Sollicitatiegesprekken plannen met de geïntegreerde kalender

 

 

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je sollicitatiegesprekken kunt plannen met de geïntegreerde kalender van Personio. Zorg er eerst voor dat je beheerder de synchronisatie met je bedrijfskalender heeft geactiveerd, zodat je de geïntegreerde kalender van Personio kunt gebruiken. Lees voor meer informatie het artikel De integratie van je bedrijfskalender opzetten.

 

Een sollicitatiegesprek aanmaken

  1. Ga naar Werving & selectie > Sollicitaties.
  2. Open de sollicitatie van de kandidaat en klik op het tabblad Sollicitatiegesprekken.
  3. Klik op Nieuw sollicitatiegesprek en kies een gesprekstype.
    Lees meer over Types sollicitatiegesprekken configureren.
  4. Selecteer de deelnemers (interviewers en organisator). Wil je als organisator het geplande sollicitatiegesprek ook in je agenda zien, voeg dan jezelf toe als deelnemer.

    Tip
    : de organisator hoeft niet per se aan het interview deel te nemen, maar moet wel al als verantwoordelijke voor de vacature aangewezen zijn. Alle deelnemers moeten een wervingsrol toegewezen krijgen om te bepalen welke rechten ze krijgen wanneer ze voor het gesprek worden uitgenodigd. Meer informatie hierover vind je in het artikel 'Stap 7: Wervingsrollen definiëren'
    .
  5. Klik nu op Zoek een tijdstip in de kalender om het gesprek te plannen met behulp van de geïntegreerde kalender van Personio. Hier lees je meer over de Kalenderweergave.


    Let op:
    Er moet ten minste één deelnemer worden geselecteerd voordat de knop actief wordt. 

  6. In de kalender kun je schakelen tussen een weekweergave of dagweergave om meer details te zien in een drukke kalender. Selecteer een tijdvak door te klikken en te slepen, kies eventueel een ruimte en klik vervolgens op Tijdstip selecteren.

    Let op:
    Als de kalender van een interviewer niet geauthenticeerd is, zie je een ⚠️ naast de naam.
  7. Onder 'Methode sollicitatiegesprek' kun je selecteren of het sollicitatiegesprek persoonlijk, telefonisch of via een geïntegreerde videoconferentieprovider (Google Meet, Zoom, MS Teams of GoToMeeting) plaatsvindt. Kijk hier voor meer informatie over het opzetten van videoconferenties voor sollicitatiegesprekken.

    Opmerkingen:
    ▶︎ De opties voor een videoconferentie worden alleen beschikbaar als de geselecteerde organisator van het gesprek een geverifieerde gebruiker van de videoconferentieprovider is.
    ▶︎ Een gebruiker kan slechts één videoconferentie tegelijkertijd hosten.
  8. Als je evaluatieformulieren hebt ingesteld, kun je er een kiezen uit het vervolgkeuzemenu en een herinnering instellen zodat interviewers automatisch e-mailberichten ontvangen om hen aan deze taak te herinneren. Ga voor meer informatie naar Stap 4: Evaluatieformulieren maken.
  9. Klik vervolgens op Interviewers uitnodigen.
    Er wordt een item voor het gesprek aangemaakt in de kalender van alle interviewers via de kalender-API van Personio. Op deze manier kan de geselecteerde ruimte worden geboekt op het juiste tijdstip. Als je notities hebt toegevoegd in Personio, worden deze ook toegevoegd aan de kalender. Als je een videogesprek hebt aangemaakt, bevat het kalenderitem ook een link naar de videoconferentie.

Zodra het sollicitatiegesprek is gepland, kun je de uitnodiging naar de kandidaat sturen. Lees meer over het verzenden van wervingsberichten.

Tip: Als je kandidaten liever zelf een datum en tijdstip voor het gesprek laat kiezen uit een lijst met opties, kun je ze een slimme planningslink sturen. Lees meer over de Slimme planning van sollicitatiegesprekken.

 

De kalenderweergave

De kalenderweergave toont gebeurtenissen die zijn ingevoerd voor de geselecteerde medewerkers en ruimtes. De medewerkers en ruimtes die bij de gebeurtenis horen, worden gemarkeerd met verschillende kleuren.Recruiting-Interview-Scheduling-Calendar_nl.png

De weergave is overzichtelijker dankzij de volgende informatie:

  • Afwezigheden van medewerkers worden weergegeven als Personio-afwezigheden. Het afwezigheidstype wordt echter niet aangegeven.
  • Feestdagen worden boven de kalender aangegeven.
  • Gebeurtenissen die meer dan 24 uur duren, worden bovenaan de betreffende dag getoond.
  • De huidige dag wordt gemarkeerd met een blauwe lijn aan de bovenkant en de huidige tijd wordt ook met een blauwe lijn aangegeven.
  • Als de kalender van een interviewer niet is geïntegreerd, zie je een ⚠️ naast de naam staan.

 

De kalenderweergave biedt de volgende functionaliteiten:

  • Klik op de pijlen < > om te navigeren tussen de weken (of dagen als je de Dagweergave gebruikt).
  • Kies een Ruimte uit het vervolgkeuzemenu.
  • Klik op Dag om de geschikte tijdstippen duidelijker te zien.
  • Om een nieuwe gebeurtenis in te voeren, klik je op het gewenste tijdstip en selecteer je de juiste duur door de cursor te verslepen naar het eindtijdstip.
  • De geselecteerde tijd en ruimte worden dan toegevoegd aan het geplande gesprek.

 

Status van het sollicitatiegesprek

Het geplande sollicitatiegesprek verschijnt op het tabblad Sollicitatiegesprekken met de status Gepland, Afgesloten of Geannuleerd. Een pictogram geeft de gespreksmethode aan (Zoom, Google Meet, enz.). Het tijdstip van het sollicitatiegesprek is gebaseerd op de tijdzone van de organisator die tussen haakjes naast het tijdstip wordt aangegeven. Als je een videoconferentie hebt aangemaakt, verschijnt hier ook de link naar de videoconferentie. Om een sollicitatiegesprek te annuleren, klik je op Dit gesprek annuleren. De interviewers en kandidaat ontvangen bericht van de annulering.

Recruiting-Interview-Scheduled_nl.png

Nadat een sollicitatiegesprek is aangemaakt, kunnen de volgende statussen worden weergegeven in het geplande sollicitatiegesprek en in de bedrijfskalender:

Status Uitleg
Aanwezig De interviewer/kandidaat heeft de uitnodiging geaccepteerd.
Opmerking: deze status wordt alleen getoond als de uitnodiging is verstuurd via de optie Uitnodiging mailen naar kandidaat.
Geweigerd De interviewer/kandidaat heeft de uitnodiging geweigerd.
Misschien De interviewer/kandidaat heeft de uitnodiging voorlopig geaccepteerd.
In afwachting van reactie De interviewer/kandidaat heeft nog niet gereageerd op de uitnodiging.
E-mail verzonden De uitnodiging is naar de kandidaat gestuurd. 
Let op: Deze status wordt alleen getoond als de uitnodiging is verstuurd via de optie Uitnodiging mailen naar kandidaat.

 

Opmerkingen

0 opmerkingen

Artikel is gesloten voor opmerkingen.

    Onderwerpen in dit artikel