In dit artikel lees je hoe je alle in Personio opgeslagen bedrijfsgegevens en documenten kunt exporteren .
Opmerking
De gegevensexport en de export van documenten worden afzonderlijk gegenereerd. Je ontvangt een e-mailbericht wanneer ze allebei klaar zijn. Dit kan een paar dagen duren.
De bedrijfsexport maken
Alleen specifieke medewerkers kunnen een volledige export genereren van alle in Personio opgeslagen bedrijfsgegevens. De volgende stappen zijn vereist:
- accounteigenaar zijn.
- een beheerdersrol hebben of bewerkingsrechten hebben onder Accountconfiguratie > Bedrijf.
Volg deze stappen om de bedrijfsgegevens te exporteren:
- Navigeer naar Instellingen > Organisatie > Bedrijf.
- Klik op Nieuwe gegevensexport creëren.
- Download het bestand als .zip -bestand zodra de export is voltooid.
- Klik met de rechtermuisknop op het .zip-bestand dat op je computer is opgeslagen.
- Klik op Alles uitpakken... om de extractiewizard te starten.
Notities
▶︎ Het kan enkele dagen duren, voordat de export is voltooid, afhankelijk van de hoeveelheid gegevens die in het account is opgeslagen. Dit duurt doorgaans ongeveer een dag.
▶ Je kunt maximaal één keer om de zes dagen een bedrijfsexport uitvoeren.
▶︎ Het bestand kan vanaf de exportdatum gedurende zes dagen gedownload worden. Na die periode wordt het bestand automatisch verwijderd en moet je een nieuw bestand aanmaken.
Bestandsformaat
De bedrijfsgegevens worden geëxporteerd in minimaal twee zip-bestanden. Het ene bestand bevat alle documenten, het andere bevat alle medewerkersgegevens in CSV-indeling.
- Documenten: voor elke medewerker en kandidaat wordt in het zip-bestand een aparte map aangemaakt met daarin alle documenten gesorteerd op verschillende categorieën.
- Gegevens: gegevens die actief en bewust door de betrokkene zijn verstrekt, vallen onder het recht op dataportabiliteit. Dat betekent dat alle door de gebruiker verstrekte of aan de gebruiker beschikbaar gestelde persoonsgegevens in de export worden opgenomen. Dit betreft onder andere alle gegevens uit het persoonlijke profiel (persoonlijke informatie, salaris, documenten, afwezigheden, werkuren, performance, onboarding, geschiedenis enzovoort).
Opmerkingen
▶︎ We raden aan WinZip, WinRAR of 7-Zip te gebruiken om de zip-bestanden correct te openen.
▶︎ De gegevens en documenten van anonieme kandidaten worden niet in de export opgenomen, omdat die bij het verwijderen van persoonsgegevens al uit Personio verwijderd zijn. Lees voor meer informatie ons artikel Opties voor gegevensbescherming in de sectie Werving & selectie.