In dit artikel wordt uitgelegd hoe je Personio integreert met de kalender van je bedrijf met behulp van Personio's partner Cronofy. Je komt meer te weten over de voordelen, het installatieproces en de vereisten van de kalenderintegratie.
Belangrijke informatie voor een succesvolle integratie
Functionaliteiten
De kalenderintegratie met Cronofy biedt verschillende functionaliteiten, afhankelijk van het gebied.
| Gebied | Functionaliteit |
| HR-management |
Afwezigheden die in Personio zijn ingevoerd, worden automatisch overgezet naar de bedrijfskalender. Lees meer over de kalenderintegratie voor afwezigheden. |
| Werving en selectie |
|
Opmerkingen
▶︎ Als je de kalenderintegratie activeert, worden alleen de aangevraagde afwezigheidsperiodes en sollicitatiegesprekken die na de activering plaatsvinden in je externe bedrijfskalender weergegeven.
▶︎ Je kunt het overdragen van afwezigheidsperiodes of sollicitatiegesprekken niet apart activeren.
Kalenders die geïntegreerd kunnen worden
Personio ondersteunt momenteel integratie met de volgende drie kalenders:
- Google Apps
- Microsoft Office 365 (alle versies van 2010, 2013 en 2016)
- Microsoft Exchange (alle versies van 2010, 2013 en 2016)
Vereisten
Je hebt de volgende rollen nodig om je bedrijfskalender met Personio te integreren:
- Beheerder van het Personio-account: om Cronofy te accepteren als toeleverancier en om de beheerder van de bedrijfskalender toegang te geven tot de kalenderinstellingen.
- Beheerder van de bedrijfskalender: om toegang te krijgen tot de kalenderinstellingen om de configuratie uit te voeren.
Stap 1: controleer of het vakje Cronofy is ingeschakeld
De kalenderintegratie van Personio integreert software van toeleverancier Cronofy B.V. Om de integratie van Personio met je bedrijfskalender te kunnen activeren, moet het vakje Cronofy in de Verwerkersovereenkomst (VWO) worden geactiveerd onder Instellingen > Support > Abonnement & Facturering. Voor meer informatie over de nalevings- en beveiligingsstandaarden van de integratie via Cronofy, kun je onze veelgestelde vragen raadplegen.
Stap 2: koppel je bedrijfskalender
Nadat je Cronofy hebt geaccepteerd als toeleverancier, ga je naar Instellingen > Integraties > Kalenderintegratie en kies je welke van de volgende kalenders je wilt integreren met Personio: Google Agenda, Office 365 (via Graph API), Office 365 (EWS) of Microsoft Exchange.
Opmerking
Je moet de beheerder van je bedrijfskalender toegang geven tot de instellingen voor de kalenderintegratie onder Toegangsrechten > Accountconfiguratie > Kalenders.
Google Calendar
- Klik op Google Agenda koppelen.
- Installeer de Cronofy Google Workspace-app in je GSuite-domein.Je kunt de app hier downloaden.
- Vink het vakje aan om te bevestigen dat je de Cronofy-app in je Google Workspace-domein hebt geïnstalleerd.
- Vink het vakje aan om akkoord te gaan met de Servicevoorwaarden en het Privacybeleid van Cronofy.
- Klik op Google Workspace-domein koppelen.
- Meld je aan met je Google Admin-gegevens.
Raadpleeg de documentatie van Cronofy voor meer informatie over het koppelen van je bedrijfskalender aan GSuite.
Office 365 (via Graph API)
Voor Office 365 zijn er twee opties om de integratie in te stellen: via Graph API of via EWS.Personio raadt aan Graph API te gebruiken.Lees meer over de verschillen tussen deze integraties in Wat zijn de verschillen tussen EWS en Graph API?
- Klik op Office 365 koppelen.
- Vink het vakje aan om akkoord te gaan met de Servicevoorwaarden en het Privacybeleid van Cronofy.
- Klik op Office 365-account koppelen.
- Meld je aan met je Office 365-beheerdersgegevens.
Raadpleeg voor meer informatie het artikel Enterprise Connect for Exchange and Office 365 (Graph API) in het Helpcentrum van Cronofy.
Office 365 (EWS)
Voor Office 365 zijn er twee opties om de integratie in te stellen: via Graph API of via EWS.Personio raadt aan Graph API te gebruiken.Lees meer over de verschillen tussen deze integraties in Wat zijn de verschillen tussen EWS en Graph API?
1. Maak een serviceaccount aan (beheerder van bedrijfskalender)
Om Office 365 via EWS (Exchange Web Services) te koppelen, moet je eerst een serviceaccount maken in Office 365, dat gebruikt zal worden om ruimtes of gebruikers te imiteren bij het beheren van gebeurtenissen. Lees meer over het instellen van een serviceaccount.
Opmerkingen
▶︎ Aan het serviceaccount moet een mailbox zijn toegewezen. Dit mag geen gedeelde mailbox zijn.
▶︎ Aan het serviceaccount moet een (volledig betaalde) licentie zijn toegewezen.
2. Wijs de imitatierol toe aan het serviceaccount (beheerder van bedrijfskalender)
Nadat het serviceaccount is aangemaakt, moet je daar de imitatierol aan toewijzen. Daardoor kunnen items rechtstreeks in de agenda van de gebruiker worden aangemaakt.Lees hoe je de applicatie-imitatie instelt.
Opmerkingen
▶︎ De imitatierol moet volledige toegang hebben tot de kalenders van het domein.
▶︎ Deze rol moet zijn toegewezen aan het serviceaccount.
3. Test de configuratie (beheerder van bedrijfskalender)
Test de configuratie voordat je Office 365 koppelt om te bevestigen dat de voor de integratie vereiste referenties en connectiviteit correct en beschikbaar zijn. Lees hoe je de configuratie test.
4. Koppel Office 365 (beheerder van bedrijfskalender)
Nadat het serviceaccount is aangemaakt en de imitatierol correct is toegewezen, ga je naar Instellingen > Integraties > Kalenderintegratie en volg je deze stappen om de kalender te koppelen:
- Klik op Office 365 koppelen.
- Vink het vakje aan om akkoord te gaan met de Servicevoorwaarden en het Privacybeleid van Cronofy.
- Klik op Exchange-account koppelen.
- Verifieer met behulp van het e-mailadres en het wachtwoord van het serviceaccount.
Raadpleeg voor meer informatie het artikel Enterprise Connect for Exchange and Office 365 in het Helpcentrum van Cronofy.
Microsoft Exchange
1. Maak een serviceaccount aan (beheerder van bedrijfskalender)
Om Microsoft Exchange te koppelen, moet je eerst een serviceaccount maken in Exchange, dat gebruikt zal worden om ruimtes of gebruikers te imiteren bij het beheren van gebeurtenissen. Lees meer over het instellen van een serviceaccount.
Opmerkingen
▶︎ Aan het serviceaccount moet een mailbox zijn toegewezen. Dit mag geen gedeelde mailbox zijn.
▶︎ Aan het serviceaccount moet een (volledig betaalde) licentie zijn toegewezen.
2. Wijs de imitatierol toe aan het serviceaccount (beheerder van bedrijfskalender)
Nadat het serviceaccount is aangemaakt, moet je daar de imitatierol aan toewijzen. Daardoor kunnen items rechtstreeks in de agenda van de gebruiker worden aangemaakt.Lees hoe je de applicatie-imitatie instelt.
Opmerkingen
▶︎ De imitatierol moet volledige toegang hebben tot de kalenders van het domein.
▶︎ Deze rol moet zijn toegewezen aan het serviceaccount.
3. Test de configuratie (beheerder van bedrijfskalender)
Test de configuratie voordat je Microsoft Exchange koppelt om te bevestigen dat de voor de integratie vereiste referenties en connectiviteit correct en beschikbaar zijn. Lees hoe je de configuratie test.
4. Koppel Microsoft Exchange (beheerder van bedrijfskalender)
Nadat het serviceaccount is aangemaakt en de imitatierol correct is toegewezen, ga je naar Instellingen > Integraties > Kalenderintegratie en volg je deze stappen om de kalender te koppelen:
- Klik op Exchange koppelen.
- Voer het e-mailadres en het wachtwoord van het serviceaccount in.
- Voer het e-mailadres in dat je wilt gebruiken voor imitatie (een ander e-mailadres van hetzelfde domein, waartoe het serviceaccount toegang heeft via de imitatierol).
- Vink het vakje aan om akkoord te gaan met de Servicevoorwaarden en het Privacybeleid van Cronofy.
- Klik op Exchange-account koppelen.
Raadpleeg voor meer informatie het artikel Enterprise Connect for Office 365 and Exchange in het Helpcentrum van Cronofy.
Stap 3: voltooi de instellingen
In het gedeelte Sollicitatiegesprekken plannen heb je de mogelijkheid om het selectievakje Toon namen van privégebeurtenissen van medewerkers in de functie 'Zoek een tijdstip in de kalender' te activeren. Hierdoor kan de organisator van een sollicitatiegesprek de details zien van afspraken die als privé zijn gemarkeerd in de kalenders van medewerkers die zij voor het sollicitatiegesprek willen uitnodigen.
Raadpleeg onze veelgestelde vragen voor meer informatie over hoe we met de privacy van gegevens omgaan en de AVG naleven.
Medewerkers en ruimtes synchroniseren
Tijdens de eerste synchronisatie met de kalenderprovider worden alle huidige gebruikers en vergaderruimtes geauthenticeerd.Dit proces kan enkele minuten duren.Om te controleren of alle medewerkers en ruimtes gesynchroniseerd zijn, ga je naar Instellingen > Integraties > Kalenderintegratie.
Opmerking
Bekijk de vereisten voor het synchroniseren van medewerkers als je foutmeldingen ziet bij de synchronisatie van medewerkers.Raadpleeg ons artikel over het oplossen van problemen met de integratie van je bedrijfskalender voor andere fouten en oplossingen.
Vereisten voor het synchroniseren van medewerkers
Er moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan om medewerkers te synchroniseren met de bedrijfskalender en Personio:
| Vereiste | Voorbeeld |
| Het e-mailadres van de gebruiker moet al bestaan op het geauthenticeerde domein. |
Het bedrijf XY heeft zijn kalenders op het bedrijfsdomein XY.com geïntegreerd. Hierdoor worden alle gebruikers in XY met een @xy.com-adres automatisch geauthenticeerd. Maar een externe wervingspartner met het e-mailadres @wervingshulp.nl wordt niet geauthenticeerd. |
| De medewerker moet bestaan in de bedrijfskalender of een bedrijfsmailadres hebben. | Als er een nieuwe gebruiker wordt toegevoegd aan Personio voordat diens account is aangemaakt in de kalendertoepassing, krijg je een foutmelding te zien. In dat geval moet de medewerker opnieuw worden gesynchroniseerd nadat deze is toegevoegd aan het bedrijfsdomein. Zie Nieuwe medewerkers toevoegen. |
| Alleen e-mails die uniek zijn voor één medewerker kunnen worden gekoppeld. | Als een medewerker een gedeelde inbox gebruikt, krijg je een foutmelding. De medewerker moet een uniek e-mailadres hebben om te kunnen worden gesynchroniseerd. |
Nieuwe medewerkers toevoegen
Als je nieuwe medewerkers toevoegt aan je bedrijfsdomein, worden ze automatisch geauthenticeerd in Personio. Als er zich een synchronisatiefout voordoet, krijg je een foutmelding.
Er zijn vijf verschillende synchronisatiestatussen voor medewerkers:
| Status | Details | Weergegeven tooltip |
| Verifiëren | Het verificatieproces is gestart. | Dit kan enige tijd duren. Als de status niet verandert, gebruik je de knop 'Alle medewerkers synchroniseren' om de synchronisatie opnieuw te proberen. |
| In behandeling |
De verificatie wordt gecontroleerd.
|
De kalender van de medewerker wordt nog gesynchroniseerd. Als de status niet verandert, gebruik je de knop 'Alle medewerkers synchroniseren' om de synchronisatie opnieuw te proberen. |
| Geverifieerd | De medewerker is geverifieerd en de kalender van de medewerker is gesynchroniseerd. |
- |
| Niet beschikbaar |
De verificatie is mislukt en de kalender van de medewerker kan niet worden gesynchroniseerd. Als deze foutmelding verschijnt, raadpleeg dan ons artikel Probleemoplossing: integratie van bedrijfskalender. |
Er verschijnt een bericht van Cronofy. of Kalender van medewerker kan niet worden gesynchroniseerd. Ga naar het artikel voor probleemoplossing. |
| Fout |
Er is een probleem opgetreden na een succesvolle autorisatie. Neem contact op met ons supportteam via Help > Support en updates > Vind antwoorden. |
Er is iets misgegaan. Neem contact op met de klantenservice. |
Om een individuele medewerker of alle medewerkers opnieuw te synchroniseren in Personio, ga je naar Instellingen > Integraties > Kalenderintegratie. Het eerste overzicht bevat een lijst van medewerkers die niet gesynchroniseerd zijn. Klik op de pijl omlaag om het overzicht te openen.
- Om een individuele medewerker te synchroniseren, klik je op het pictogram
rechts van de naam van de medewerker.
- Om alle medewerkers te synchroniseren, klik je rechtsboven in het overzicht op Alle medewerkers synchroniseren.
Nieuwe ruimtes toevoegen
Als je de wervingsfunctie van Personio gebruikt, kun je gemakkelijk vergaderruimtes toevoegen om sollicitatiegesprekken in te plannen. Het informatiepictogram bevestigt dat de vergaderruimtes zijn gesynchroniseerd. Als je nieuwe ruimtes toevoegt onder het domein van je bedrijf, moet je deze handmatig synchroniseren met Personio.
Om nieuwe ruimtes te synchroniseren, ga je naar Instellingen > Integraties > Kalenderintegratie en klik je op Alle ruimtes synchroniseren.
Tip
Lees voor meer informatie en veelgestelde vragen de handleiding van Cronofy over het koppelen van bedrijfskalenders.
Veelgestelde vragen
Hieronder vind je antwoorden op veelgestelde vragen over de kalenderintegratie en in het bijzonder hoe er wordt omgegaan met de privacy van gegevens en naleving van de AVG.
Tip
▶︎ Als het mogelijk is dat je medewerkers vertrouwelijke of persoonlijke informatie opslaan in hun persoonlijke agenda's (of als dit expliciet is toegestaan), raden we je aan om hen te informeren dat derden en, afhankelijk van de instellingen, bepaalde medewerkers van je bedrijf na de activering van de kalenderintegratie toegang hebben tot alle inhoud van de kalenders.
▶︎ We raden je ook aan om geen vertrouwelijke of persoonlijke informatie/afspraken in je kalenders op te slaan. Dit is slechts een aanbeveling en vormt geen juridisch advies.
Opmerking Als je de functies van Cronofy wilt gebruiken, dan worden de benodigde gegevens voor het leveren van deze diensten verwerkt door de toeleverancier Cronofy B.V. Je kunt de verwerking van deze gegevens voorkomen door deze functies niet te gebruiken.