In dit artikel wordt uitgelegd hoe je sollicitatiegesprekken kunt plannen met de geïntegreerde kalender van Personio. Zorg er eerst voor dat je beheerder de synchronisatie met je bedrijfskalender heeft geactiveerd, zodat je de geïntegreerde kalender van Personio kunt gebruiken. Lees voor meer informatie het artikel De integratie van je bedrijfskalender opzetten.

Een sollicitatiegesprek aanmaken

Volg deze stappen om een sollicitatiegesprek met de geïntegreerde kalender aan te maken:

1. Ga naar Werving & selectie > Sollicitaties.
2. Open de sollicitatie van de kandidaat en klik op het tabblad Sollicitatiegesprekken.
3. Klik op Nieuw sollicitatiegesprek en kies een gesprekstype.
   Lees meer over Types sollicitatiegesprekken configureren.
4. Selecteer de deelnemers (interviewers en organisator). Als je als organisator ook het geplande gesprek in je kalender wilt opnemen, voeg dan jezelf toe als deelnemer.
   
   

   Tip
   Hoewel de organisator niet hoeft deel te nemen aan het sollicitatiegesprek, moet deze wel al als verantwoordelijke voor de functie zijn aangewezen. Er moet aan elke deelnemer een wervingsrol worden toegewezen om te definiëren welke rechten aan hen worden toegekend wanneer je ze uitnodigt voor het gesprek. Lees meer over Stap 7: Wervingsrollen definiëren.

5. Klik nu op Zoek een tijdstip in de kalender om het gesprek te plannen met behulp van de geïntegreerde kalender van Personio. Lees meer over de kalenderweergave.
   

   
   Let op: Er moet ten minste één deelnemer worden geselecteerd voordat de knop actief wordt. 

6. In de kalender kun je schakelen tussen een week- of dagweergave om meer details te zien in een drukke kalender. Selecteer vervolgens een tijdstip via drag-and-drop, kies eventueel een ruimte en klik op Tijdstip selecteren.
   

   Opmerking
   Als de kalender van een interviewer niet is geïntegreerd, zie je een ⚠️ naast hun naam staan.

7. Onder Methode sollicitatiegesprek kun je selecteren of het sollicitatiegesprek persoonlijk, telefonisch of via een geïntegreerde videoconferentieprovider (Google Meet, Zoom, MS Teams of GoToMeeting) plaatsvindt. Lees meer over het opzetten van videoconferenties voor sollicitatiegesprekken.
   

   Opmerking
   ▶︎ Opties voor videoconferenties zijn alleen beschikbaar als de geselecteerde Interviewer een geverifieerde gebruiker is van de videoconferentieprovider.
   ▶︎ Een gebruiker kan slechts één videoconferentie tegelijk hosten.

8. Als je evaluatieformulieren hebt ingesteld, kun je er een kiezen uit het vervolgkeuzemenu en een herinnering instellen zodat interviewers automatisch e-mailberichten ontvangen om hen aan deze taak te herinneren. Ga voor meer informatie naar Stap 4: Evaluatieformulieren maken.
9. Klik vervolgens op Interviewers uitnodigen.
   Er wordt een item voor het gesprek aangemaakt in de kalender van alle interviewers via de kalender-API van Personio. Op deze manier kan de geselecteerde ruimte worden geboekt op het juiste tijdstip. Als je notities hebt toegevoegd in Personio, worden deze ook toegevoegd aan de kalender. Als je een videogesprek hebt aangemaakt, bevat het kalenderitem ook een link naar de videoconferentie.
   

Zodra het sollicitatiegesprek is gepland, kun je de uitnodiging naar de kandidaat sturen. Lees meer over het verzenden van wervingsberichten.

Tip: Als je kandidaten liever zelf een datum en tijdstip voor het gesprek laat kiezen uit een lijst met opties, kun je ze een slimme planningslink sturen. Lees meer over de Slimme planning van sollicitatiegesprekken.

De kalenderweergave in Personio

De kalenderweergave toont gebeurtenissen die zijn ingevoerd voor de geselecteerde medewerkers en ruimtes. De medewerkers en ruimtes die bij de gebeurtenis horen, worden gemarkeerd met verschillende kleuren.

De weergave is overzichtelijker dankzij de volgende informatie:

• Afwezigheden van medewerkers worden weergegeven als Personio-afwezigheden. Het afwezigheidstype wordt echter niet aangegeven.
• Gebeurtenissen die meer dan 24 uur duren, worden bovenaan de betreffende dag getoond.
• De huidige dag wordt gemarkeerd met een blauwe lijn aan de bovenkant en de huidige tijd wordt ook met een blauwe lijn aangegeven.
• Als de kalender van een interviewer niet is geïntegreerd, zie je een ⚠️ naast de naam staan.
• Feestdagen worden boven de kalender aangegeven.

Opmerking Officiële feestdagen uit je afwezigheidskalender in Personio worden niet geblokkeerd in je externe kalender. Om te voorkomen dat kandidaten sollicitatiegesprekken op feestdagen plannen, moet je deze datums handmatig blokkeren.

De kalenderweergave biedt de volgende functionaliteiten:

• Klik op de pijlen < > om te navigeren tussen de weken (of dagen als je de dagweergave gebruikt)
• Selecteer een Ruimte in het vervolgkeuzemenu.
• Klik op Dag om de geschikte tijdstippen duidelijker te zien.
• Om een nieuwe gebeurtenis in te voeren, klik je op het gewenste tijdstip en selecteer je de juiste duur door de cursor te verslepen naar het eindtijdstip.
• De geselecteerde tijd en ruimte worden dan toegevoegd aan het geplande gesprek.

Status van het sollicitatiegesprek

Het geplande sollicitatiegesprek verschijnt op het tabblad Sollicitatiegesprekken met de status Gepland, Afgesloten of Geannuleerd. Een pictogram geeft de gespreksmethode aan (Zoom, Google Meet, enz.). Het tijdstip van het sollicitatiegesprek is gebaseerd op de tijdzone van de organisator die tussen haakjes naast het tijdstip wordt aangegeven. Als je een videoconferentie hebt aangemaakt, verschijnt hier ook de link naar de videoconferentie. Om het sollicitatiegesprek te annuleren, klik je op Dit gesprek annuleren. De interviewers en kandidaten ontvangen een bericht van de annulering.

Nadat een sollicitatiegesprek is aangemaakt, kunnen de volgende statussen worden weergegeven in het geplande sollicitatiegesprek en in de bedrijfskalender:

Opmerking
De status van de kandidaat wordt niet weergegeven als je sollicitatiegesprekken plant met de geïntegreerde kalender. 

Welke kalendergegevens worden weergegeven in Personio?

In Personio worden gegevens van de kalenders van de deelnemers aan het sollicitatiegesprek getoond als de functie Zoek een tijdstip in de kalender gebruikt wordt.

• Alle openbare gebeurtenissen worden met details weergegeven. De integratie houdt geen rekening met individuele toegangsrechten in de kalenderinstellingen.
• Alle privégebeurtenissen worden in de kalender van een medewerker als bezet weergegeven.
  
  

  Opmerking
  In de kalenderintegratie kun je het vakje Toon namen van privégebeurtenissen aanvinken. In dat geval wordt de titel van de gebeurtenis weergegeven. Ga hiervoor naar Instellingen > Integraties > Kalenderintegratie en vink het vakje onder Sollicitatiegesprekken plannen aan.

Raadpleeg onze veelgestelde vragen voor meer informatie over de kalenderintegratie, hoe we met de privacy van gegevens omgaan en de AVG naleven.

Welke sollicitatiegegevens worden weergegeven in de bedrijfskalender?

Opmerking
Zodra er een sollicitatiegesprek is gepland, worden er twee afzonderlijke afspraken in de kalender gemaakt: een interne afspraak in de kalender van het bedrijf voor de interne deelnemers die het gesprek organiseren, en een afzonderlijke afspraak in de persoonlijke kalender van de kandidaat, waarbij de kandidaat de enige deelnemer is.

Alle aangemaakte sollicitatie-afspraken zijn privé. Dit betekent dat alleen interne deelnemers van het sollicitatiegesprek de details in hun kalender kunnen bekijken. Andere collega's van het bedrijf kunnen geen informatie zien. Bekijk hieronder een overzicht van welke kalenderitems voor wie zichtbaar zijn.

Best practices