio invoeren. Bezoekers van je carrièrepagina moeten toegang hebben tot alle benodigde juridische informatie over je bedrijf en diensten. Je kunt de link naar de juridische kennisgeving invoeren via Instellingen > Carrièrepagina > Link naar juridische kennisgeving.
Anonimiseren van persoonsgegevens van kandidaten
Het anonimiseren van kandidaatgegevens kan niet ongedaan worden gemaakt. De gegevens kunnen niet worden hersteld, maar worden nog wel in geanonimiseerde vorm gebruikt in je Rapporten.
Welke gegevens worden geanonimiseerd?
De volgende informatie wordt geanonimiseerd:
- de naam van de kandidaat.
- het geslacht van de kandidaat.
- alle sollicitatiedocumenten.
- de berichtengeschiedenis, inclusief alle bijlagen.
- e-mailadres, telefoonnummer en geboortedatum van de kandidaat.
- aanbiedingen.
- evaluaties, met uitzondering van de kwantitatieve evaluaties, die blijven behouden.
Als de kandidaat op meerdere functies heeft gesolliciteerd, worden de gegevens van de kandidaat voorlopig bewaard.
Het anonimiseren van kandidaatgegevens heeft geen invloed op rapporten. De sollicitatie-ID, sollicitatiedatum en het sollicitatiekanaal blijven bewaard in de database.
Automatische anonimisering
De automatische anonimisering is alleen van toepassing op kandidaten die zich in de wervingsfase Afgewezen of Teruggetrokken bevinden.
Volg deze stappen om kandidaatgegevens automatisch te anonimiseren:
- Ga naar Instellingen > Werving & selectie > Werving & selectie > Algemeen.
- Klik naast Privacy-instellingen op Bewerken.
- Naast Gegevens automatisch anonimiseren? selecteer je Ja.
- Kies onder Anonimiseren na het aantal dagen waarna de gegevens moeten worden geanonimiseerd als een sollicitatie wordt afgewezen of een kandidaat zich terugtrekt uit het proces.
Opmerking: als je dit aantal instelt of wijzigt, wordt het systeem niet meteen bijgewerkt. Elke ochtend wordt er een update uitgevoerd en wordt het aantal dagen berekend dat is verstreken sinds de uitsluiting. Dit geldt ook voor kandidaatgegevens uit het verleden. - Naast Wil je de naam van de sollicitant in e-mailnotificaties opnemen? geef je aan of de naam van de kandidaat zichtbaar is in e-mailnotificaties. Als je Nee selecteert, worden er geen kandidaatgegevens opgenomen in e-mailnotificaties.
- Klik vervolgens op Opslaan.
Als een kandidaat niet geschikt is voor een openstaande functie, maar misschien wel voor een toekomstige functie, kun je Personio gebruiken om een talentenpool te creëren. Je hebt hiervoor de goedkeuring van de kandidaat nodig.
Handmatig anonimiseren
Anonimiseren (in bulk)
Je kunt de persoonsgegevens van je kandidaat ook handmatig anonimiseren. Je kunt dit voor één of meerdere kandidaat tegelijk doen. Volg hiervoor deze stappen:
- Ga naar Werving & selectie > Sollicitaties.
- Filter en selecteer de kandidaten van wie je de persoonsgegevens wilt verwijderen.
- Klik op Acties.
- Kies Sollicitatie anonimiseren uit het vervolgkeuzemenu.
- Klik op Anonimiseren om de anonimisering te bevestigen.
Anonimiseren in de sollicitatie
Je kunt de gegevens ook rechtstreeks in de betreffende sollicitatie anonimiseren. Dat doe je als volgt:
- Ga naar Werving & Selectie > Sollicitaties.
- Klik op de sollicitatie die je wilt anonimiseren.
- Klik op
en selecteer Sollicitatie anonimiseren.