De integratie van je bedrijfskalender opzetten

 

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je Personio integreert met de kalender van je bedrijf met behulp van Personio's partner Cronofy. Je leest over de voordelen van een kalenderintegratie, de vereisten en de configuratie.

 

Belangrijke informatie voor een succesvolle integratie

 

Functionaliteiten

De kalenderintegratie met Cronofy biedt verschillende functionaliteiten, afhankelijk van het gebied.

Gebied Functionaliteit
HR-management

Alle afwezigheden die in Personio zijn ingevoerd, worden automatisch overgezet naar de bedrijfskalender. Lees meer over de kalenderintegratie voor afwezigheden.

Werving en selectie

Opmerking: Wanneer je de kalenderintegratie activeert, verschijnen alle aangevraagde afwezigheidsperiodes en sollicitatiegesprekken die in de sectie Werving & selectie werden aangemaakt in je externe bedrijfskalender. Deze kunnen niet afzonderlijk worden geactiveerd.

 

Kalenders die geïntegreerd kunnen worden

Personio ondersteunt momenteel integratie met de volgende drie kalenders:

  • Google Apps
  • Microsoft Office 365
  • Microsoft Exchange

 

Vereisten

Je hebt de volgende rollen nodig om je bedrijfskalender met Personio te integreren:

  • Beheerder van het Personio-account
  • Beheerder van bedrijfskalender
  • IT-beheerder (optioneel)

 

Stap 1: accepteer Cronofy als toeleverancier

De kalenderintegratie van Personio integreert software van de toeleverancier Cronofy B.V. Voordat je de integratie van Personio met je bedrijfskalender kunt activeren, moet je er eerst mee akkoord gaan dat de gegevens die vereist zijn voor de uitvoering van deze diensten worden verwerkt door Cronofy. Je kunt de verwerking van deze gegevens voorkomen door deze functies niet te gebruiken.

Volg deze stappen om akkoord te gaan met de verwerkersovereenkomst (VWO):

  1. Ga naar Instellingen > SUPPORT > Pakket & Facturatie.
  2. Kies het tabblad Verwerkersovereenkomst (VWO).
  3. Vink onder Verdere delen van het contract > Toeleveranciers het vakje naast Cronofy B.V. aan. 

Settings-Plan_Billing-DPA-Cronofy_nl.png

Lees voor meer informatie over de nalevings- en beveiligingsstandaarden van de integratie via Cronofy ons artikel over gegevensprivacy en naleving van de AVG bij Cronofy.

 

Stap 2: activeer de integratie van Personio met je bedrijfskalender

Volg deze stappen om Personio te integreren met een van de beschikbare bedrijfskalenders:

  1. Ga in Personio naar Instellingen > WERKUREN EN AFWEZIGHEDEN > Kalenders > Kalenderintegratie .
  2. Optioneel: vink in het gedeelte Sollicitatiegesprekken plannen het vakje naast Laat details over afspraken zien die als privé zijn gekenmerkt aan. Op deze manier kan de medewerker die een sollicitatiegesprek plant de details zien van de kalenders van de medewerkers die hij of zij wil uitnodigen voor het gesprek.
  3. Klik vervolgens op Integraties activeren.

Opmerking: je moet Cronofy accepteren als gegevensverwerker (zoals beschreven in Stap 1) om de integraties te kunnen activeren.

Settings-Calendars-Calendar-Integration_nl.png

 

Stap 3: koppel je bedrijfskalender

Nadat je op 'Integraties activeren' hebt geklikt, kun je kiezen welke van de volgende kalenders je met Personio wilt integreren: Google Calendar, Office 365 of Microsoft Exchange.

 

Google Calendar

  1. Nadat je op Integraties activeren hebt geklikt, selecteer je Google.
  2. Installeer de Cronofy-app in je GSuite-domein. Je kunt de app hier downloaden.
  3. Meld je aan met je Google Admin-gegevens.
  4. Vink het vakje aan om te bevestigen dat je de Cronofy-app in je Google Workspace-domein hebt geïnstalleerd.
  5. Vink het vakje aan om akkoord te gaan met de Servicevoorwaarden en het Privacybeleid van Cronofy.
  6. Klik op Google Workspace-domein koppelen

calendar-integration-google-link_nl.png

Raadpleeg de documentatie van Cronofy voor meer informatie over het koppelen van je bedrijfskalender aan GSuite. 

 

Office 365

  1. Maak een serviceaccount aan in Office 365. Dit wordt gebruikt om ruimtes of gebruikers te imiteren bij het beheren van gebeurtenissen.
  2. Wijs de imitatierol toe aan het serviceaccount dat je net hebt aangemaakt. De imitatierol heeft volledige toegang tot de kalender van de gebruiker om afspraken rechtstreeks in de kalender van de gebruiker te kunnen aanmaken.
  3. Volg de stappen om de integratie te activeren in Personio en selecteer Office 365.
  4. Vink het vakje aan om akkoord te gaan met de Servicevoorwaarden en het Privacybeleid van Cronofy
  5. Klik op Office 365-account koppelen.
  6. Voer het e-mailadres van je Office 365-serviceaccount in.
  7. Voer het wachtwoord in.

calendar-integration-office365-link_nl.png

Raadpleeg voor meer informatie het artikel Enterprise Connect for Office 365 and Exchange in het helpcentrum van Cronofy.

 

Microsoft Exchange

  1. Maak een serviceaccount aan in Office 365. Dit wordt gebruikt om ruimtes of gebruikers te imiteren bij het beheren van gebeurtenissen.
  2. Wijs de imitatierol toe aan het serviceaccount dat je net hebt aangemaakt. De imitatierol heeft volledige toegang tot de kalender van de gebruiker om afspraken rechtstreeks in de kalender van de gebruiker te kunnen aanmaken.
  3. Volg de stappen om de integratie te activeren in Personio en selecteer Exchange.
  4. Voer het e-mailadres en wachtwoord van je serviceaccount in.
  5. Voer het e-mailadres in dat je wilt gebruiken voor imitatie (een ander e-mailadres van hetzelfde domein, waartoe het serviceaccount toegang heeft via de imitatierol).
  6. Klik op Exchange-account koppelen.

calendar-integration-exchange-link_nl.png

Raadpleeg voor meer informatie het artikel Enterprise Connect for Office 365 and Exchange in het helpcentrum van Cronofy.

 

Medewerkers en ruimtes synchroniseren

Tijdens de initiële synchronisatie met de kalenderprovider worden alle huidige gebruikers en vergaderruimtes geverifieerd. Dit proces kan enkele minuten duren. Om te controleren of alle medewerkers en ruimtes succesvol gesynchroniseerd zijn, ga je naar Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Kalenders > Kalenderintegratie.

Opmerking: bekijk de vereisten voor het synchroniseren van medewerkers als je foutmeldingen ziet bij de synchronisatie van medewerkers. Raadpleeg ons artikel over het oplossen van problemen met de integratie van je bedrijfskalender voor andere fouten en oplossingen.

 

Vereisten voor het synchroniseren van medewerkers

Er moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan om medewerkers te synchroniseren met de bedrijfskalender en Personio:

Vereiste Voorbeeld
Het e-mailadres van de gebruiker moet al bestaan op het geauthenticeerde domein.

Het bedrijf XY heeft zijn kalenders op het bedrijfsdomein XY.com geïntegreerd. Hierdoor worden alle gebruikers in XY met een @xy.com-adres automatisch geauthenticeerd. Maar een externe wervingspartner met het e-mailadres @wervingshulp.nl wordt niet geauthenticeerd.

De medewerker moet bestaan in de bedrijfskalender of een bedrijfsmailadres hebben. Als er een nieuwe gebruiker wordt toegevoegd aan Personio voordat diens account is aangemaakt in de kalendertoepassing, krijg je een foutmelding te zien. In dat geval moet de medewerker opnieuw worden gesynchroniseerd nadat deze is toegevoegd aan het bedrijfsdomein. Zie Nieuwe medewerkers toevoegen.

 

Nieuwe medewerkers toevoegen

Als je nieuwe medewerkers toevoegt aan je bedrijfsdomein, worden ze automatisch geauthenticeerd in Personio. Als er zich een synchronisatiefout voordoet, krijg je een foutmelding.

Om een werknemer opnieuw te synchroniseren in Personio, ga je naar Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Kalenders > Kalenderintegratie en klik je op Medewerkers synchroniseren.

calendar-integration-employees_nl.png

 

Nieuwe ruimtes toevoegen

Als je de wervingsfunctie van Personio gebruikt, kun je gemakkelijk vergaderruimtes toevoegen om sollicitatiegesprekken in te plannen. Het informatiepictogram bevestigt dat de vergaderruimtes zijn gesynchroniseerd. Als je nieuwe ruimtes toevoegt onder het domein van je bedrijf, moet je deze handmatig synchroniseren met Personio.

Om nieuwe ruimtes te synchroniseren, ga je naar Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Kalenders > Kalenderintegratie en klik je op Ruimtes synchroniseren.

Lees voor meer informatie en veelgestelde vragen de handleiding van Cronofy over het koppelen van bedrijfskalenders.

 

Opmerkingen

0 opmerkingen

Artikel is gesloten voor opmerkingen.

    Onderwerpen in dit artikel