Onze Helpcentrum-artikelen worden momenteel bijgewerkt om wijzigingen in Personio weer te geven die de gebruikerservaring verbeteren. Omdat deze wijzigingen geleidelijk worden geïntroduceerd, kun je tijdens deze update verschillen opmerken tussen de inhoud van het artikel en jouw Personio-applicatie.
Dit artikel geeft een overzicht van foutmeldingen die je kunt zien als het importeren van gegevens mislukt. Bij elke fout wordt uitgelegd waarom deze optreedt en hoe je deze kunt oplossen.
Medewerkersgegevens importeren
Fouten bij het toewijzen van attributen en kolommen
| Fout |
Tijdens de import kan de titel van een kolom of attribuut in het Excel-bestand, zoals bijvoorbeeld Adresgegevens, niet worden geselecteerd in Personio. |
| Oorzaak | Het geselecteerde Excel-bestand bevat attributen/kolomtitels die nog niet zijn aangemaakt in Personio. |
| Oplossing |
Ga eerst naar Instellingen > Medewerkersgegevens en creëer alle secties en bijbehorende attributen op basis van de gegevens in de Excel-tabel. Voor meer informatie over het beheren van de verschillende secties en attributen, zie ons Helpcentrum-artikel Nieuwe secties en attributen aanmaken. Als dat eenmaal gedaan is, kun je alle attributen zonder problemen toewijzen aan de vooraf gedefinieerde kolommen. |
| Fout | Elk attribuut kan slechts aan één kolom in het geüploade bestand worden toegewezen. Je hebt het attribuut Voornaam meer dan één keer toegewezen. Corrigeer dit en probeer het opnieuw.
|
| Oorzaak | Bij stap 2 van het importproces (Kolommen configureren) zijn bepaalde attributen meerdere keren toegewezen. |
| Oplossing | Let er bij het toewijzen van attributen op dat elk attribuut slechts één keer wordt toegewezen. De attributen uit het Excel-bestand (aan de linkerkant) moeten overeenkomen met de juiste attributen in Personio (aan de rechterkant). |
Fouten in het geïmporteerde bestand
Als een importbestand fouten bevat, wordt de import afgebroken en wordt er een revisiebestand gegenereerd dat gedownload kan worden.
De fouten worden in het revisiebestand in rood aangegeven, tezamen met informatie over wat er in Personio verwacht wordt. Dit wordt altijd weergegeven in de taalversie die je gebruikt.
Doordat het revisiebestand dezelfde structuur heeft als het originele importbestand, kun je de fouten direct in het revisiebestand herstellen en het vervolgens opnieuw importeren.
Ga daarvoor terug naar het begin en selecteer het revisiebestand als importbestand.
| Voorbeeldfout 1: attribuuttype Lijst met opties of Tags |
|
| Oorzaak |
In Personio is in bovenstaand voorbeeld het attribuut Contactpersoon voor noodgevallen aangemaakt als attribuuttype Lijst met opties, met de volgende beperkingen/keuzemogelijkheden: beschikbaar, niet beschikbaar en later indienen. In het geïmporteerde bestand bevat de kolom Contactpersoon voor noodgevallen echter waarden die afwijken van deze beperkingen. Daardoor kunnen de gegevens niet worden geïmporteerd. |
| Oplossing | Zorg dat de gegevens in je Excel-bestand overeenkomen met de opties in Personio. Alleen dan kan de gegevensimport worden voltooid.
|
Opmerking
Zelfs voor bepaalde systeemattributen, die in Personio vooraf zijn gedefinieerd als een keuzelijst, moet je de waarde in het Excel-sjabloon opgeven. Een voorbeeld daarvan is het systeemattribuut Status. Een overzicht van de mogelijke opties voor deze attributen is te vinden in het gedeelte Downloads van de importsjablonen voor medewerkersgegevens.
| Voorbeeldfout 2: hiërarchielus |
|
| Oorzaak | Het Excel-bestand bevat een medewerker met zichzelf als leidinggevende of twee medewerkers met elkaar als leidinggevende. |
| Oplossing | Let erop dat de kolom Leidinggevende van geen enkele medewerker het eigen e-mailadres bevat of dat er geen twee medewerkers zijn die elkaar als leidinggevende hebben. Als een medewerker geen leidinggevende heeft, zoals bijvoorbeeld de CEO, kan het desbetreffende veld leeg worden gelaten.
|
Onjuiste notatie van de attribuutnaam in je bestand
| Fout | Personio herkent het attribuut in je Excel-bestand niet tijdens de import (zie het 20-jarig jubileum).
|
| Oorzaak | De naam van het attribuut in je bestand is niet opgemaakt als Standaard. |
| Oplossing | Stel de naam van het attribuut in je Excel-bestand in als Standaard. Personio zal het attribuut dan automatisch herkennen. |
Gedeactiveerde beheerders
| Fout |
De laatste actieve beheerder is niet bijgewerkt. |
| Oorzaak |
De status van de laatste beheerder van het geïmporteerde bestand is ingesteld op Inactief. |
| Oplossing | Zorg dat er altijd een actieve beheerder is opgeslagen in het account. Download het revisiebestand, corrigeer de fout en voer de import opnieuw uit. |
2. Salarisgegevens importeren
Inconsistenties tussen Personio en het importbestand
| Fout |
Er konden geen medewerkers worden gevonden. |
| Oorzaak | Bij een import wordt het e-mailadres vaak gebruikt als het unieke ID om de medewerkersprofielen te identificeren en de gegevens correct toe te wijzen. Als bovenstaand bericht verschijnt, bevat je Excel-bestand e-mailadressen die niet in Personio kunnen worden teruggevonden. Dat kan het gevolg zijn van typ- of spelfouten of omdat het medewerkersprofiel niet bestaat. |
| Oplossing | Controleer of de e-mailadressen in zowel Personio als het Excel-bestand correct zijn en of alle medewerkers van wie je de salarissen wilt importeren, in het systeem staan. |
| Fout | Bij het toewijzen van kolommen kan een terugkerende vergoeding niet worden gevonden.
|
| Oorzaak | De salarislijst wordt geïmporteerd, terwijl niet alle vereiste vergoedingstypes vóór de import in Personio zijn aangemaakt. |
| Oplossing | Ga voorafgaand aan het importeren naar Instellingen > Loonadministratie > Extra vergoeding en stel alle terugkerende soorten compensaties / eenmalige vergoedingen in die aan je medewerkers worden uitbetaald. Kom meer te weten over het toevoegen van soorten terugkerende vergoedingen in Personio en het toevoegen en beheren van eenmalige vergoedingen. |
| Oorzaak |
Als de kolom Maand waarden bevat die niet tussen 1 en 12 liggen, of als waarden voor de kolom Jaar kleiner zijn dan 1, is importeren niet mogelijk en wordt er een foutmelding weergegeven. |
| Oplossing | Voer waarden tussen 1 en 12 in voor de maanden en groter dan 1 voor het jaar in het importbestand. |
| Fout |
Rijen waarin geen salaris/bonus is ingevoerd. |
| Oorzaak | De aangepaste bonus werd voorafgaand aan de import niet geactiveerd in het medewerkersprofiel. |
| Oplossing | Voordat je het sjabloon Import van aangepaste bonussen importeert, moet de aangepaste bonus worden geactiveerd in het medewerkersprofiel. Lees ons Helpcentrum-artikel over het importeren van salarissen voor meer informatie. |
Fouten bij de invoer van uren per week
| Fout |
De wekelijkse uren die in Personio zijn opgeslagen, worden automatisch overschreven met het wekelijkse aantal uren in het fulltime werkrooster. Oorspronkelijk opgeslagen uren per week: Geïmporteerd Excel-bestand: Gegevens in het medewerkersprofiel na de import: |
| Oorzaak |
Bij het configureren van een nieuwe medewerker heb je in het medewerkersprofiel ook het aantal werkuren per week ingevoerd. Daarna heb je de Excel-lijst Salarisgeschiedenis uploaden geïmporteerd, maar de kolom Uur per week leeg gelaten. Doordat het aantal uur per week in het Excel-bestand ontbreekt, overschrijft Personio automatisch het aantal uur per week van alle betreffende medewerkers in de import met de fulltime 40 uur per week. Als je vervolgens de uren per week in het medewerkersprofiel handmatig corrigeert, wordt het salaris van de werknemer ook automatisch proportioneel verlaagd! |
| Oplossing | Voer in het Excel-bestand voor de salarisimport het aantal wekelijkse uren van de medewerkers in. De uren moeten overeenkomen met de uren die zijn opgeslagen in het medewerkersprofiel in Personio. In dat geval worden zowel de uren per week als de vaste salarissen correct weergegeven in Personio. |
Afwezigheidsperioden importeren
Fouten in het geïmporteerde bestand
| Fout |
Niet alle afwezigheden die in het Excel-bestand staan, worden geïmporteerd. Geïmporteerd Excel-bestand: Preview van import: |
| Oorzaak | Bij sommige afwezigheidsperiodes in het Excel-bestand ontbreekt het e-mailadres dat nodig is om de gegevens te kunnen toewijzen aan het gewenste medewerkersprofiel. Personio importeert alleen afwezigheden waaraan een e-mailadres is toegewezen. |
| Oplossing |
Voeg het ontbrekende e-mailadres toe dat overeenkomt met de afwezigheid in je Excel-bestand. Alle afwezigheidstypes en -periodes worden dan als zodanig weergegeven: Importvoorbeeld: |
Inconsistentie tussen Personio en het importbestand
| Fout | Afwezigheidstypen niet gevonden.
|
| Oorzaak |
Deze foutmelding kan twee mogelijke oorzaken hebben:
|
| Oplossing |
|
Voor de afwezigheid is een vervanger vereist
| Fout | Vervanger niet ondersteund.
|
| Oorzaak | Er worden afwezigheidsperiodes geïmporteerd voor een afwezigheidstype waarvoor een vervanger is vereist. |
| Oplossing |
Afwezigheden kunnen niet worden geïmporteerd als onder Instellingen > Werkuren en Afwezigheden > Afwezigheden > Afwezigheidstype (bijvoorbeeld wettelijk verlof) de optie Vervanging vereist? is ingesteld op Ja. In dat geval gaat Personio ervan uit dat voor elke afwezigheid een vervanger moet worden opgegeven. Je kunt dit probleem omzeilen en de gegevens importeren door eerst de status te wijzigen in Optioneel of Nee. Na de import kun je de status weer terugzetten. |
Afdelingen en teams importeren
Tijdens het importproces worden je gegevens in het importbestand gecontroleerd, zodat het importeren van afdelingen en teams in Personio nauwkeurig verloopt. Deze sectie biedt oplossingen voor deze problemen.
Zorg ervoor dat elk item in je importbestand een unieke naam heeft
Probleem:
Je importbestand bevat dubbele namen in de lijst "afdeling" of "team".
Oplossing:
Controleer je importbestand op herhaalde namen en werk elk item bij om het uniek te maken.
Zorg ervoor dat nieuwe namen niet conflicteren met bestaande namen
Probleem:
Er doen zich problemen voor als nieuwe namen overeenkomen met bestaande namen in Personio.
Oplossing:
Controleer de namen in je importbestand en in Personio. Kies verschillende namen om overlappingen te voorkomen.
Zorg ervoor dat afdelings- en teamcodes uniek zijn
Probleem:
De afdelings- en teamcodes die je hebt ingevoerd, komen overeen met de codes die al in gebruik zijn.
Oplossing:
Zoek in je importbestand en bestaande Personio-items naar dubbele afkortingen. Verander dubbele afkortingen in unieke afkortingen.
Zorg ervoor dat alle bovenliggende verwijzingen bestaan
Probleem:
Je importbestand verwijst naar een bovenliggende waarde die niet bestaat in Personio.
Oplossing:
Zorg ervoor dat elke bovenliggende waarde een eigen item heeft in het importbestand. Je kunt deze items tijdens de import aanmaken als ze nog niet bestaan in Personio.
Zorg ervoor dat items de tekenlimiet niet overschrijden
Probleem:
Items zoals afkortingen overschrijden de toegestane tekenlimiet.
Oplossing:
Zorg ervoor dat afdelings- en teamcodes niet meer dan 10 tekens bevatten. Zorg ervoor dat andere velden niet meer dan 255 tekens bevatten.
Zorg ervoor dat namen geen ongeldige tekens bevatten
Probleem:
Ongeldige tekens zoals <, > of emoji's zijn in strijd met de naamgevingsregels.
Oplossing:
Verwijder ongeldige tekens uit namen in je importbestand.
Zorg ervoor dat bronitems geldige URI's zijn
Probleem:
Ongeldige bronitems veroorzaken fouten.
Oplossing:
Controleer je importbestand op bronitems en pas ze aan zodat ze voldoen aan de normen voor de opmaak van URI's.
Zorg ervoor dat er geen kringverwijzingen in de hiërarchie zijn
Probleem:
Je importbestand creëert een kringverwijzing in de hiërarchie.
Oplossing:
Wijzig de instellingen van de hiërarchie in je importbestand om lussen te verwijderen.
Zorg ervoor dat de hiërarchie niet meer dan 10 niveaus telt
Probleem:
De hiërarchie in je import is meer dan 10 niveaus diep.
Oplossing:
Vereenvoudig je hiërarchie om deze binnen 10 niveaus te houden.
Zorg ervoor dat je alle naamvelden invult
Probleem:
Lege naamvelden veroorzaken importfouten.
Oplossing:
Vul elk naamveld in met de juiste gegevens voordat je het importeert.
Zorg ervoor dat tekstvelden geen emoji's bevatten
Probleem:
Emoji's in tekstvelden zijn in strijd met de opmaakvereisten.
Oplossing:
Verwijder emoji's uit tekstvelden in je importbestand.