Tip:
Als je de installatieprocedure gebruikt, volg dan de stappen om de installatie daar te voltooien.
In dit artikel wordt uitgelegd hoe je Personio integreert met de kalender van je bedrijf met behulp van Personio's partner Cronofy.
Kalenders die geïntegreerd kunnen worden
Personio ondersteunt integratie met de volgende drie kalenders:
- Google Apps
- Microsoft Exchange (alle versies van 2010, 2013 en 2016)
- Microsoft Office 365 (alle versies van 2010, 2013 en 2016)
Vereisten
Je hebt de volgende rollen nodig om je bedrijfskalender met Personio te integreren:
- Beheerder van het Personio-account: om Cronofy te accepteren als toeleverancier en om de beheerder van de bedrijfskalender toegang te geven tot de kalenderinstellingen.
- Beheerder van de bedrijfskalender: om toegang te krijgen tot de kalenderinstellingen om de configuratie uit te voeren.
Voor meer informatie over de nalevings- en beveiligingsstandaarden van de integratie via Cronofy, kun je onze veelgestelde vragen raadplegen.
Personio-beheerder
Cronofy inschakelen
De kalender van Personio kan worden geïntegreerd met toeleverancier Cronofy Ltd. Je moet dit inschakelen op het tabblad Informatie over gegevensbescherming van de Personio-instellingen. Volg hiervoor deze stappen:
- Ga naar Instellingen > Support > Abonnement en facturering.
- Klik op het tabblad Informatie over gegevensbescherming. Onder Verdere delen van het contract vind je de lijst met toeleveranciers.
- Zorg ervoor dat het vakje naast Cronofy BV is ingeschakeld.
Geef de kalenderbeheerder toegang tot de settings voor kalenderintegraties
Geef de beheerder van je bedrijfskalender toegang tot de instellingen voor kalenderintegraties. Volg hiervoor onderstaande stappen:
- Ga naar Instellingen > Medewerkersrollen > Toegangsrechten.
- Selecteer de medewerkersrol die is toegewezen aan de beheerder van je kalender of maak een nieuwe rol.
- Scroll naar beneden en klik op Accountconfiguratie.
- Klik naast Kalenders en onder Bewerken op Alles.
Beheerder van bedrijfskalender
Je bedrijfskalender koppelen
Zodra de Personio-beheerder Cronofy als toeleverancier heeft geaccepteerd, volg je deze stappen om je bedrijfskalender te koppelen:
- Ga naar Instellingen > Integraties > Kalenderintegratie.
- Kies een van de volgende kalenders om te integreren met Personio: Google Agenda, Office 365 (via Graph API), Office 365 (EWS) of Microsoft Exchange.
- In het gedeelte Sollicitatiegesprekken plannen heb je de mogelijkheid om het selectievakje Toon titels van privégebeurtenissen van medewerkers te activeren in de functie 'Zoek een tijdstip in de kalender' (optioneel).
- Klik op Wijzigingen toepassen. Met deze functie kan de organisator van een sollicitatiegesprek de details bekijken van evenementen die als privé zijn gemarkeerd in de kalenders van medewerkers die hij wil uitnodigen voor het sollicitatiegesprek .
Medewerkers en ruimtes synchroniseren
Tijdens de eerste synchronisatie met de kalenderprovider verifieer je alle huidige gebruikers en vergaderruimtes. Dit proces kan enkele minuten duren. Om te controleren of alle medewerkers en ruimtes gesynchroniseerd zijn, ga je naar Instellingen > Integraties > Kalenderintegratie.
Als je foutmeldingen ziet m.b.t. een mislukte synchronisatie van medewerkers, raadpleeg dan ons artikel het oplossen van problemen met de integratie van je bedrijfskalender voor verschillende fouten en oplossingen.
Nieuwe medewerkers toevoegen
Om een individuele medewerker of alle medewerkers opnieuw te synchroniseren in Personio:
- Ga naar Instellingen > Integraties > Kalenderintegratie. Het eerste overzicht bevat een lijst van medewerkers die niet gesynchroniseerd zijn. Klik op de pijl omlaag om het overzicht te openen.
- Om een individuele medewerker te synchroniseren, klik je op het pictogram rechts van de naam van de medewerker.
- Klik rechtsboven op het overzicht om alle medewerkers te synchroniseren.
Als je nieuwe medewerkers toevoegt aan je bedrijfsdomein, worden ze automatisch geauthenticeerd in Personio. Als er zich een synchronisatiefout voordoet, krijg je een foutmelding.
Er zijn vijf verschillende synchronisatiestatussen voor medewerkers:
| Status | Details | Weergegeven tooltip |
| Verifiëren | Het verificatieproces is gestart. | Dit kan enige tijd duren. Als de status niet verandert, gebruik je de knop 'Alle medewerkers synchroniseren' om de synchronisatie opnieuw te proberen. |
| In behandeling |
De verificatie wordt gecontroleerd.
|
De kalender van de medewerker wordt nog gesynchroniseerd. Als de status niet verandert, gebruik je de knop 'Alle medewerkers synchroniseren' om de synchronisatie opnieuw te proberen. |
| Geverifieerd | De medewerker is geverifieerd en de kalender van de medewerker is gesynchroniseerd. |
- |
| Niet beschikbaar |
De verificatie is mislukt en de kalender van de medewerker kan niet worden gesynchroniseerd. Als deze foutmelding verschijnt, raadpleeg dan ons artikel Probleemoplossing: integratie van bedrijfskalender. |
Er verschijnt een bericht van Cronofy. of Kalender van medewerker kan niet worden gesynchroniseerd. Ga naar het artikel voor probleemoplossing. |
| Fout |
Er is een probleem opgetreden na een succesvolle authenticatie. Neem contact op met ons ondersteuningsteam via Help in je Personio-account. |
Er is iets misgegaan. Neem contact op met de klantenservice. |
Nieuwe ruimtes toevoegen
Als je de wervingsfunctie van Personio gebruikt, kun je vergaderruimtes toevoegen om sollicitatiegesprekken in te plannen. Het informatiepictogram bevestigt dat de vergaderruimtes zijn gesynchroniseerd. Als je nieuwe ruimtes toevoegt onder het domein van je bedrijf, moet je deze handmatig synchroniseren met Personio.
Ga hiervoor naar Instellingen > Integraties > Kalenderintegratie en klik op Alle ruimtes synchroniseren.
Tip
Lees voor meer informatie en veelgestelde vragen de handleiding van Cronofy over het koppelen van bedrijfskalenders.