Waarom werkt de import niet?

 

In dit artikel bespreken we diverse foutmeldingen die weergegeven kunnen worden in Personio als het importeren van gegevens mislukt. We bekijken de mogelijke oorzaken van deze fouten en geven suggesties om ze op te lossen.

De volgende importtypes komen aan bod: Uploaden van medewerkers, Uploaden van salarissen en Uploaden van afwezigheidsperiodes.

 

1. Uploaden van medewerkers

Fouten bij het toewijzen van attributen en kolommen

Fout: bij het uploaden kan de titel van een kolom of attribuut in het Excel-bestand, bijvoorbeeld Adresgegevens, niet geselecteerd worden in Personio.

imports-employee-bulk-import-attribute-mapping_nl.png

Oorzaak: het geselecteerde Excel-bestand bevat attributen/kolomtitels die nog niet zijn gecreëerd in Personio.

Oplossing: ga eerst naar Instellingen > Medewerkersgegevens en creëer alle secties en bijbehorende attributen volgens de gegevens in de Excel-tabel. Zie dit artikel voor meer informatie over het beheren van de verschillende secties en attributen.

Als dat eenmaal gedaan is, kun je alle attributen zonder problemen toewijzen aan de vooraf gedefinieerde kolommen.

imports-employee-bulk-import-attributes-matching_nl.png

 

Foutmelding: "Ieder attribuut kan slechts aan één kolom van het door jou geüploade bestand worden toegewezen.Je hebt het attribuut 'Voornaam' meer dan één keer toegewezen. Corrigeer dit en probeer het opnieuw."

imports-employee-bulk-import-attribute-mapped-twice_nl.png

Oorzaak: in stap 2 van het importproces (Kolommen configureren) zijn bepaalde attributen meerdere keren toegewezen.

Oplossing: let er bij het toekennen van attributen op dat elk attribuut slechts één keer wordt toegewezen. De attributen uit het Excel-bestand (aan de linkerkant) moeten overeenkomen met de juiste attributen in Personio (aan de rechterkant).

 

Fouten in het geïmporteerde bestand

Als een importbestand fouten bevat, wordt de import afgebroken en wordt er een revisiebestand gegenereerd dat gedownload kan worden.

imports-employee-bulk-import-error-downoad-revision_nl.png

De fouten worden in het revisiebestand in rood aangegeven, tezamen met informatie over wat er in Personio verwacht wordt. Dit wordt altijd weergegeven in de taalversie die je gebruikt. 

Import-Error-Validated-detail_nl.png

Doordat het revisiebestand exact dezelfde structuur heeft als het originele importbestand, kun je de fouten direct in het revisiebestand herstellen en dat vervolgens opnieuw importeren. 

Ga daarvoor terug naar het begin en selecteer het revisiebestand als importbestand. 

 

Voorbeeld 1: attribuuttype Lijst van opties of Tags

settings-employee-information-attribute-list-of-options_nl.png
Oorzaak: in bovenstaand voorbeeld is in Personio het attribuut 'Contactpersoon bij noodgevallen' gecreëerd als een attribuut van het type Lijst van opties met de volgende beperkingen/keuzeopties: 'Beschikbaar', 'Niet beschikbaar' en 'Later opgeven'.

Maar in het importbestand bevat de kolom 'Contactpersoon bij noodgevallen' andere waarden dan deze keuzeopties. Daardoor kunnen de gegevens niet geïmporteerd worden.

Import-Attributs-Listofoption_nl.png
Oplossing:
zorg dat de gegevens in je Excel-bestand overeenkomen met de opties in Personio. Alleen dan kan de gegevensimport voltooid worden.

Import-Attributs-Listofoption2_nl.png

Opmerking: zelfs voor bepaalde systeemattributen, die als een keuzelijst vooraf gedefinieerd zijn in Personio, moet je de waarde in de Excel-sjabloon opgeven. Een voorbeeld daarvan is het systeemattribuut Status. Een overzicht van de mogelijke opties voor deze attributen is te vinden in het gedeelte Downloads van de importsjablonen voor medewerkersgegevens.

 

Voorbeeld 2: hiërarchielus

Import-Attribut-Supervisor_nl.png
Oorzaak: het Excel-bestand bevat een medewerker met zichzelf als leidinggevende of twee medewerkers met elkaar als leidinggevende.

Oplossing: let erop dat de kolom 'Leidinggevende' van geen enkele medewerker het eigen e-mailadres bevat of dat er geen twee medewerkers zijn die elkaar als leidinggevende hebben. Als een medewerker geen leidinggevende heeft, zoals bijvoorbeeld de CEO, dan laat je het betreffende veld gewoon leeg.

Import-Attribut-Supervisor1_nl.png

 

Onjuiste notatie van de attribuutnaam in je bestand

Fout: Personio herkent het attribuut in je Excel-bestand niet tijdens de import (zie 20-jarig jubileum).

import-date-error_nl.png

Oorzaak: de attribuutnaam in je bestand is niet opgemaakt als 'Standaard'.

Oplossing: zet de opmaak van de attribuutnaam in je Excel-bestand op 'Standaard'. Personio herkent dan automatisch het attribuut.

 

Gedeactiveerde beheerders

Fout: de laatste actieve beheerder is niet bijgewerkt.

imports-employee-bulk-import-admin-error_nl.png

Oorzaak: de status van de laatste beheerder in het importbestand is ingesteld op Inactief.

Oplossing: zorg dat er altijd een actieve beheerder is opgeslagen in het account. Download het revisiebestand, corrigeer de fout en voer de import opnieuw uit.

 

2. Salarisgegevens importeren

Inconsistenties tussen Personio en het importbestand

Foutmelding: "De volgende medewerkers konden niet worden gevonden:"

Import-Salary-Email_nl.png

Oorzaak: bij importen wordt het e-mailadres vaak gebruikt als de unieke ID die nodig is om de medewerkersprofielen te identificeren en de gegevens correct toe te wijzen. Als bovenstaand bericht verschijnt, bevat je Excel-bestand e-mailadressen die niet in Personio gevonden kunnen worden. Dat kan het gevolg zijn van typ- of spelfouten of doordat het medewerkersprofiel niet bestaat.

Oplossing: controleer of de e-mailadressen in zowel Personio als het Excel-bestand correct zijn en of alle medewerkers van wie je de salarissen wilt importeren, in het systeem staan.

 

Fout: bij het toewijzen van kolommen kan een terugkerende vergoeding niet gevonden worden.

Import-Salary-Additionalcompensation_nl.png

Oorzaak: niet alle vereiste terugkerende vergoedingstypes zijn voorafgaand aan de import in Personio gecreëerd.

Oplossing: ga voor de uitvoering van de import naar Instellingen > Salaris & Loonadministratie > Terugkerende vergoedingstypes en stel alle Terugkerende vergoedingstypes in die op regelmatige basis worden uitbetaald aan je medewerkers. Zie dit artikel voor meer informatie over het instellen van Terugkerende vergoedingstypes in Personio.

 

Foutmelding: "Rijen zonder salaris/bonus ingevoerd."

Import-Salary-Bonus_nl.png

Oorzaak: de aangepaste bonus is voorafgaand aan de import niet geactiveerd in het medewerkersprofiel.

Oplossing: voordat je het sjabloon Import van aangepaste bonussen importeert, moet de aangepaste bonus geactiveerd worden in het medewerkersprofiel. Klik hier om te zien hoe je dat doet.

 

Fouten bij de invoer van uren per week

Fout: de uren per week die in Personio opgeslagen zijn, worden automatisch overschreven met het aantal uren per week in het fulltime werkrooster.

Oorspronkelijk opgeslagen uren per week:

Import-Salary-Weeklyhours_nl.png

Geïmporteerd Excel-bestand:

Import-Salary-Weeklyhours1_nl.png

Gegevens in het medewerkersprofiel na de import:

employee-profile-weekly-hours_nl.png

Oorzaak: bij het configureren van een nieuwe medewerker heb je in het medewerkersprofiel ook het aantal werkuren per week (uur per week) van de medewerker ingevoerd. Daarna heb je de Excel-lijst Salarisgeschiedenis uploaden geïmporteerd, maar de kolom Uur per week leeg gelaten. Pas op! Dat is precies wat hier fout is gegaan.

Doordat het aantal uur per week in het Excel-bestand ontbreekt, overschrijft Personio automatisch de uren per week van alle betreffende medewerkers in de import met het fulltime aantal werkuren per week dat is opgeslagen onder Instellingen > Afdelingen en teams > Afdelingen.

Belangrijk: als je de uren per week in het medewerkersprofiel vervolgens handmatig corrigeert, wordt het salaris van de werknemer automatisch ook naar rato verlaagd!

Oplossing: voer in het Excel-bestand dat je voor de salarisimport gebruikt, het aantal uren per week van de medewerkers in. De uren moeten overeenkomen met de uren die zijn opgeslagen in het medewerkersprofiel in Personio. In dat geval worden zowel de uren per week als de vaste salarissen correct weergegeven in Personio.

 

3. Afwezigheden importeren

Fouten in het geïmporteerde bestand

Fout: niet alle afwezigheden in het Excel-bestand zijn geïmporteerd.

Geïmporteerd Excel-bestand:

Import-Absenceperiod-Email_nl.png

Preview van import:

Import-Absenceperiod-Email1_nl.png

Oorzaak: bij sommige afwezigheidsperiodes in het Excel-bestand ontbreekt het e-mailadres dat nodig is om de gegevens te kunnen toewijzen aan het gewenste medewerkersprofiel. Personio importeert alleen de afwezigheden waaraan een e-mailadres is toegewezen.

Oplossing: voeg het e-mailadres toe voor de medewerker van de afwezigheid in je Excel-bestand. Alle afwezigheidstypes en -periodes worden dan als zodanig weergegeven:

Import-Absenceperiod-Email2_nl.png

Preview van import:
Import-Absenceperiod-Email3_nl.png

 

Inconsistentie tussen Personio en het importbestand

Foutmelding: "De volgende afwezigheidstypes konden niet worden gevonden."

Import-Absenceperiod-Name_nl.png

Oorzaak: er zijn twee mogelijke oorzaken voor deze foutmelding.

  1. De eerste oorzaak is dat de naam van het afwezigheidstype in het Excel-bestand (bijvoorbeeld 'bijzonder verlof') niet hetzelfde is als de naam van het afwezigheidstype in Personio.
  2. De tweede mogelijke oorzaak is dat de vereiste afwezigheidstypes niet zijn gecreëerd in Personio voordat de import werd uitgevoerd.

Oplossing:

  1. Geef de afwezigheidstypes identieke namen in Excel en Personio. Let er ook op dat de spelling correct is, omdat ontbrekende of dubbele spaties ook tot fouten kunnen leiden.
  2. Zorg dat alle afwezigheidstypes die in je bedrijf worden gebruikt, zijn ingesteld in Personio voordat je het Excel-bestand importeert. Klik hier om te zien hoe je afwezigheidstypes toevoegt in Personio.

 

Voor de afwezigheid is een vervanger vereist

Foutbericht: "Vervanger niet ondersteund."

Import-Absenceperiod-Substitute_nl.png

Oorzaak: er worden afwezigheidsperiodes geïmporteerd voor een afwezigheidstype waarvoor een vervanger is vereist.

Oplossing: afwezigheden kunnen niet geïmporteerd worden als de optie Vervanging nodig? onder Instellingen > Afwezigheid > Afwezigheidstype (bijvoorbeeld 'Wettelijk verlof') is ingesteld op Ja. In dat geval gaat Personio ervan uit dat voor elke afwezigheid een vervanger opgegeven moet zijn. Je kunt dit probleem omzeilen en de gegevens importeren door eerst de status te wijzigen van Ja naar Nee of Optioneel. Na de import kun je de status weer terugzetten naar Ja.

 

Opmerkingen

0 opmerkingen

Artikel is gesloten voor opmerkingen.

    Onderwerpen in dit artikel