De integratie van je bedrijfskalender opzetten

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je Personio integreert met de kalender van je bedrijf met behulp van Personio's partner Cronofy. Je komt meer te weten over de voordelen, het installatieproces en de vereisten van de kalenderintegratie. 

 

Belangrijke informatie voor een succesvolle integratie

 

Functionaliteiten

De kalenderintegratie met Cronofy biedt verschillende functionaliteiten, afhankelijk van het gebied.

Gebied Functionaliteit
HR-management

Alle afwezigheden die in Personio zijn ingevoerd, worden automatisch overgezet naar de bedrijfskalender. Lees meer over de kalenderintegratie voor afwezigheden.

Werving en selectie

Opmerking
Wanneer je de kalenderintegratie activeert, verschijnen alle aangevraagde afwezigheidsperiodes en sollicitatiegesprekken die in de sectie Werving & selectie werden aangemaakt in je externe bedrijfskalender. Deze kunnen niet afzonderlijk worden geactiveerd.

 

Kalenders die geïntegreerd kunnen worden

Personio ondersteunt momenteel integratie met de volgende drie kalenders:

  • Google Apps
  • Microsoft Office 365 (alle versies van 2010, 2013 en 2016)
  • Microsoft Exchange (alle versies van 2010, 2013 en 2016)

 

Vereisten

Je hebt de volgende rollen nodig om je bedrijfskalender met Personio te integreren:

  • Beheerder van het Personio-account: om Cronofy te accepteren als toeleverancier en om de beheerder van de bedrijfskalender toegang te geven tot de kalenderinstellingen.
  • Beheerder van de bedrijfskalender: om toegang te krijgen tot de kalenderinstellingen om de configuratie uit te voeren.

 

Stap 1: controleer of het vakje Cronofy is ingeschakeld

De kalenderintegratie van Personio integreert software van toeleverancier Cronofy B.V. Om de integratie van Personio met je bedrijfskalender te kunnen activeren, moet het vakje Cronofy in de Verwerkersovereenkomst (VWO) worden geactiveerd onder Instellingen > Support > Pakket & Facturatie. Voor meer informatie over de nalevings- en beveiligingsstandaarden van de integratie via Cronofy, raadpleeg dan onze veelgestelde vragen.

 

Stap 2: koppel je bedrijfskalender

Nadat je Cronofy hebt geaccepteerd als toeleverancier, ga je naar Instellingen > Integraties > Kalenderintegratie en kies je welke van de volgende kalenders je wilt integreren met Personio: Google Agenda, Office 365 (via Graph API), Office 365 (EWS) of Microsoft Exchange.

Opmerking
Je moet de beheerder van je bedrijfskalender toegang geven tot de instellingen voor de kalenderintegratie onder Toegangsrechten > Accountconfiguratie > Kalenders.

Google Calendar

  1. Klik op Google Agenda koppelen.
  2. Installeer de Cronofy Google Workspace-app in je GSuite-domein.Je kunt de app hier downloaden.
  3. Vink het vakje aan om te bevestigen dat je de Cronofy-app in je Google Workspace-domein hebt geïnstalleerd.
  4. Vink het vakje aan om akkoord te gaan met de Servicevoorwaarden en het Privacybeleid van Cronofy.
  5. Klik op Google Workspace-domein koppelen
  6. Meld je aan met je Google Admin-gegevens.

Raadpleeg de documentatie van Cronofy voor meer informatie over het koppelen van je bedrijfskalender aan GSuite. 

Office 365 (via Graph API)

Voor Office 365 zijn er twee opties om de integratie in te stellen: via Graph API of via EWS.Personio raadt aan Graph API te gebruiken.Lees meer over de verschillen tussen deze integraties in Wat zijn de verschillen tussen EWS en Graph API?

  1. Klik op Office 365 koppelen.
  2. Vink het vakje aan om akkoord te gaan met de Servicevoorwaarden en het Privacybeleid van Cronofy. 
  3. Klik op Office 365-account koppelen.
  4. Meld je aan met je Office 365-beheerdersgegevens.

Raadpleeg voor meer informatie het artikel Enterprise Connect for Exchange and Office 365 (Graph API) in het Helpcentrum van Cronofy.

Office 365 (EWS)

Voor Office 365 zijn er twee opties om de integratie in te stellen: via Graph API of via EWS.Personio raadt aan Graph API te gebruiken.Lees meer over de verschillen tussen deze integraties in Wat zijn de verschillen tussen EWS en Graph API?

1. Maak een serviceaccount aan (beheerder van bedrijfskalender)

Om Office 365 via EWS (Exchange Web Services) te koppelen, moet je eerst een serviceaccount maken in Office 365, dat gebruikt zal worden om ruimtes of gebruikers te imiteren bij het beheren van evenementen. Lees meer over het instellen van een serviceaccount.

Opmerkingen
▶︎ Aan het serviceaccount moet een postvak worden toegewezen, dat geen gedeeld postvak mag zijn.
▶︎ Aan het serviceaccount moet een (volledig betaalde) licentie zijn toegewezen.

 

2. Wijs de imitatierol toe aan het serviceaccount (beheerder van bedrijfskalender)

Nadat het serviceaccount is aangemaakt, moet je daar de imitatierol aan toewijzen. Daardoor kunnen items rechtstreeks in de agenda van de gebruiker worden aangemaakt. Lees hoe je de applicatie-impersonatie instelt.

Opmerkingen
▶︎ De imitatierol vereist volledige toegang tot de kalenders van het domein.
▶︎ Deze rol moet zijn toegewezen aan het serviceaccount.

 

3. Test de configuratie (beheerder van bedrijfskalender)

Test de configuratie voordat je Office 365 koppelt om te bevestigen dat de voor de integratie vereiste referenties en connectiviteit correct en beschikbaar zijn. Lees hoe je de configuratie test.

 

4. Koppel Office 365 (beheerder van bedrijfskalender)

Nadat het serviceaccount is aangemaakt en de imitatierol correct is toegewezen, ga je naar Instellingen > Integraties > Kalenderintegratie en volg je deze stappen om de kalender te koppelen:

  1. Klik op Office 365 koppelen.
  2. Vink het vakje aan om akkoord te gaan met de Servicevoorwaarden en het Privacybeleid van Cronofy. 
  3. Klik op Exchange-account koppelen.
  4. Verifieer met behulp van het e-mailadres en het wachtwoord van het serviceaccount.

Raadpleeg voor meer informatie het artikel Enterprise Connect for Exchange and Office 365 in het Helpcentrum van Cronofy.

Microsoft Exchange

1. Maak een serviceaccount aan (beheerder van bedrijfskalender)

Om Microsoft Exchange te koppelen, moet je eerst een serviceaccount maken in Office 365, dat gebruikt zal worden om ruimtes of gebruikers te imiteren bij het beheren van evenementen. Lees meer over het instellen van een serviceaccount.

Opmerkingen
▶︎ Aan het serviceaccount moet een postvak worden toegewezen, dat geen gedeeld postvak mag zijn.
▶︎ Aan het serviceaccount moet een (volledig betaalde) licentie zijn toegewezen.

 

2. Wijs de imitatierol toe aan het serviceaccount (beheerder van bedrijfskalender)

Nadat het serviceaccount is aangemaakt, moet je daar de imitatierol aan toewijzen. Daardoor kunnen items rechtstreeks in de agenda van de gebruiker worden aangemaakt. Lees hoe je de applicatie-impersonatie instelt.

Opmerkingen
▶︎ De imitatierol vereist volledige toegang tot de kalenders van het domein.
▶︎ Deze rol moet zijn toegewezen aan het serviceaccount.

 

3. Test de configuratie (beheerder van bedrijfskalender)

Test de configuratie voordat je Microsoft Exchange koppelt om te bevestigen dat de voor de integratie vereiste referenties en connectiviteit correct en beschikbaar zijn. Lees hoe je de configuratie test.

 

4. Koppel Microsoft Exchange (beheerder van bedrijfskalender)

Nadat het serviceaccount is aangemaakt en de imitatierol correct is toegewezen, ga je naar Instellingen > Integraties > Kalenderintegratie en volg je deze stappen om de kalender te koppelen:

  1. Klik op Exchange koppelen.
  2. Voer het e-mailadres en het wachtwoord van het serviceaccount in.
  3. Voer het e-mailadres in dat je wilt gebruiken voor imitatie (een ander e-mailadres van hetzelfde domein, waartoe het serviceaccount toegang heeft via de imitatierol).
  4. Vink het vakje aan om akkoord te gaan met de Servicevoorwaarden en het Privacybeleid van Cronofy. 
  5. Klik op Exchange-account koppelen.

Raadpleeg voor meer informatie het artikel Enterprise Connect for Office 365 and Exchange in het Helpcentrum van Cronofy.

 

Stap 3: voltooi de instellingen

In het gedeelte Sollicitatiegesprekken plannen heb je de mogelijkheid om het selectievakje Toon namen van privégebeurtenissen van medewerkers in de functie 'Zoek een tijdstip in de kalender' te activeren. Hierdoor kan de organisator van een sollicitatiegesprek de details zien van afspraken die als privé zijn gemarkeerd in de kalenders van medewerkers die zij voor het sollicitatiegesprek willen uitnodigen.

Raadpleeg onze veelgestelde vragen voor meer informatie over hoe we met de privacy van gegevens omgaan en de AVG naleven.

 

Medewerkers en ruimtes synchroniseren

Tijdens de eerste synchronisatie met de kalenderprovider worden alle huidige gebruikers en vergaderruimtes geauthenticeerd.Dit proces kan enkele minuten duren.Om te controleren of alle medewerkers en ruimtes gesynchroniseerd zijn, ga je naar Instellingen > Integraties > Kalenderintegratie.

Opmerking
Bekijk de vereisten voor het synchroniseren van medewerkers als je foutmeldingen ziet bij de synchronisatie van medewerkers.Raadpleeg ons artikel over het oplossen van problemen met de integratie van je bedrijfskalender voor andere fouten en oplossingen.

 

Vereisten voor het synchroniseren van medewerkers

Er moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan om medewerkers te synchroniseren met de bedrijfskalender en Personio:

Vereiste Voorbeeld
Het e-mailadres van de gebruiker moet al bestaan op het geauthenticeerde domein.

Het bedrijf XY heeft zijn kalenders op het bedrijfsdomein XY.com geïntegreerd. Hierdoor worden alle gebruikers in XY met een @xy.com-adres automatisch geauthenticeerd. Maar een externe wervingspartner met het e-mailadres @wervingshulp.nl wordt niet geauthenticeerd.

De medewerker moet bestaan in de bedrijfskalender of een bedrijfsmailadres hebben. Als er een nieuwe gebruiker wordt toegevoegd aan Personio voordat diens account is aangemaakt in de kalendertoepassing, krijg je een foutmelding te zien. In dat geval moet de medewerker opnieuw worden gesynchroniseerd nadat deze is toegevoegd aan het bedrijfsdomein. Zie Nieuwe medewerkers toevoegen.
Alleen e-mails die uniek zijn voor één medewerker kunnen worden gekoppeld. Als een medewerker een gedeelde inbox gebruikt, krijg je een foutmelding. De medewerker moet een uniek e-mailadres hebben om te kunnen worden gesynchroniseerd.

 

Nieuwe medewerkers toevoegen

Als je nieuwe medewerkers toevoegt aan je bedrijfsdomein, worden ze automatisch geauthenticeerd in Personio. Als er zich een synchronisatiefout voordoet, krijg je een foutmelding.

Er zijn vijf verschillende synchronisatiestatussen voor medewerkers:

Status Details Weergegeven tooltip
Verifiëren Het verificatieproces is gestart. Dit kan enige tijd duren. Als de status niet verandert, gebruik je de knop 'Alle medewerkers synchroniseren' om de synchronisatie opnieuw te proberen.
In behandeling

De verificatie wordt gecontroleerd.

 

De kalender van de medewerker wordt nog gesynchroniseerd. Als de status niet verandert, gebruik je de knop 'Alle medewerkers synchroniseren' om de synchronisatie opnieuw te proberen.
Geverifieerd De medewerker is geverifieerd en de kalender van de medewerker is gesynchroniseerd.

-

Niet beschikbaar

De verificatie is mislukt en de kalender van de medewerker kan niet worden gesynchroniseerd. Als deze foutmelding verschijnt, raadpleeg dan ons artikel Probleemoplossing: integratie van bedrijfskalender.

Er verschijnt een bericht van Cronofy.

of

Kalender van medewerker kan niet worden gesynchroniseerd. Ga naar het artikel voor probleemoplossing.

Fout

Er is een probleem opgetreden na een succesvolle autorisatie. Neem contact op met ons supportteam via Help > Support en updates > Vind antwoorden.

Er is iets misgegaan. Neem contact op met de klantenservice.

 

Om een individuele medewerker of alle medewerkers opnieuw te synchroniseren in Personio, ga je naar Instellingen > Integraties > Kalenderintegratie. Het eerste overzicht bevat een lijst van medewerkers die niet gesynchroniseerd zijn. Klik op de pijl omlaag om het overzicht te openen.

  • Om een individuele medewerker te synchroniseren, klik je op het pictogram rechts van de naam van de medewerker.
  • Om alle medewerkers te synchroniseren, klik je rechtsboven in het overzicht op Alle medewerkers synchroniseren.

 

Nieuwe ruimtes toevoegen

Als je de wervingsfunctie van Personio gebruikt, kun je gemakkelijk vergaderruimtes toevoegen om sollicitatiegesprekken in te plannen. Het informatiepictogram bevestigt dat de vergaderruimtes zijn gesynchroniseerd. Als je nieuwe ruimtes toevoegt onder het domein van je bedrijf, moet je deze handmatig synchroniseren met Personio.

Om nieuwe ruimtes te synchroniseren, ga je naar Instellingen > Integraties > Kalenderintegratie en klik je op Alle ruimtes synchroniseren.

Tip
Lees voor meer informatie en veelgestelde vragen de handleiding van Cronofy over het koppelen van bedrijfskalenders.

 

Veelgestelde vragen

Hieronder vind je antwoorden op veelgestelde vragen over de kalenderintegratie en in het bijzonder hoe er wordt omgegaan met de privacy van gegevens en naleving van de AVG.

Wat is Cronofy?
Cronofy B.V. (Apollolaan 151, 1077 AR Amsterdam, Nederland) is een toeleverancier van Personio die een dienst voor de synchronisatie van kalenders aanbiedt. Met de synchronisatiedienst van Cronofy kun je je bedrijfskalender integreren met Personio.
Tot welke gegevens heeft Cronofy toegang?
Cronofy heeft toegang tot alle kalenders, items en inhoud. Het gaat hierbij met name om e-mailadressen, kalenderitems en inhoud, maar ook om het onderwerp, de plaats, het tijdstip en de inhoud van kalenderuitnodigingen die je medewerkers via Personio hebben aangemaakt.

Tip
▶︎
Als het mogelijk is dat je medewerkers vertrouwelijke of persoonlijke informatie opslaan in hun persoonlijke agenda's (of als dit expliciet is toegestaan), raden we je aan om hen te informeren dat derden en, afhankelijk van de instellingen, bepaalde medewerkers van je bedrijf na de activering van de kalenderintegratie toegang hebben tot alle inhoud van de kalenders.
▶︎
We raden je ook aan om geen vertrouwelijke of persoonlijke informatie/afspraken in je kalenders op te slaan. Dit is slechts een aanbeveling en vormt geen juridisch advies.

Naleving van de AVG
Cronofy Amsterdam is gevestigd in de EU en verwerkt de gegevens uitsluitend op servers die zich in Duitsland bevinden. Het bedrijf is ISO27001-gecertificeerd en beschikt over een SOC2-rapport. Bekijk de documentatie over privacy en beveiliging van Cronofy voor meer informatie over naleving en beveiliging bij Cronofy.
Verwerkersovereenkomst (VWO)
Omdat Cronofy een toeleverancier is van Personio, heb je geen afzonderlijke VWO met hen nodig. Hun dienst kan gebruikt worden onder de VWO van Personio, zolang je Cronofy B.V. accepteert als subverwerker van Personio. Ga hiervoor naar Instellingen > Support > Pakket & Facturatie > Verwerkersovereenkomst (VWO). Vink onder Verdere delen van het contract > Toeleveranciers het vakje naast Cronofy B.V. aan.

Opmerking Als je de functies van Cronofy wilt gebruiken, dan worden de benodigde gegevens voor het leveren van deze diensten verwerkt door de toeleverancier Cronofy B.V. Je kunt de verwerking van deze gegevens voorkomen door deze functies niet te gebruiken.

Kan ik de toegang van Cronofy tot mijn gegevens beperken? (met behulp van Graph API)
Cronofy heeft volledige toegang tot je gegevens nodig om afspraken te kunnen aanmaken. Graph API heeft echter minder rechten en heeft alleen toegang tot kalendergegevens. Je kunt de toegang tot bepaalde gebruikersgroepen verder beperken door deze documentatie te volgen.
Kan ik de toegang van Cronofy tot mijn gegevens beperken? (met behulp van een serviceaccount)
Cronofy heeft schrijftoegang tot je gegevens nodig om afspraken te kunnen aanmaken.Maar je kunt wel:
Waarom is toegang tot beschikbaarheidsinfo (free-busy) niet voldoende?
Als je enkel toegang tot beschikbaarheidsinfo verleent, kan Personio alleen zien of iemand vrij of bezet is. Dit betekent dat het systeem geen afspraken rechtstreeks in je kalenders kan aanmaken. Aangezien dit de kern is van onze functie (het rechtstreeks in Outlook aanmaken van afspraken en afwezigheden) hebben we volledige toegang nodig en kunnen we de toegang niet beperken tot de beschikbaarheidsinfo. Meer informatie over de toegangsniveaus vind je hier.
Worden hybride configuraties ondersteund?
Aangezien er slechts één serviceaccount met Personio kan worden verbonden, kunnen hybride configuraties meestal niet worden ondersteund. Als je bedrijf beschikt over mailboxen in een hybride omgeving (deels op Office 365 en de rest op een on-premise Exchange-server) dan zal de integratie met Personio niet mogelijk zijn, omdat voor deze hybride configuratie meer dan één serviceaccount moet worden aangesloten.
Hoe worden afwezigheidsperiodes in de kalenders weergegeven?
Alle afwezigheidsperiodes worden standaard weergegeven als Afwezig. Alle kalenderitems worden weergegeven als Privé. De naam van de afwezigheidsperiode wordt nooit getoond, omdat deze gegevens niet aan Cronofy worden doorgegeven. Alleen de begin- en einddatum/-tijd van een afwezigheid worden naar Cronofy gestuurd.

Opmerkingen

0 opmerkingen

Artikel is gesloten voor opmerkingen.

    Onderwerpen in dit artikel