In Personio kunnen medewerkers met voorstelrechten wijzigingen in bepaalde medewerkersgegevens voorstellen. Met het instellen van goedkeuringsprocessen zorg je ervoor dat voorgestelde wijzigingen correct zijn. Beheerders kunnen specifieke medewerkers of rollen aanstellen als goedkeurders. Zodra een medewerker een wijziging voorstelt, ontvangen de aangewezen goedkeurders een goedkeuringstaak. Wijzigingen worden pas definitief als alle verantwoordelijke gebruikers de taken hebben uitgevoerd.
Beheerders kunnen goedkeuringen instellen voor wijzigingen met betrekking tot:
- Afwezigheden (bijvoorbeeld voor het goedkeuren van aanvragen voor betaald verlof)
- Aanwezigheden (bijvoorbeeld voor het goedkeuren van werkuren van stagiairs)
- Medewerkersgegevens (bijvoorbeeld voor het goedkeuren van wijzigingen in informatie in een medewerkersprofiel)
Standaard goedkeuringen gelden voor alle medewerkers in je bedrijf. Je moet een proces instellen voor elk gebied waarvoor medewerkers voorstelrechten hebben, inclusief afzonderlijke afwezigheidstypes. Gebruik speciale regelsets om specifieke medewerkers uit te sluiten van het standaard goedkeuringsproces.
Vereisten
- Je moet beheerder zijn om goedkeuringsprocessen in te kunnen stellen.
- Medewerkers kunnen alleen wijzigingen voorstellen en een goedkeuringsproces activeren als ze het toegangsrecht 'Voorstellen' hebben. Ga naar Instellingen > Medewerkersrollen > Toegangsrechten en activeer het voorstelrecht in de betreffende sectie.
- Als er geen goedkeuringsstappen zijn ingesteld als het voorstelrecht wordt toegewezen, wordt het toegangsrecht omgezet in bewerkingsrechten. Alle medewerkers met deze rol kunnen gegevens bewerken zonder dat deze goedkeuring nodig hebben. Lees ons artikel over Toegangsrechten voor meer informatie.
Een standaard goedkeuring instellen
Een standaard goedkeuring bepaalt de stappen die worden toegepast op alle medewerkers in je bedrijf. Volg deze stappen om een standaard goedkeuringsproces in te stellen:
- Ga naar Instellingen > Automatiseringen > Goedkeuringen.
- Selecteer in de tabbladen bovenaan de pagina Aanwezigheid, Medewerkersgegevens of een afwezigheidstype als trigger.
- Klik in de standaardsectie op Goedkeuringsstap toevoegen.
- Stap één van het goedkeuringsproces wordt weergegeven. Kies in het vervolgkeuzemenu de eerste gebruiker die de goedkeuringsaanvraag moet ontvangen.
- Specifieke medewerker: selecteer de specifieke gebruiker die de aanvraag moet goedkeuren.
- Medewerker met rol: elke medewerker met de geselecteerde rol kan de aanvraag goedkeuren. Zodra een medewerker met deze rol de aanvraag goedkeurt, verdwijnt deze voor alle anderen in de rol.
- Leidinggevende: de leidinggevende van de betreffende medewerker, zoals weergegeven in het organigram, moet de aanvraag goedkeuren. Zie aangepaste goedkeuringen om meerdere leidinggevenden toe te voegen.
- Leidinggevende van de leidinggevende: de leidinggevende van de leidinggevende van de betreffende medewerker moet de aanvraag beoordelen.
- Voeg indien nodig tot vijf extra goedkeuringsstappen en goedkeurders toe.
- Activeer de optie 'Delegatie inschakelen' om aanvragen om te omleiden wanneer de primaire goedkeurder afwezig is. Hierdoor wordt de aanvraag automatisch ter beoordeling doorgestuurd naar de leidinggevende van de goedkeurder.
- Klik op Opslaan. Herhaal deze stappen om voor elk gebied een goedkeuringsproces te configureren.
Zodra een medewerker een aanvraag indient, wordt het goedkeuringsproces geactiveerd en ontvangen de aangewezen goedkeurders een taak. Als dit is ingeschakeld in hun persoonlijke instellingen, ontvangen ze ook een notificatie per e-mail.
Goedkeurders moeten de actie uitvoeren in de volgorde die in de instellingen is gedefinieerd. De goedkeurder die aan stap één is toegewezen, moet de aanvraag als eerste behandelen. Zodra hij of zij actie heeft ondernomen, ontvangen mensen die aan stap twee zijn toegevoegd een notificatie. Zie Goedkeuringen delegeren.
Tip: Maak een geautomatiseerde workflow met het sjabloon 'Leidinggevenden op de hoogte brengen van een afwezigheid' om een manager of lid van een bepaalde rol op de hoogte te stellen van de afwezigheid van een medewerker zonder dat goedkeuring nodig is.
Een aanvraag voor een document toevoegen aan een afwezigheidsgoedkeuring
In sommige gevallen moeten medewerkers een afwezigheidsattest uploaden. Dit is mogelijk alleen vereist als een afwezigheid een bepaald aantal opeenvolgende dagen overschrijdt. Je kunt goedkeuringen voor afwezigheidsaanvragen zo instellen dat er automatisch om het uploaden van een document wordt gevraagd.
Volg deze stappen om de aanvraag van een document toe te voegen aan een goedkeuringsproces voor afwezigheid:
- Ga naar Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Afwezigheid.
- Selecteer een afwezigheidstype (bijvoorbeeld 'ziekteverlof') en klik vervolgens op het potloodpictogram om te bewerken. Of maak een nieuw afwezigheidstype.
- Activeer onder Document en vervanging de optie Vereist vanaf naast 'Document'. Voer het aantal dagen in waarvoor een document nodig is. Als je bijvoorbeeld '3' invoert, wordt er op de ochtend van de derde dag een aanvraag voor een document geactiveerd. Weekenddagen worden niet meegeteld.
- Klik op Wijzigingen opslaan.
Als de afwezigheidsaanvraag van een medewerker de ingestelde limiet overschrijdt, ontvangt deze een aanvraag voor een document. Medewerkers met toegangsrechten voor Documenten kunnen het document uploaden naar het tabblad Afwezigheid in hun profiel. Bekijk hoe je goedkeuringsverzoeken voor afwezigheid kunt beheren en beoordelen.
Klanten van Personio in Duitsland:
Medewerkers met een wettelijke of andere niet-particuliere ziektekostenverzekering hoeven niet handmatig medische documenten te uploaden. Digitale documenten (eAU) worden automatisch naar hun ziektekostenverzekering gestuurd. Je kunt ze handmatig of automatisch ophalen via de DATEV-integratie en hun status controleren onder de betreffende afwezigheidsperiode.
Opmerking: Als je een document goedkeurt, wordt de afwezigheidsaanvraag niet goedgekeurd, of andersom. Je moet op beide goedkeuringen afzonderlijk actie ondernemen. Bekijk hoe je goedkeuring beheert en beoordeelt.
Toegangsrechten voor goedkeurders bevestigen
Als je eenmaal een goedkeuringsproces hebt ingesteld, controleer dan of alle goedkeurders de juiste toegangsrechten hebben. Goedkeurders hebben toegang tot verschillende gebieden nodig, afhankelijk van het type gegevens dat ze moeten beoordelen. Volg deze stappen om de toegangsrechten te controleren:
- Ga naar Instellingen > Workflows > Goedkeuringen. Noteer de toegewezen goedkeurders voor elk proces.
- Ga naar Medewerkers > Medewerkerslijst > pictogram met drie puntjes > Kolommen aanpassen. Voeg het attribuut Medewerkersrollen aan je weergave toe en controleer welke rollen zijn ingesteld voor de goedkeurders.
- Ga naar Instellingen > Medewerkers > Medewerkersrollen. Controleer voor de rol van elke goedkeurder in de sectie Toegangsrechten voor of ze toegang hebben tot de gegevens die ze moeten goedkeuren.