Dit artikel geeft een overzicht van de wervingsfases in Personio en legt uit wat je ermee kunt doen. Met wervingsfases kun je de wervingsprocessen van je bedrijf in kaart brengen in Personio, vanaf het moment dat je een sollicitatie ontvangt tot het moment waarop je een aanbod aan een kandidaat doet.
Vooraf gedefinieerde wervingsfases
De fases Niet toegewezen, Afgewezen, Teruggetrokken, Aanbod en Geaccepteerd zijn vooraf gedefinieerd onder Instellingen > Werving & Selectie > Werving & Selectie > Fases. Deze wervingsfases kunnen niet worden bewerkt omdat ze andere processen in Personio activeren.
| Vooraf gedefinieerde wervingsfase | Uitleg |
| Niet toegewezen | Alle kandidaten die niet zijn toegewezen aan een andere fase worden automatisch toegewezen aan deze fase. Als je bijvoorbeeld een fase verwijdert waarin kandidaten zitten, komen ze in deze categorie terecht. |
| Afgewezen | Alle kandidaten die je hebt afgewezen, omdat ze bijvoorbeeld niet geschikt zijn voor de functie, worden in deze fase ingedeeld. |
| Teruggetrokken | Alle kandidaten die hun sollicitatie hebben ingetrokken, bijvoorbeeld omdat ze geen interesse meer hebben in de geadverteerde functie, komen in deze fase terecht. |
| Aanbod | Alle kandidaten aan wie je rechtstreeks vanuit Personio een aanbod hebt gedaan (en dit aanbod hebt verstuurd), worden aan deze fase toegewezen. |
| Geaccepteerd | Alle kandidaten die je aanbod hebben geaccepteerd, worden aan deze fase toegewezen en als nieuwe medewerkers aan Personio toegevoegd. De informatie in het tabblad Aanbod, evenals alle documenten, worden automatisch overgezet naar het nieuwe medewerkersprofiel. Het medewerkersprofiel blijft gekoppeld aan het kandidaatprofiel. |
Opmerking
Volgens de AVG ben je wettelijk verplicht om persoonsgegevens te verwijderen zodra het doel waarvoor de gegevens verzameld werden, vervuld is. Je kunt kandidaatgegevens automatisch laten anonimiseren nadat een kandidaat een bepaalde tijd in de fase Afgewezen of Teruggetrokken heeft gezeten. Lees meer over het anonimiseren en verwijderen van kandidaatgegevens.
Aangepaste fases
Behalve de vooraf gedefinieerde fases kun je ook een onbeperkt aantal andere fases creëren die kandidaten moeten doorlopen tijdens de sollicitatieprocedure.
Volg deze stappen om aangepaste wervingsfases aan te maken:
- Ga naar Instellingen > Werving & Selectie > Werving & Selectie > Fases.
- Klik op Nieuwe wervingsfase toevoegen. Voeg de naam van de fase in het tekstveld Naam van de fase in en klik op Opslaan.
- Bepaal de duur van de fase.
▶︎ Onbeperkt
▶︎ Beperkt: feef het maximum aantal dagen aan dat de kandidaten in deze fase mogen blijven. Als een kandidaat dit aantal overschrijdt, wordt de naam van deze kandidaat gemarkeerd in de lijst met Sollicitaties. Je kunt deze lijst ook filteren op kandidaten die al te lang in een bepaalde fase zitten. Lees meer over de functionaliteiten van de sollicitatielijst. - Voor een beter onderscheid en een duidelijker structuur, kies je een kleur voor de fase en klik je op Wijzigingen toepassen.
Tip
Je kunt de fase verslepen naar een andere plek in de lijst van fases.
Ontdek hoe je kandidaten van de ene naar de andere fase verplaatst.
Om zelfgemaakte fases aan het sollicitatieproces toe te voegen, selecteer je de relevante fases voor elke wervingscategorie in Instellingen > Werving & selectie > Werving & selectie > Categorieën.Lees meer over het instellen en gebruiken van wervingscategorieën.
Tip
Je kunt wervingsfases ook gebruiken om een talentenpool te creëren. Maak hiervoor een extra fase aan met de naam Talentenpool. Zet alle kandidaten die je eventueel voor toekomstige functies in aanmerking wilt nemen in deze fase. Lees meer over het creëren van een talentenpool.
Lees ons Helpcentrum-artikel Best practices: wervingsfases, categorieën en sollicitatiegesprekken voor meer informatie.