In dit artikel wordt uitgelegd hoe je sollicitatiegesprekken in Personio kunt plannen en beheren, zodat alle interne deelnemers een directe uitnodiging ontvangen van je account. Als je een kalenderintegratie (met Google Calendar, Microsoft Office 365 enzovoort) gebruikt om geschikte tijdstippen voor sollicitatiegesprekken te vinden, raadpleeg dan ons artikel Sollicitatiegesprekken plannen met de geïntegreerde kalender.

Een sollicitatiegesprek aanmaken

Als een geschikte kandidaat voor een vacature gesolliciteerd heeft, kun je direct in Personio sollicitatiegesprekken aanmaken en beheren. Volg deze stappen om dit te doen:

1. Ga naar Werving & selectie > Sollicitaties.
2. Open het profiel van de kandidaat en klik op het tabblad Sollicitatiegesprekken.
3. Klik op Nieuw sollicitatiegesprek en kies een gesprekstype.
   Kijk hier voor meer informatie over hoe je verschillende soorten sollicitatiegesprekken maakt.
4. Kies de deelnemers (interviewers en organisator).
   Opmerking: hoewel de organisator niet per se aan het interview hoeft deel te nemen, moet hij of zij wel al als verantwoordelijke voor de vacature aangewezen zijn. Alle deelnemers moeten een wervingsrol toegewezen krijgen om te bepalen welke rechten ze krijgen wanneer ze voor het gesprek worden uitgenodigd. Klik hier om te zien hoe je wervingsrollen instelt.
5. Voeg nu de duur, datum en starttijd van het sollicitatiegesprek toe en kies optioneel een gespreksmethode (persoonlijk of telefonisch), een Ruimte en een Locatie waar het gesprek plaatsvindt. 
6. Als je evaluatieformulieren hebt ingesteld, kun je er een kiezen uit het vervolgkeuzemenu. De interviewer ontvangt vervolgens een notificatie via e-mail en een taak op zijn of haar dashboard op de dag van het gesprek.
7. Je kunt ook een herinnering instellen voor de interviewers. Zij ontvangen dan automatisch e-mailnotificaties om hen aan deze taak te herinneren, bijvoorbeeld elke 2 dagen totdat ze het formulier ingevuld hebben.
8. Zodra het sollicitatiegesprek is gepland, kun je de uitnodiging naar de kandidaat sturen. Lees meer over het verzenden van wervingsberichten.

Opmerking
De organisator en de deelnemers aan het sollicitatiegesprek ontvangen een uitnodiging (.ics-bestand) in hun kalender. Als de organisator het sollicitatiegesprek niet kan bijwonen, moet hij of zij de uitnodiging afwijzen om het item uit de kalender te verwijderen.

Status van het sollicitatiegesprek

Het geplande sollicitatiegesprek verschijnt op het tabblad Sollicitatiegesprekken met een van de volgende statussen, afhankelijk van de datum van het gesprek:

• Gepland (datum van het sollicitatiegesprek ligt in de toekomst)
• Afgesloten (datum van het sollicitatiegesprek ligt in het verleden)
• Geannuleerd (als het sollicitatiegesprek is geannuleerd)

Een pictogram geeft de gespreksmethode aan (telefonisch, persoonlijk). Het tijdstip van het sollicitatiegesprek is gebaseerd op de tijdzone van de organisator en deze tijdzone wordt tussen haakjes naast het tijdstip aangegeven.  Klik op Uitnodiging mailen naar kandidaat om de uitnodiging naar de kandidaat te sturen. Om een sollicitatiegesprek te annuleren, klik je op Dit gesprek annuleren. De interviewers en kandidaat ontvangen bericht van de annulering. Om het gesprek te bewerken, bijvoorbeeld om de afspraak te verzetten, klik je op het potloodpictogram.

Best practices